Best Practice Social-Intranet-Einführung: Digitales Zuhause der Serviceplan Group
Unternehmensnews, ein digitales Schwarzes Brett, eine umfassende Wissensdatenbank, Like- und Kommentarfunktionen: Diese vernetzten Informations- und Interaktionsmöglichkeiten sind entscheidend für ein effektives Miteinander. Was einfach klingt, erweist sich in der Praxis oft als Herausforderung – besonders in international aufgestellten Organisationen. Hier kann eine altbekannte Plattform in neuem Gewand den Austausch und die Teamarbeit fördern und frische Impulse setzen – das Social Intranet. Wie die Einführung gelingt, zeigt das folgende Best-Practice-Beispiel der Serviceplan Group.
Mehr als nur Arbeit!
Arbeiten, nur um Geld zu verdienen? War gestern! Heute zählen Wünsche nach einem wertschätzenden Miteinander, mehr Flexibilität und einer sinnvollen Tätigkeit viel mehr. Dafür benötigen Mitarbeitende einen Raum, in dem sie ihre sozialen Beziehungen am Arbeitsplatz pflegen können. Ein Gespräch auf dem Flur, ein Witz an der Kaffeemaschine – diese kleinen Interaktionen dürfen durch die digitale Transformation und den Trend zum Home-Office nicht zur Seltenheit werden.
Darum hat die Serviceplan Group, die sich als unabhängige Kreativagentur in ganz Europa und darüber hinaus einen Namen gemacht hat, beschlossen: Auch in der sich wandelnden Arbeitswelt muss ein autonomes Miteinander möglich sein. So entstand die Idee für ein neues digitales Zuhause – ein Social Intranet für alle Mitarbeitenden der Serviceplan Group.
Kreativität braucht Kommunikation: Intranet für Unternehmen
„Kommunikation ist das Fundament unserer kreativen Prozesse. Ohne sie fehlt uns die Basis für Innovation“, so Nina Stechl, Head of Talent Development & Culture der Serviceplan Group SE & Co. KG. „Das ist uns als Agentur nur allzu gut bewusst. Doch mit zunehmender Internationalisierung und heute rund 6.000 Kolleg:innen mussten wir neue Strukturen schaffen, um die Kommunikation in der Gruppe zu verbessern und Teamarbeit zu fördern.“
Das bestehende Intranet konnte den veränderten Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Auf der Suche nach einem modernen, standortübergreifenden und interaktionsfähigen Kommunikationstool für das Unternehmen, das sich nahtlos in die tägliche Arbeit integrieren lässt, führte der Weg der Serviceplan Group schließlich zu q.beyond.
Von der Idee zur Umsetzung: Social-Intranet-Einführung
Best-Practice-Einblicke, wie die Serviceplan Group und q.beyond sich Schritt für Schritt einer verbesserten team- und standortübergreifenden Kommunikation näherten, haben wir im Folgenden zusammengefasst. Dabei geben wir auch Informationen zur technischen Grundlage: Microsoft-SharePoint als Intranet-Basis.
Schritt 1: Strategische Ziele
Die Serviceplan Group hatte 2022 mit der Erstellung einer ausführlichen Inhalts-, Struktur- und Nutzungsanalyse bereits wichtige Vorarbeiten geleistet. Daran anknüpfend, starteten die Projektteams in die Zusammenarbeit. Oberste Priorität war, eine gemeinsame Grundlage bezüglich der technischen, organisatorischen und kommunikativen Ziele festzulegen. Visions-, Strategie- und Persona-Workshops halfen dabei.
Wie für jede Projektarbeit war auch hier ein transparentes und agiles Vorgehen essenziell. Dafür orientierten sich die Spezialist:innen von q.beyond nah am Microsoft- und SharePoint-Standard.
Schritt 2: Social-Intranet-Prototyp
Die ersten Weichen waren gestellt. Somit ging es im Anschluss direkt an den Aufbau des Prototyps für das Social-Intranet mit dem Namen weNET. Priorisiert wurde zunächst die Einführung für Inhalte und Services in Deutschland. Nach ausführlicher Verprobung und Testing schaltete das Projektteam das erste Release für zunächst gut 2.000 User live.
Schritt 3: Schulung der Mitarbeitenden
Bereits sehr früh im Projekt nahm q.beyond das Projektteam der Serviceplan Group und das zukünftige Redaktionsteam mit auf die bevorstehende Reise. Durch diese Einweisung in die Arbeit mit der SharePoint-Plattform entwickelte das Team schnell ein Gefühl für das System.
Schritt 4: Unternehmensweites Ausrollen
Entsprechend dem Meilensteinplan rollte das Team in weiteren Wellen Funktionen für die internationalen Standorte aus – erstmals im Juli 2023. Damit bekamen diese die Möglichkeit, eigene Inhalte bereitzustellen und innerhalb der Serviceplan Group weltweit mit rund 6.000 Kolleg:innen zu kommunizieren.
Schritt 5: Erfolgsmessung
Gut ein Jahr später war das Projekt abgeschlossen. Ein lebendiges, inhaltlich und funktionell stetig wachsendes Kommunikationstool hielt Einzug ins Unternehmen. Nun heißt es: Dranbleiben! Die eingangs aufgestellten Ziele sollten Verantwortliche im Rahmen von Erfolgsmessungen beispielsweise zur Reichweite, Nutzungsdauer oder Interaktion regelmäßig überprüfen.
Ein Blick ins Detail: Social-Intranet-Grundlage Microsoft 365
Weitreichende Integrationsmöglichkeiten, kreative Freiräume, eine gute Usability und die Entlastung der IT durch Self-Service-Konzepte erreichte das Projektteam letztlich mit der passenden technischen Grundlage: Microsoft 365. Als Informations-, Kommunikations- und Vernetzungsplattform fördert die Microsoft-365-Suite die Teamarbeit, indem sie
- eine Nutzerverwaltung bereitstellt,
- eine leistungsfähige Suche bietet,
- die einfache und sichere Anmeldung gewährleistet,
- weitere Dienste wie Forms, Lists, Stream etc. bereitstellt und damit ermöglicht, zahlreiche Inhalte und Funktionen direkt ins Social Intranet zu integrieren, und
- via Power Platform eine einfache Erweiterung des Intranets um maßgeschneiderte digitale Prozesse und Anwendungen wie Business Intelligence oder App-Entwicklungen ermöglicht.
Im konkreten Best-Practice-Beispiel zur Social-Intranet-Einführung bei der Serviceplan Group konnten die q.beyond Expert:innen die Intranet-Lösung zudem einfach und nativ in das bereits existierende Arbeitsumfeld in Microsoft Teams integrieren. Mit der Viva-Plattform lassen sich darüber hinaus spezialisierte Tools einbetten, die für Mitarbeitende und deren Kommunikation enorme Benefits wie beispielsweise zentrales Lernen und Einblicke rund um die persönliche Produktivität eröffnen.
weNET: Kreativ. Partizipativ. International.
Seit der Best-Practice-Einführung des Social Intranets passen die internationalen Redaktionsteams der Serviceplan Group Inhalte individuell an und erstellen Beiträge sowie Events. Für die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten ist gesorgt und die bestehende Systemwelt (Daten und Prozesse) hat sich effizient verknüpfen lassen.
„Alles in allem ist unser weNET eine beeindruckende Kommunikationsplattform, die wenig IT-Kapazitäten beansprucht und eine große Relevanz für unsere Kolleg:innen hat. Das zeigen die hohen Nutzungszahlen. Mit der Umsetzung des Intranets auf Microsoft-365-Basis sind wir rundum zufrieden – auch weil die Zusammenarbeit beispiellos verlief“, fasst Nathalie Gräcmann, Project Manager Talent Development & Culture der Serviceplan Group SE & Co. KG, das erfolgreiche Projekt zusammen.
Weitere Informationen
- Noch mehr zu Anforderungen und Projektzielen lesen Sie in unserer Serviceplan-Group-Success-Story.
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