Wie man Fehler bei der Cloudifizierung vermeidet
Bei der Umsetzung von Cloud-Projekten gibt es viele Stolperfallen. Doch natürlich finden sich Mittel und Wege, wie Unternehmen Datensilos, Kompetenzkämpfe und schlechte Zusammenarbeit vermeiden und die Cloudifizierung zum Erfolg führen können. Einige Lösungsbeispiele stellen wir hier vor. Entstanden ist dieser Beitrag in Zusammenarbeit mit dem renommierten Online-Portal TM 2.0. Dort erschien er am 20. Juni 2017.
Gute Zusammenarbeit ist für den Erfolg von Cloud-Projekten besonders wichtig. Foto: © iStock.com / Rawpixel.
Nahezu drei Viertel aller Cloud-Projekte verfehlen ihre Ziele. Das hat der EuroCloud-Verband bereits im Jahr 2015 ermittelt. Mittlerweile sind zwei Jahre vergangen – eine Ewigkeit im IT-Zeitalter. Aber meiner Erfahrung nach hat sich daran auch 2017 nicht viel geändert. Noch immer scheitern viele Cloud-Projekte, und die Gründe dafür bleiben oft die gleichen. Die gute Nachricht: Viele Fehler, die bei der Cloudifizierung immer wieder gemacht werden, sind durchaus vermeidbar.
1. Problem: Zu lange Projektphasen
Es gibt Beratungsunternehmen, die mit horrendem Aufwand und noch höheren Kosten Unternehmen bei ihrem Weg in die Cloud unterstützen möchten. Sicher, Cloud-Projekte sind in der Regel komplex und bedürfen daher entsprechender Planung sowie fundierter Vorbereitung. Aber: Eine Planungsphase von zweieinhalb Jahren ist definitiv zu lang.
Wer jetzt denkt: „So lange plant doch ohnehin niemand“, irrt sich gewaltig. Da berechnen Beraterfirmen Millionenbeträge für die Ausarbeitung umfassender Cloud-Konzepte, die dann nicht selten trotzdem scheitern. Weil statt einer Umsetzung am Ende der Planung lediglich eine Dokumentation steht, aus der hervorgeht, wie ein Unternehmen nun in die Cloud kommen soll. Weil viele Informationen, die über die Jahre für das Pamphlet erarbeitet wurden, längst überholt sind. Und weil das beratende Unternehmen oft nicht dasjenige ist, das am Ende auch die Umsetzung verantwortet.
Die Lösung: Agiles Projektmanagement
Besser ist es, Analyse und Design in einem iterativen Prozess voranzutreiben, der sofort Früchte trägt. Das bedeutet: agiles Projektmanagement, das – ähnlich wie beim Scrum-Ansatz in der Software-Entwicklung – umgehend Ergebnisse erzeugt. Und dafür empfiehlt sich ein Partner, der nicht nur planen und beraten, sondern auch umsetzen kann.
2. Problem: Datensilos
Viele Unternehmen haben interne, voneinander getrennte Datenbanken aufgebaut, auf die unterschiedliche Systeme zugreifen, die nicht miteinander verbunden sind. Nachvollziehbar, weil historisch gewachsen, aber auch fraglos eine mittlerweile längst überholte Arbeitsweise. Und ein echter Cloud-Killer. Denn die Cloud funktioniert am effizientesten, wenn alle Systeme auf die gleiche Datenbasis zugreifen.
Die Lösung: Daten integrieren und Mitarbeiter abholen
Datensilos müssen abgebaut werden. Dafür genügt es nicht, bestehende Systeme um eine weitere Metaebene zu erweitern. Stattdessen sollten Daten integriert miteinander verknüpft und sinnvoll getaggt werden, um zum einen deren Auffindbarkeit zu ermöglichen und zu beschleunigen, und zum anderen allen relevanten Personen und Systemen den Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen.
Wichtig dabei: Mitarbeiter in neue Strukturen mitnehmen statt abzuhängen. Denn ein Mitarbeiter aus der Buchhaltung, der 35 Jahre nach seinem eigenen System gearbeitet hat, wird einen Wechsel nicht freiwillig mitmachen, wenn er keine Verbesserung wahrnimmt. Vor allem auch dann nicht, wenn es keine Data Governance gibt. Ohne die kann er das alte System einfach weiter nutzen, statt den Wandel mitzumachen.
3. Problem: Kompetenzkämpfe
Mitarbeiter, die nah an einer zu substituierenden Infrastruktur arbeiten, neigen dazu, Cloud-Projekte zu unterminieren. Das kann man ihnen nicht verübeln: Viele haben schlichtweg Angst davor, abgeschafft zu werden. Diese Angst sollte man ihnen so früh wie möglich nehmen. Denn nicht selten rebellieren Menschen ganz einfach deshalb, weil sie nicht früh genug informiert, abgeholt und involviert wurden. Dann bekommen sie schnell das Gefühl, von neuer Technologie rechts überholt und schlussendlich abgehängt zu werden.
Die Lösung: Kommunikation ist alles
Am Anfang eines Cloud-Projekts steht zwar immer zuerst das Management Commitment. Aber gleich danach folgt schon die Frage nach der richtigen Kommunikation. Und die muss lauten: Welche Chancen ergeben sich aus der Cloudifizierung meines Unternehmens, und zwar nicht nur für die Effizienz und Gewinnmaximierung, sondern insbesondere für meine Mitarbeiter, die damit die Möglichkeit erhalten, sich weiterzuentwickeln.
4. Problem: Isolation
Kommunikation ist auch das Schlüsselwort, wenn es um die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung, IT und Fachabteilungen geht. Denn wenn diese drei Bereiche aneinander vorbei arbeiten, nimmt das Unternehmen Schaden – das gilt auch (wenn nicht sogar besonders) für Cloud-Projekte. Ursache Nummer eins für Schatten-IT sind zum Beispiel Fachabteilungen, die Cloud-Dienste einfach an der IT-Abteilung vorbei per Kreditkarte buchen. Und das passiert wiederum, wenn die IT-Abteilung es nicht schafft, innerhalb des Unternehmens als notwendiger Dienstleister wahrgenommen zu werden, der den Fachabteilungen schnell und unkompliziert beim Lösen ihrer Herausforderungen hilft.
Die Lösung: Alle ziehen an einem Strang
Alle Mitarbeiter eines Unternehmens wollen am Ende des Tages das Gleiche: einen guten Job machen, zufrieden nach Hause gehen und das Gefühl haben, etwas Sinnvolles getan zu haben. Nimmt die Fachabteilung die IT als Verhinderer war, weil diese ihr scheinbar nicht dabei hilft, ihre Probleme zu lösen, entstehen schlechte Stimmung und vielleicht sogar Frontenbildung zwischen den Abteilungen. Darüber hinaus schleichen sich Umgehungsmechanismen ein, die den Erfolg einer Cloudifizierung verhindern.
Am besten hilft dagegen wieder Kommunikation – zu der selbstverständlich immer zwei gehören. Im Unternehmen vielleicht sogar drei: Wenn Fachabteilung und IT nicht von selbst miteinander sprechen, um gegenseitiges Verständnis für die jeweiligen Probleme und Herausforderungen des täglichen Betriebs zu gewinnen, muss wieder das Management ran und einen geeigneten Rahmen schaffen. Tauschen alle Parteien sich offen aus, wird klar, dass alle an einem Strang ziehen. Und das ist immer noch der beste Garant für den Unternehmenserfolg – und für zufriedene Mitarbeiter, die mit einem guten Gefühl nach Hause gehen.
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