Logistik mit SAP S/4HANA: Von Analytics bis Change
Wie profitieren Firmen von der neuen SAP-Suite? Experten der QSC AG liefern die Antwort: in einem Buch von SAP PRESS, das im Herbst erscheint. Digitales-Wirtschaftswunder.de stellt die Inhalte exklusiv vorab vor. Lesen Sie heute mehr über Embedded Analytics, Finance, Migration und Change Management.
Wieviel Material hält das Lager vor? Welcher Lieferant bietet den besten Preis? Wer liefert am schnellsten? Typische Fragen des Geschäftsalltags, bei denen Zeit bares Geld kostet. Zur Klärung setzen mittelständische SAP-Anwender bis dato auf ein externes Business Warehouse (BW) oder eine sporadische Lösung in der SAP Business Suite powered by HANA. Nicht so bei der neuesten SAP ERP-Suite: S/4HANA optimiert das operationale Reporting im transaktionalen ERP-System für die leistungsfähige SAP-HANA-Plattform. Der Vorteil: Ob Retail oder Logistik – Mitarbeiter behalten u.a. KPIs in Echtzeit im Blick und entscheiden live. Nicht nur das freut die Anwender, sondern auch, dass die hierfür eingesetzten – als Embedded Analytics bezeichneten – Tools an keine separate Lizenz gebunden sind.
Integriert analysieren, live entscheiden – oder mit Weitblick Daten aufbereiten
Isabella Löw/ Quelle: © QSC AG
Aber: Wer sinnvolle Informationen mit Weitblick für sein Geschäft erhalten will, der setzt auch weiterhin auf ein BW als Satellitensystem. Denn: Für strategische und taktische Entscheidungen liefern weniger Echtzeit-kritische Big-Data-Auswertungen die Grundlage. An das separate BW lassen sich dann auch externe Quellen, bzw. Hadoop-Systeme anbinden, um beispielsweise historische Daten auszuwerten. Daneben kann S/4HANA mittels der neuen Services der Innovationsplattform SAP Leonardo, etwa IoT, Machine Learning oder Blockchain, nicht nur die firmeneigene digitale Transformation beschleunigen, sondern auch neue Geschäftsmodelle erschließen.
Finance: Universal Journal sorgt für Durchblick
Was die Finanzbuchhaltung betrifft, trägt die neueste SAP-Suite der strategischen Rolle der Abteilung Rechnung: Anwenderinnen und Anwender erhalten mehr Möglichkeiten und neue Funktionen – gerade auch, um Fehler auszumerzen und Probleme zu klären, die das Geschäft beeinträchtigen.
Heißt praktisch: Zwar bucht das SAP-System aus der Logistik Kreditoren- und Debitorenrechnungen vollautomatisch. Aber laufen Buchungen fehl, müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter manuell gegensteuern – das bleibt auch bei S/4HANA so. Das neue Universal Journal macht die Ursachenrecherche jedoch um ein Vielfaches einfacher: Mit der spaltenbasierten Tabelle ACDOCA und zahlreichen Feldern im Beleg, die bereits im Standard vorgesehen sind, lassen sich weit mehr Informationen einsehen. Selbst dann, wenn Abweichungen etwa beim gleitenden Durchschnittspreis die Kontenfindung verhindern, bleibt das der Finanzabteilung nicht mehr vorenthalten. Bis dato standen Rollen und Berechtigungen für einzelne Abteilungen dem entgegen. Das Universal Journal sorgt hier jetzt für Durchblick.
Ein flexibles und aussagekräftiges Reporting
Ein flexibles und aussagekräftiges Reporting wird in Zukunft immer wichtiger, da S/4HANA Finance logistische Daten etwa aus der Fertigung erhält, die man bisher kaum betrachtet hat. Gerade für das Daily Business wird daher das Kennzahlen-Reporting immer wichtiger. Anwender haben mit den Embedded Analytics, die in S/4HANA integriert sind, die Möglichkeit, eigene Kennzahlen zu definieren und Analysepfade zu modellieren. Damit realisieren sie in Echtzeit eine fach- und prozessübergreifende Auswertung.
Eine Nummer für alle vier Fälle
Auch das neue Geschäftspartnermodell macht die Zusammenarbeit einfacher. Ob Kreditor oder Lieferant, Debitor oder Kunde – unterschiedliche Begriffspaare, die in den Unternehmen kursieren und doch fast das Gleiche meinen. Bis dato wurden für die verschiedenen Bereiche innerhalb eigener Nummernkreise Werte festgelegt, etwa ein Kreditor mit Nummer 4815 und ein Lieferant mit Nummer 6320. Künftig gibt es einen Geschäftspartner mit einer Nummer – sei es in der Rolle des Kreditors oder in der des Lieferanten, die Nummer, die im Beleg im Universal Journal zu finden ist, ist dieselbe.
Migrieren oder neu implementieren
Mario Destradi / Quelle: © QSC AG
Steht eine Migration auf S/4HANA an, zeichnen sich Sorgenfalten in der Buchhaltung und im Controlling ab. Denn: Die Finanzbuchhaltung ist darauf angewiesen, jederzeit buchen zu können. Aber: Die Sorge lässt sich nehmen. Der Wechsel gelingt zumeist sehr viel reibungsloser als die Firmen denken. Und: Über die „Core Data Services Views“, die Daten aus dem Inneren des ERP-Systems holen, lassen sich zunächst auch alte Reportingtabellen weiterhin mit Leben füllen, der Wechsel in die neue optimierte Berichtslandschaft schrittweise vollziehen.
Aber: Während S/4HANA bereits per se darauf abzielt, Unternehmen schneller entscheiden zu lassen, gewinnt die SAP-Suite nochmals an Fahrt, wenn die Unternehmen die Chance nutzen, beim Migrieren alte Zöpfe abzuschneiden. Wer seine Prozesse nah am S/4-Standard abbildet, gewinnt an Agilität. Individuelle Anpassungen (Z-Entwicklungen) sollen bei S/4HANA weitgehend nur noch in der Cloud stattfinden, während der Kern des On-Premise-ERPs standardkonform gehalten wird. Dadurch lassen sich einerseits System-Updates regelmäßig und reibungslos einspielen. Anderseits können über die SAP Cloud-Plattform zur Verfügung gestellte Innovationen zeitnah zur Umsetzung und Erweiterung einer Digitalisierungsstrategie genutzt werden. Innovationszyklen können so deutlich verkürzt werden.
Ob Brown- oder Greenfield – eine pauschale Antwort, welchen Weg Firmen einschlagen sollten, gibt es nicht. Unternehmen müssen abwägen und evaluieren, wie weit die eigenen Prozesse vom Standard abweichen. Gerade dann, wenn die individuellen Ausprägungen besonders umfangreich sind, kann es Sinn ergeben, einen harten Schnitt zu machen und auf der grünen Wiese neu zu starten. Wie es die Unternehmen am Ende auch angehen mögen: Bis zu neun Monate Vorbereitungszeit sollten Firmen einplanen, bevor der Knopfdruck erfolgt.
Change Management: Mitarbeiter motivieren, Ängste abbauen
Carmen Hölter / Quelle: © QSC AG
Auch was den Faktor Mensch betrifft, verlangt das Veränderungsvorhaben den Firmen viel ab. Mitarbeiter müssen umdenken, umlernen und sich selbst neu organisieren. Schulungen und Workshops tragen Wissen und Verständnis in die Köpfe jedes Einzelnen. Das motiviert und baut Ängste ab. Andererseits müssen aber auch eine nachvollziehbare Unternehmensstrategie und die damit verbundenen Vorteile für das Unternehmen und seine Mitarbeiter kommuniziert werden.
Newsletter und Kick-off-Events halten die Abteilungen informiert. Wie die Roadmap aussieht, ist somit jedem immer klar. Auf welche Kommunikationswerkzeuge eine Firma setzt, kommt auch hier auf den Einzelfall an: Ausschlaggebend ist zum einen die bereits vorhandene Medienvielfalt im Betrieb. Und zum anderen bedingt das Orchester der Möglichkeiten auch die Struktur der Belegschaft selbst – ob jünger oder älter, Start-up, Mittelstand oder Großkonzern. Als Dirigent aller Instrumente empfiehlt sich ein Change Manager: Er gibt dem abstrakten Thema ein Gesicht und ist für alle Mitarbeiter ansprechbar. In seiner Rolle als Mittler zwischen den internen Interessengruppen sorgt er für Ausgleich, indem er Mitarbeitern zuhört und seinerseits beim Management Gehör findet.
Was sich schnell bezahlt macht: Auf S/4HANA-Leuchtturmprojekte setzen. Also im Kleinen starten, darüber regelmäßig mit den Mitarbeitern sprechen, Vorteile, aber auch Herausforderungen transparent darlegen. Was nicht vergessen werden darf: Die eigenen Kunden. Auch hier macht der Wandel der digitalen Transformation keinen Halt. Alle müssen eingebunden und informiert bleiben. Nur wenn alle jederzeit Bescheid wissen, fühlt sich keiner abgehängt – und das Unternehmen startet mit S/4HANA weiter durch.
Über die Autoren
Jasmin Burgdorf, Mario Destradi, Carmen Hölter und Isabella Löw sind Experten für SAP bei der QSC AG. Jasmin Burgdorf ist Spezialistin für Finance. Gemeinsam mit Isabelle Löw hat sie die Kapitel für die Finanzbuchhaltung aufbereitet. Darüber hinaus ließ Löw ihr Migrations-Know-how in die kommende Neuerscheinung einfließen. Mario Destradi ist Experte für Analytics mit SAP. Carmen Hölter hat die Anforderungen an das Change Management für die Firmen herausgearbeitet.
Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Digitales-Wirtschaftswunder.de, dem Themenblog der QSC AG
„Logistik mit SAP S/4HANA“ jetzt vorbestellen
„Logistik mit SAP S/4HANA“ erscheint Ende September als Buch und E-Book in der SAP-PRESS-Serie im Rheinwerk-Verlag. Interessierte Anwender können das Buch bereits jetzt auf der Webseite des Verlags vorbestellen. Im nächsten und letzten Artikel der fünfteiligen Serie vertieft Digitales-Wirtschaftswunder.de Migrations- und Neuinstallationsszenarien und gibt Entscheidungshilfen für S/4HANA.
430 Seiten, 2017, gebunden
SAP PRESS, ISBN 978-3-8362-5611-7
