SAP Ariba: Neue Chancen für Einkauf und Beschaffung
Der Digitalisierung gehört die Zukunft. Das trifft auch auf den Bereich Beschaffung im Einkauf zu. Eine vielversprechende Cloud-Lösung bietet SAP Ariba, zu der es aber Alternativen gibt. Und so sind die Vor- und Nachteile der verschiedenen Systeme abzuwägen. Entscheidend ist, dass der Einkauf weiterhin strategisch ausgerichtet werden kann.
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„Es war einmal …“ – So beginnen viele Märchen und so geht allerdings auch mal die eine oder andere Ära zu Ende. Was 2006 begonnen hat, wird mit dem Jahr 2025 seitens der SAP AG enden – als Wartungsende. Die Rede ist vom SAP Enterprise-Resource-Planning (SAP ERP) und vom SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM), in denen die Beschaffungsprozesse bisher vor allem abgebildet werden. Das trifft auch auf SAP Supplier Lifecycle Management (SAP SLC) und SAP Supplier-Self-Service (SAP SUS) zu, die den Beschaffungsprozess abrunden.
„Muss ich mir nun als Einkäufer Sorgen machen, dass ich wieder mehr zum Telefon greife, um meine Einkaufsprozesse durchzuführen? Werde ich dadurch wieder mehr operativ tätig, als eigentlich in die strategische Richtung zu gehen? Werden alle meine Einkaufs- beziehungsweise Beschaffungsprozesse hinfällig? Müssen die Kollegen und Mitarbeiter wieder mühsam suchen und telefonieren, woher sie bestellen können? An all die Kosten und Zeitaufwände möchte ich gar nicht denken …“
Klare Antwort auf diese Fragen: Nein! Die SAP AG hat in 2012 bereits den amerikanischen Anbieter Ariba übernommen und zirka fünf Jahre investiert, um Ariba in die SAP-Welt zu integrieren. Was bedeutet in diesem Fall „integrieren“? Es ging in erster Linie natürlich darum, die Schnittstellen zum SAP ERP und vor allem zum Nachfolger SAP S/4HANA aufzubauen.
Der Einkauf wird stärker strategisch ausgerichtet
„Welche Prozesse ändern sich für mich als Einkäufer? Wie ändern sie sich für mich in Hinblick auf die Digitalisierung? Kann ich noch weiter strategisch agieren? Wie kann ich mehr Lieferanten finden und auf deren Produkte oder Dienstleistungen zugreifen? Kann ich sogar Prozesse optimieren oder vereinfachen? Werde ich genauso viele oder mehr Einsparungen erzielen? Sehe ich diese Einsparpotenziale überhaupt? Wo liegen sie? Erhöhe ich die Anwenderakzeptanz der Mitarbeiter und Kollegen? Werden sie noch effektiver und effizienter in ihrem Beschaffungsprozess sein?“
Mit solchen Fragen beschäftigt sich der Einkauf täglich. Schlagworte wie Einsparungen, Optimierungen, P2P (Purchase-to-Pay) und so weiter sind allgegenwärtig und auf vielen Folien, in vielen Dialogen, in vielen Medien zu sehen und zu hören. Sobald ein neues System auf den Markt kommt, geht es in den meisten Fällen darum, irgendetwas in der Prozesskette zu optimieren. Dieses Irgendetwas ist vorher zu definieren, jedoch fängt hierbei der strategische Ansatz an. Es sollen Prozesse mehr und mehr automatisiert werden. Das heißt, dass die operativen Prozesse weniger werden, dafür die Zahl strategischer Prozesse steigt.
Für den strategischen Einkäufer bedeutet das: Er kann mithilfe von Systemen unter anderem schneller, besser und einfacher Lieferanten finden. Er kann sein Produkt-Portfolio erweitern oder erneuern und seinen Kollegen und Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Über Ausschreibungen findet er all diese Artikel, Dienstleistungen und damit auch die Lieferanten.
Integrierte Prozesse gestalten: Berater unterstützen beim Change-Management
„Wie können mir als Einkäufer die Berührungsängste zu einem neuen System genommen werden? Woher bekomme ich Zahlen und Fakten, die für meine Entscheidungen wichtige Rollen spielen? Welcher Weg kann mir empfohlen werden, um mit dem beratenden Unternehmen einen gemeinsamen Weg zu gehen? Allgemein: einen Weg, bei dem das Unternehmen seinem Berater vertraut, beide gemeinsam das System implementieren und aufbauen?“
Gemeinsam ist das entscheidende Stichwort. Wer sich von Fachleuten beraten lässt, sollte für seinen Einkauf die passende pragmatische Lösung finden. Er kann die neuen technologischen Möglichkeiten nutzen und über die Unternehmensgrenzen integrierte Prozesse aufsetzen.
Genau in diesem Moment befinden wir uns im Change-Management. Wichtig ist, dass die Prozessketten vorher weitreichend mit den Projektmitarbeitern besprochen worden sind. Im Idealfall gibt es auch nach dem Go-Live einen externen Support: So sollte das beratende Unternehmen Prozesse zunächst weiterhin umsetzen und erst nach und nach an die internen Mitarbeiter übergeben.
Welches ist das richtige Beschaffungssystem für mein Unternehmen?
Befindet man sich bereits in der SAP-Welt, wird SAP Ariba als ideales Beschaffungssystem genannt. Als Cloud-Lösung ist SAP Ariba eine sehr interessante Möglichkeit, die Einkaufsprozesse zu verbessern und gleichzeitig Zeit und Kosten zu sparen. So unterstützt SAP Ariba mit seinem modularen Ansatz verschiedene Einführungsvarianten. Zum Beispiel Ariba Snap, das den vorkonfigurierten P2P-Prozess anbietet.
Im Moment ist der amerikanische Einfluss noch in SAP Ariba stark spürbar, zum Beispiel bei der Klassifizierung der Produktgruppen. Für SAP gilt es, mehr die europäischen Gepflogenheiten zu integrieren. Auch deshalb liebäugeln manche Unternehmen im Beschaffungsbereich mit lokalen Anbietern, sei es in der Cloud-Variante oder on premises.
Gewiss versucht ein Unternehmen, die unterschiedlichen Systeme auf dem Markt zu vergleichen und selbst wenn man dazu noch ein SAP SRM im Hause hat, dann ist der Vergleich erst recht notwendig. Man wird dabei feststellen, dass SAP Ariba und die anderen Anbieter ihre Vor- und Nachteile haben, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich priorisiert werden.
Auf den ersten Blick liegen die Vorteile von SAP Ariba auf der Hand
Tatsächlich spricht vieles für SAP Ariba: Es ist mittlerweile ein SAP-System geworden, die Schnittstellen an die entsprechende SAP-Landschaft sind erbracht, es gibt eine Cloud-Lösung, die das Lieferanten-Netzwerk für einen Einkauf öffnet. Ausschreibungen, Auktionen, Kontrakte etc. lassen sich in einem System durchführen, es werden dazu keine weiteren Systeme benötigt. Kataloge der Lieferanten sowie eigene interne Kataloge lassen sich integrieren, ohne dass eine zusätzliche Katalog-Suchmaschine erforderlich ist. Ein Content Management System wird ebenfalls angeboten. Kontrakte können direkt in SAP Ariba angelegt werden, Materialstämme können weiterhin repliziert werden und vieles mehr.
Dennoch: Viele Unternehmen halten sich mit Ariba noch zurück, denn es gibt auch Nachteile und bei der Implementierung einiges zu beachten. Details dazu werden wir in einem weiteren Beitrag im QSC-Blog erläutern.
Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?
Wie gehen Sie mit den Möglichkeiten der Digitalisierung für die Beschaffung im Einkauf um? Ich freue mich über den Austausch mit Ihnen. Hinterlassen Sie gerne Ihren Kommentar unter diesem Blog-Beitrag oder kontaktieren Sie mich direkt per E-Mail.