Publiziert am 26. November 2013 von Michael Dieter unter: Cloud Services & IT-Transformation, Inside q.beyond, Produkte & Lösungen

Arbeitsplatz aus der Cloud Collaboration eFax Fax Produkte

cospace: Wichtige Dokumente komfortabel e-faxen

Faxe wirken in unserer Zeit der E-Mails, Chats und Messaging-Dienste reichlich antiquiert. Doch tatsächlich spielen sie im Geschäftsleben nach wie vor eine wichtige Rolle. Die Fernkopien werden vor Gericht wie Briefe anerkannt, wenn es darum geht, die Schriftform zu wahren: wenn also Dokumente schriftlich abgefasst sein müssen sowie eigenhändig mit voller Namensunterschrift vom Aussteller zu unterzeichnen sind. Kein Wunder also, dass die Faxfunktion des QSC-Kommunikationsdienstes cospace sich großer Nachfrage erfreut.

Vorgänger heutiger Faxgeräte: Der Kopiertelegraf des schottischen Uhrmachers Alexander Bain. Abbildung: um 1850/European Patent Office.

Ein schottischer Uhrmacher namens Alexander Bain soll bereits 1843 einen Kopiertelegrafen konstruiert haben, der es gestattete, Handschriften und  Schwarzweiß-Bilder elektrisch zu übertragen. Das also noch, bevor im Jahre 1848 in Europa zum ersten Mal die Morsetelegrafie genutzt wurde.

Sicherlich dachte Bain nicht im Traum daran, dass sich dieses Kommunikationsmedium in der Welt durchsetzen und noch 160 Jahre später den Alltag in Amtsstuben und Vorzimmern mitbestimmen würde.

Fax für Schriftform unerlässlich

Seit den 1980er-Jahren sind Faxgeräte aus den deutschen Büros nicht mehr wegzudenken. Und selbst in Zeiten von Diensten wie DeMail spielt das Fax im Geschäftsalltag nach wie vor eine große Rolle: Wird die so genannte Schriftform bei Verträgen oder vor Gericht verlangt, so ersetzt bisher nur das Fax den Brief oder die persönliche Anwesenheit, wie auch das Bundesinnenministerium – das den Dienst DeMail anbietet – feststellt, siehe Häufig gestellte Fragen zu De-Mail

Segen und Fluch der klassischen Faxgeräte

Was für viele ein Segen ist, weil sie per Fernkopie den Postweg abkürzen und auch noch in letzter Minute wichtige Fristen einhalten können, ist für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Büros mitunter ein Fluch.

Denn die Faxerei geht ja oft schleppend vonstatten und strapaziert die Nerven: Dokumente, die man auf diesem Weg verschickt, kommen dann doch nicht an – etwa weil die Firma am anderen Ende der Leitung leider ihr Faxgerät ausgeschaltet oder man sich schlicht verwählt hat. Nicht viel besser ist es beim Faxempfang: Oft genug sortiert das Faxgerät die Seiten falsch. Ganz zu schweigen vom Papierstau im Faxgerät. Umso mehr freue ich mich darüber, dass es mit cospace und QSC-Cospace business Produkte gibt, die den Arbeitsalltag mit Faxen erleichtern – denn jetzt funktioniert Fax papierlos, solange ich es möchte.

e-Fax: Faxe papierlos versenden, empfangen und archivieren

Der QSC-Dienst cospace ist Html-5-basiert und läuft komplett über die meisten Webbrowser. Egal, ob Google Chrome oder Safari, mit cospace habe ich weltweiten Zugriff und kann meine Faxfunktion nutzen, auch wenn gerade kein Faxgerät in der Nähe ist. Hier einige Beispiele dafür, welche Möglichkeiten mir cospace als e-Fax-Tool gibt:

Überall auf der Welt kann ich Faxe empfangen und versenden. Auf Reisen passiert es mir immer wieder, dass mir jemand ein Dokument zufaxen möchte. Denn in fast jedem Büro auf dem Globus findet sich ein Faxgerät, längst nicht überall ist schon ein Scanner vorhanden, über den Schriftstücke eingelesen und dann per Mail verschickt werden können. Kein Problem mit cospace, denn hier kann ich das Fax papierlos empfangen und ablegen.

Einzige Voraussetzungen sind ein cospace-Account oder ein QSC-Cospace-business-Account und eine geografische Rufnummer, die ich über diesen Account erhalte. Zum Faxversand ist nur erforderlich, dass ich die Dokumente zuvor als PDF abgespeichert habe. Auch sehr große Faxe mit einigen hundert Seiten lassen sich damit versenden oder empfangen – ohne, dass jemand an einem Faxgerät stehen und darauf aufpassen muss, ob der Papiereinzug ordentlich funktioniert.

Wichtig für cospace-Einsteiger: Bei unserem kostenlosen Dienst für Privatkunden – cospace – dürfen Sie 50 Faxseiten pro Monat gratis an deutsche Festnetznutzer versenden und unbegrenzt viele Faxe kostenlos weltweit empfangen. Bei der Business-Variante (für monatlich 5 Euro plus Mwst. pro Nutzer) ist auch der Faxversand räumlich unlimitiert, dafür fallen dabei Gebühren in Höhe von 1,2 Cent pro Minute plus Mwst. an.

In cospace archiviere ich meine Faxe und Sendebelege sicher. Ordnung ist das halbe Leben, sagte meine Oma schon immer. Faxe und Faxsendeberichte kann ich in cospace archivieren – und zwar unbegrenzt. Zwar weist cospace dem Nutzer einen limitierten Speicherplatz von mindestens fünf Gigabyte zu, für Faxe aber gilt dieses Limit nicht. Das Wiederfinden der Faxe in cospace wird dadurch erleichtert, dass ich jedem dieser Dokumente Themen zuordne, die ich in der Suchfunktion einsetzen kann.

Ich werde sofort benachrichtigt, wenn ein Fax angekommen ist. cospace enthält eine Benachrichtigungsfunktion, die ich flexibel ein- oder ausschalten kann. Habe ich sie aktiviert, werde ich über jedes eingegangene Fax per E-Mail informiert. Das habe ich bisher vor allem dann genutzt, wenn ich auf Reisen war und zwar via Smartphone immer einen Blick auf meine Mails hatte, aber nicht ständig in cospace eingeloggt war. Inzwischen nutze ich als Cospace-business-Nutzer unterwegs häufig die iPhone-App und sehe dann auch ohne E-Mail-Benachrichtigung, ob ein Fax reingekommen ist.

Sharing ist jetzt auch mit Faxdokumenten kein Problem mehr für mich. Das e-Fax ist ein elektronisch gespeichertes Dokument, das ich mit anderen gemeinsam bearbeiten kann, egal wo ich und sie sich gerade aufhalten. Runterladen, weiterleiten, teilen – Sharing und Collaboration – all das ist mit den Faxdokumenten möglich, die über cospace verwaltet werden. Denn unser Collaborationstool macht aus dem Fax eine PDF-Datei.

Cospace: Zahlreiche Funktionen, verschiedene Varianten

Die e-Fax-Funktion in QSC-cospace business: ein hilfreiches Tool, um Faxdokumente online zu versenden und zu empfangen.

Cospace verbindet klassische IT-/TK-Funktionalitäten mit neuen Kommunikationsfunktionen. Die oben beschriebenen Fax-Anwendungen machen nur einen von mehreren Bereichen aus:

• E-Fax: Faxe online versenden und empfangen.
• Storage: Online-Speicher in der Cloud.
• Mailbox: Integration aller Anrufbeantworter in einem.
• Collaboration: Dokumente, Faxe oder Nachrichten teilen und kommentieren.
• Conference Service: Einrichtung beliebig vieler Konferenzräume über eine persönliche Rufnummer.
• Presentation: PDF-Dateien mit bis zu 25 Nutzern teilen, präsentieren und kommentieren.
• One Number Service: Als Option kann zusätzlich eine persönliche geografische Rufnummer für eingehende und abgehende Telefonie eingerichtet werden.

Angeboten wird der Dienst in der kostenlosen Variante cospace, die sich vor allem für den privaten Gebrauch eignet, wie auch in der Version QSC-Cospace business mit größerem Funktionsumfang und Service.

Siehe auch meinen Blog-Artikel: cospace: Mein sicherer Koffer in der Cloud