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Publiziert am 1. August 2014 von Klaus Manhart unter: ITK-Welt

Wie Social-Media-Werkzeuge im Unternehmen nützen

Facebook, Twitter und Co. haben unseren privaten Umgang mit sozialen Beziehungen stark beeinflusst. Jetzt verändern die Ideen und Konzepte hinter sozialen Netzwerken auch die Wirtschaftsunternehmen. Soziale Technologien helfen, wertvolles Wissen miteinander zu teilen und die Zusammenarbeit von Mitarbeitern zu verbessern.

In der Unternehmenskommunikation und im Wissensmanagement von Firmen spielen soziale Medien eine immer wichtigere Rolle. Quelle: Mindjet.

Teil 1 unserer neuen Serie über den Einsatz sozialer Medien in Unternehmen und das Social Business.

Soziale Technologien boomen. Nicht nur im Privatbereich sind Facebook und andere soziale Netzwerke angesagt. Auch Unternehmen entdecken immer mehr die Segnungen von Social-Media-Werkzeugen. Sie helfen, die Zusammenarbeit und Kommunikation ihrer Mitarbeiter zu verbessern und Unternehmensabläufe insgesamt zu optimieren.

Blogs und Wikis beispielweise unterstützen dabei, wertvolles Firmen-Know-how zu teilen und aufzubewahren. In Wikis etwa dokumentieren Mitarbeiter ihre Arbeit und stellen die Beiträge anderen zur Verfügung. Jeder Angestellte kann das Wiki mit Hilfe von Suchbegriffen durchforsten und das gesamte Unternehmens-Know-how anzapfen.

Firmen-Know-how über Blogs und Wikis teilen

Eine solche Wissensbasis ist im Alltag von unschätzbarem Wert: Wenn ein Mitarbeiter die Informationen, die er täglich braucht und die Prozesse und Routinen, die er regelmäßig durchführt, in einem gemeinsamen Wiki speichert, bedeutet ein Ausfall des Mitarbeiters keine Krise. Ein anderer kann auf die Informationen zugreifen und über das Know-how verfügen. Auch einem dauerhaften Verlust von wichtigen Informationen beim Ausscheiden einzelner Kollegen kann so vorgebeugt werden, und neue Mitglieder des Unternehmens können das Wiki nutzen, um sich schnell einzuarbeiten.

Wikis demonstrieren, wie das Zusammenwirken vieler die kollektive Intelligenz fördert – und die Unternehmenseffizienz erhöhen kann. Die Segnungen der kollektiven Firmenintelligenz haben auch größere Unternehmen erkannt – und setzen sie schon seit geraumer Zeit um. Bei IBM beispielsweise gibt es bereits mehrere tausend Wikis, an denen sich fast die Hälfte der Mitarbeiter beteiligt. Novell, Yahoo, Web.de oder die Vertriebsgesellschaft Synaxon nutzen ebenfalls Wikis – unter anderem für die Dokumentation und Projektverwaltung ihrer Produkte.

Soziale Werkzeuge für die eigenen Mitarbeiter

Wikis sind nicht die einzigen Social Tools, die in Unternehmen verwendet werden. Eine mindestens ebenso große Rolle spielen Microblogs, Communities, Foren, Tagging, Instant Messaging und Activity Streams – Werkzeuge, auf die wir später in diesem Blog genauer eingehen werden. Ihnen allen ist gemeinsam, dass sie vergleichbare Möglichkeiten bieten wie die populären Vorbilder Facebook, Twitter, XLink und andere, jedoch nur für die eigenen Mitarbeiter zugänglich sind und einen höheren Datenschutz und bessere Sicherheit als die bekannten Gegenstücke bieten.

Funktional ermöglichen diese Social Tools den Transfer von Wissen, vernetzen Wissensträger im Unternehmen miteinander und verbessern ganz allgemein die Kommunikation. Die Interaktion, der Austausch zwischen Mitarbeitern, aber auch zwischen Mitarbeitern und Kunden, wird damit agiler und schneller.

Genutzt werden allerdings in Unternehmen auch die allgemein zugänglichen sozialen Medien Facebook, Twitter oder Xing – freilich normalerweise eingeschränkt und unter kontrollierten Bedingungen. 37 Prozent der deutschen Unternehmen setzen inzwischen solche Dienste und Plattformen ein, sagt der Hightech-Verband BITKOM. Jedes fünfte Unternehmen (21 Prozent) verwendet direkt externe soziale Netzwerke, etwa Facebook oder Xing. 13 Prozent haben eine unternehmensinterne soziale Plattform in ihrem internen Netzwerk aufgebaut.

Wie Unternehmen Social Media einsetzen

Drei Viertel der Unternehmen nutzen Wikis für den Austausch von Wissen und Information. Die Hälfte der befragten IT-Unternehmen betreibt einen internen Blog und ebenfalls 50 Prozent verfügt über einen Instant Messenger für kurze Konversationen (Chat). Bereits 36 Prozent der Unternehmen nutzen ein internes soziales Netzwerk und immerhin 30 Prozent der Betriebe verwenden eine Social-Software-Suite. Dabei handelt es sich um eine Software-Lösung, die unterschiedliche Social-Media-Kanäle auf einer Oberfläche zusammenführt.

Laut der Studie hat der Einsatz von Social Media positive Auswirkungen auf die interne Kommunikation. 73 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass sich der Austausch von Wissen innerhalb der Organisation verbessert hat. 72 Prozent fördern mit Social Media generell die Kommunikation unter den Mitarbeitern. 54 Prozent haben neue Formen der Zusammenarbeit (Collaboration) eingeführt und 50 Prozent verzeichnen eine bessere Kommunikation innerhalb von Projektteams.

Der Nutzen von Social Software für Unternehmen. Quelle: BITKOM-Studie „Einsatz und Potenziale
von Social Business für ITK-Unternehmen“.

„In der Shareconomy wird das Teilen von Informationen und Wissen zu einem strategischen Wettbewerbsfaktor“, sagt BITKOM-Präsident Professor Dieter Kempf. Immerhin 37 Prozent der Unternehmen geben an, dass sich mit der Nutzung sozialer Medien Mitarbeiter stärker an Entscheidungen des Managements beteiligen. „Es zeichnet sich ab, dass sich mit der Verbreitung sozialer Medien die Anforderungen an das Management ändern“, sagt Kempf. „Eine offene Kommunikationskultur verlangt nach Beteiligung, Integration und Feedback durch die Führungskräfte.“

Warum Social-Business-Tools wichtig sind

Warum die Social-Business-Tools gerade jetzt auf großes Interesse stoßen, hat mehrere Gründe: So spielen Routinetätigkeiten in Unternehmen heute kaum mehr eine Rolle. Stattdessen stehen häufig komplexe Probleme im Vordergrund, an denen unterschiedliche Mitarbeiter arbeiten. „Ohne Interaktion und Erfahrungsaustausch sind heutige anspruchsvolle Projekte nicht mehr durchführbar“, sagt Dr. Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC. „Sie erfordern eine effiziente Koordination der Aktivitäten und des Ressourcen- und Projektmanagements.“

Aber auch das Wissensmanagement stellt heute andere Anforderungen als noch vor wenigen Jahren. „Heute ist es wichtig, dass man schnell Experten findet und Ideen zügig austauscht. Das Wissen ist in den Köpfen der Mitarbeiter und lässt sich nicht einfach in zentralen Datenbanken speichern. Es muss fließen, um produktiv zu werden. Deshalb sprechen wir heute weniger von Wissens- als vielmehr von Wissensflussmanagement“, erklärt Andreas Stiehler.

Hinzu kommt die wachsende weltweite Verteilung und Mobilität der Mitarbeiter. Viele arbeiten auch im Home-Office. Hier stellt sich die Frage, wie man am besten virtuelle Teams führen kann und ein effizientes Kommunikationsmanagement einführen kann. Einige Unternehmen versprechen sich vom Einsatz entsprechender Plattformen ganz allgemein eine verbesserte Kommunikation, auch weil die zeitaufwändige Bearbeitung von E-Mails deutlich reduziert werden kann.

Befreit aus den Klauen der E-Mail

Die E-Mail gilt unter Experten als Relikt vergangener Zeiten und Bremser für Innovationen – sie wurde in den letzten Jahren mehr und mehr missbraucht.

Wikis besser: Im Gegensatz zu E-Mails haben Wikis den Vorteil, dass alle Projektinformationen zentral abgelegt sind. Quelle: Tim Bartel, Uni Köln.

„Jahrelang war man es gewohnt, Prozesse per E-Mail abzuwickeln, doch die Nachteile sind augenscheinlich“, sagt Stefan Pfeiffer, Social-Business-Experte bei IBM Deutschland. Der wichtigste: Zentrale Informationen sind heute oft in den persönlichen Postfächern abgelegt und nicht für alle verfügbar. Das steht dem offenen Wissensaustausch entgegen.

Spätestens seitdem man Attachments an E-Mails hängen kann, ist E-Mail zum allgemeinen Speicherplatz für alles geworden. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, sind persönliche Daten zu entfernen. Das bedeutet in der Regel, dass der gesamte Mail-Account gelöscht werden muss – mit einem, neben dem Abgang des Mitarbeites, weiteren Verlust an intellektuellem Kapital des Unternehmens.

Die sozialen Werkzeuge befreien das Unternehmens-Know-how aus den Klauen der E-Mail. Sie bieten den Vorteil, dass sie anders als E-Mail nicht dem persönlichen Datenschutz unterliegen, zumindest solange dort keine persönlichen Daten, sondern nur Fachinformationen gespeichert werden. Das ist attraktiv, weil sich die Daten in sozialen Medien hochgradig vernetzen lassen und als Ausgangsbasis für die anstehende Welle des Cognitive – also mitdenkenden – Computing unabdingbar sind.

Nachweisliche Produktivitätssteigerung

Besonders wichtig ist die Einführung sozialer Software für Unternehmen, die in hohem Maße von ihrem Know-how leben und deren Standorte über die Welt verteilt sind. Auf diese Weise können die rund um den Globus verteilten Mitarbeiter trotz unterschiedlicher Sprachen und Zeitzonen gemeinsam an Themen und Projekten arbeiten.

Soziale Technologien einsetzen: Ein grafischer Überblick. Quelle: Mindjet.

Die Einführung sozialer Medien rechnet sich auch finanziell. US-Forschungsinstitute haben errechnet, dass Unternehmen durch die Umstellung der Arbeitsweise auf Social Collaboration jährlich bis zu 900 Milliarden US-Dollar einsparen könnten.

Diejenigen, die aktuell schon entsprechende Technologien nutzen, profitieren von sinkenden Kosten und steigender Produktivität. Demnach sinken bei 40 Prozent durch Social-Collaboration-Tools die Reisekosten und fast drei Viertel der Nutzer erhöhen ihre Produktivität durch den schnelleren Zugriff auf Wissen und Informationen.

Insgesamt könnten soziale Technologien die Produktivität bis zu 25 Prozent steigern, errechneten die amerikanischen Forscher. Für die amerikanische Wirtschaft würde diese Produktivitätssteigerung einen Wertzuwachs von 1,7 bis 2,2 Billionen US-Dollar bedeuten. Mindjet hat diese Ergebnisse zusammengefasst und in einer Infografik visualisiert.

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