Mobile Enterprise: Was Tablets & Co. fürs Business bringen
Die Verbreitung mobiler Geräte wie Smartphones oder Tablets hat heute eine Dimension erreicht, der sich Unternehmen nicht entziehen können. Die Folge: Die klassische, ortsgebundene IT wird zunehmend transformiert in mobile Technologien, Daten und Services werden zeit- und ortsunabhängig genutzt. Unternehmen erreichen damit die nächste Entwicklungsstufe: das Mobile Enterprise.
Wer beruflich viel unterwegs ist, jongliert heutzutage mit verschiedenen tragbaren Devices. Die IT-Abteilungen der Unternehmen stellt der Trend zum mobilen Arbeiten vor neue Herausforderungen. Andererseits verbessert er die Produktivität sowie die Kommunikation mit Kollegen und Geschäftspartnern. Immer mehr Firmen sind daher bereit, sich zum Mobile Enterprise zu wandeln.
Mit diesem Beitrag starteten wir eine sechsteilige Artikel-Serie von Klaus Manhart zum Thema Enterprise Mobility.
Alle Texte im Überblick:
- Teil 1: Mobile Enterprise: Was Tablets & Co. fürs Business bringen
- Teil 2: Mobility: Warum eine Strategie her muss
- Teil 3: Die Gretchenfrage beim Mobile Enterprise: App oder mobile Website?
- Teil 4: Die wichtigsten mobilen Anwendungen für Unternehmen
- Teil 5: Die richtige mobile Plattform
- Teil 6: Device Management: Wie Sie iPad & Co. unter Kontrolle halten
Smartphones, Tablets und Co. haben in den vergangenen Jahren einen wahren Höhenflug erlebt. Die modernen iPhones, Galaxys und Nexus-Devices sind mit den klobigen Ungetümen früherer mobiler Gerätegenerationen nicht mehr vergleichbar. Sie sind klein und leicht, verfügen über große, hochaufgelöste Displays und einen riesigen Speicherplatz. Zusammen mit starker Rechen- und Akkuleistung sorgen sie für lange Nutzungszeiten, bequemes Handling und hohe Akzeptanz.
Als wesentlicher Auslöser dieser Entwicklung gilt Apples iPhone zusammen mit dem iOS-Betriebssystem. Die 2007 mit der ersten iPhone-Generation vorgestellte intuitive Fingerwischgestik – die später um Spracheingabe erweitert wurde – gilt heute als Standard-Bedienkonzept. Anders als früher Stylus oder Mini-Tastatur erlauben es diese Konzepte heute, Daten bequem von unterwegs zu nutzen, mit wenigen Fingerbewegungen aufzurufen und optisch ansehnlich aufzubereiten.
Entscheidend unterstützt wird die mobile Hardware dabei von den inzwischen unzähligen, spezialisierten Apps – kleinen, schlanken Anwendungen, die gezielt Funktionalitäten für unterwegs bereitstellen: Apps etwa für Bankgeschäfte, Projektmanagement, Flugbuchung oder Kontakte.
Auch die mobile Infrastruktur hält weitgehend Schritt mit dem hohen Niveau der Geräte: Die aktuelle Funktechnologie läuft unter Standards wie EDGE, UMTS, HSDPA oder gar LTE und ist nicht nur stabiler, sondern auch deutlich schneller als etwa zur Jahrtausendwende. Hinzu kommt eine wesentlich verbesserte Verfügbarkeit des Internets. Wegen des intensiven Wettbewerbs im Mobilfunksektor sind die Preise für mobile Internetzugänge heute relativ günstig. Auch kostenlose WLAN-Hotspots gehören inzwischen europaweit zum guten Ton in Hotels, auf Messen und Kongressen.
iPad im Arbeitseinsatz: Immer mehr Mitarbeiter möchten ihre eigenen Geräte auch im Büro benutzen. Quelle: Apple.
Die mobile Revolution
All diese Entwicklungen haben den Boden bereitet für die „mobile Revolution“ – die Umwälzung klassischer, ortsgebundener IT hin zu mobilen Technologien. Waren Smartphones und Tablets zunächst hauptsächlich im Privatbereich verankert, haben Unternehmens-Mitarbeiter mobile Technologien immer mehr auch im Job genutzt. „Treiber dieser Entwicklung in der Geschäftswelt ist ein Wandel der Gesellschaft“, heißt es in der IDC-Studie „Managing Mobile Enterprises“: „Die ständige Verfügbarkeit von Informationen wird zum Standard erhoben, im geschäftlichen sowie privaten Bereich.“
Zwar haben Führungskräfte und einige wenige Außendienstmitarbeiter Mobiltechnologien schon länger angewendet. Aber durch die einfache Handhabung der Geräte, der mobilen Apps und durch die Always-on-Mentalität wuchs auch in der breiten Belegschaft das Bedürfnis, „smarte“ Technologien für berufliche Aufgaben zu nutzen.
Die meisten Unternehmen haben sich diesem Trend nicht entgegengestellt, sondern nutzen ihn im Gegenteil für eigene Zwecke: Sie haben schnell erkannt, dass Smartphones und Tablets helfen, eingefahrene Strukturen aufzubrechen: Die Mobilgeräte tragen heute entscheidend dazu bei, Geschäftsvorgänge – sei es im Einkauf, im Vertrieb, im Personalumfeld oder sonstigen Szenarien – zu flexibilisieren. Dadurch, dass Mitarbeiter auch dann an das Unternehmen angebunden sind, wenn sie sich gerade nicht am Arbeitsplatz aufhalten, lässt sich die Produktivität enorm steigern.
Das Konzept des allseits vernetzten und Allways-on-Mitarbeiters ist die Grundidee des Mobile Enterprise. „Ein Mobile Enterprise nutzt Internet-Strukturen und Breitbandverbindungen, um seine Mitarbeiter untereinander und mit Geschäftspartnern in nahezu Echtzeit kommunizieren und kooperieren zu lassen. Die notwendigen Informationen und Applikationen werden am jeweiligen Einsatzort zur Verfügung gestellt“, heißt es in der Lünendonk-Studie „Mobile Enterprise“.
So überrascht es kaum, dass viele Unternehmen inzwischen grundlegend umdenken. Unter dem Einfluss der mobilen Umwälzung opfern sie zunehmend ihre zentral ausgerichteten Organisationsstrukturen zugunsten schlagkräftiger, dezentraler Strukturen, also umfassender Mobilität, flexiblen Arbeitsgruppen und dezentralen Arbeitsplätzen bis hin zur breiten Akzeptanz von Home-Offices. „Dank neuer Technologien ist die Arbeit immer weniger an den Schreibtisch im Büro gebunden. Das Arbeiten wird mobiler und flexibler“, sagt BITKOM-Präsident Professor Dieter Kempf. Im Mittelpunkt steht jetzt nicht mehr die Anwesenheit der Mitarbeiter, sondern die ergebnisorientierte Projektarbeit.
Kein Trend, sondern Alltag
Zahlreiche Studien zeigen, dass das Mobile Enterprise kein Trend mehr ist, sondern Tatsache. Für viele Mitarbeiter gehört mobiles Arbeiten mit Notebook, Smartphone und Tablet-Computer heute zum Alltag. Laut der oben genannten IDC-Studie verfügen bereits 40 Prozent der Firmen über eine dezidierte Mobility-Strategie.
Jeder zweite Angestellte arbeitet laut BITKOM bzw. der IDC-Studie zumindest teilweise mobil (BITKOM: 57 Prozent; IDC: 54 Prozent). Rund jeder dritte Beschäftigte (32 Prozent) greift von unterwegs auf die IT seines Arbeitgebers zu.
Dazu gehört auch, dass Unternehmensmitarbeiter immer mehr von zu Hause arbeiten. Im Forrester Workforce Employee Survey Ende 2012 gaben mehr als 40 Prozent der befragten Mitarbeiter an, dass sie im Monat einige Male oder häufiger von Zuhause aus arbeiten. Weitere 28 Prozent sagten, dass sie einen Tag pro Woche oder häufiger vom Home-Office aus tätig sind.
Der Mobiltrend hat aber auch dazu geführt, dass Mitarbeiter ihre privaten mobilen Endgeräte auch im täglichen Berufsleben nutzen möchten und vice versa. Rund 40 Prozent der Arbeitnehmer setzen ihr eigenes Gerät laut IDC zumindest gelegentlich für ihre Arbeit ein. Die Angestellten sind es, die diverse Geräte zur Arbeit mitbringen, sei aus Gründen der Bequemlichkeit, um ihre Effizienz zu steigern oder um permanent mit ihren geschäftlichen und persönlichen sozialen Netzwerken kommunizieren zu können. Das Schlagwort lautet hier BYOD: „Bring Your Own Device“.
Mobile Workers: Die Anzahl von Beschäftigten, die ihre Tätigkeit regelmäßig an verschiedenen Orten ausüben, hat von 2008 bis 2013 allein in Westeuropa um 34 Prozent zugenommen. Quelle: IDC.
Einsatzszenarien von Mobile Enterprise
Praktisch alle Unternehmensbereiche profitieren von der Wandlung zum Mobile Enterprise. Dass Warte- und Reisezeiten der Mitarbeiter produktiver genutzt werden können, muss kaum mehr herausgestellt werden. Das gilt jetzt aber nicht mehr nur für Manager und andere Enscheidungsträger, sondern für den ganz normalen Angestellten.
Außendienstmitarbeiter können sich besser in den Informationsfluss des Unternehmens einbinden, unterwegs Kundeninformationen abrufen und Vertriebsprojekte verfolgen. Mit dem Mobilgerät lassen sich die Daten auch direkt vor Ort erfassen, was Zeit spart, Doppeleingaben abschafft und die Datenqualität erhöht.
Vor allem sind die Außendienstler immer bestens gewappnet: Oft wird ja erst beim Kunden vor Ort deutlich, welche Informationen genau benötigt werden. Mit entsprechenden Apps kann ein gezielter Austausch mit aktuellen Informationen zwischen dem Unternehmen und dem Außendienstler erfolgen. Damit lassen sich Prozesse beschleunigen und Informationsdefizite verringern.
Im Kundenservice helfen mobile Lösungen, Standardvorgänge effizienter zu gestalten. So können Servicemitarbeiter beispielsweise den Ersatzteilbestand direkt recherchieren und Lieferungen beauftragen. Instandhaltungsfälle sind auf diese Weise schneller erledigt. Die Eingabe des Material- und Arbeitsaufwands sorgt für eine zügige Abrechnung erbrachter Leistungen und beschert dem Unternehmen Liquiditätsvorteile.
Auf Managementebene steht vor allem der schnelle Zugriff auf relevante Businessdaten im Vordergrund. Mit dem mobilen Zugriffe auf Business Intelligence und Analytics-Daten sind Manager und Entscheidungsträger jederzeit informiert, so dass Entscheidungen schnell und spontan getroffen werden können. Hier helfen interaktive, mobile Business-Cockpits, die komplexe Firmenstatistiken wie etwa Kostenübersichten, kundenbezogene Umsatzanalysen oder Rentabilitätsbewertungen komprimiert darstellen.
Aus der Sicht von Business-Entscheidern: Die wichtigsten Anforderungen an das Mobile Enterprise. Quelle: IDC.
Die wichtigsten Vorteile im Mobile Enterprise
Zusammengefasst profitieren Unternehmen von der Einführung mobiler Technologien und einer mobilen Betriebsstrategie vor allem in folgenden Punkten:
- Systembrüche entfallen: Durch die Möglichkeit der mobilen Datenerfassung werden sämtliche Informationen werden nur einmal eingegeben. Dadurch sinken die Fehlerquote, der Zeitaufwand und die Belastung der Mitarbeiter.
- Bessere Zusammenarbeit: Wer sich mobil selbst informiert, vermeidet Abstimmungsläufe. Informationen stehen sofort zur Verfügung, was zu schnelleren Entscheidungen und kürzeren Reaktionszeiten führt.
- Höhere Flexibilität: Mit mobilen Lösungen steigt die Flexibilität der Mitarbeiter. Wenn ein Teil der Aufgaben unterwegs oder zu Hause erledigt wird, lassen sich Beruf und Privatleben besser vereinbaren.
- Größere Genauigkeit: Die höhere Informationsqualität sorgt für mehr Genauigkeit bei Controlling und Marktanalysen, was die Unternehmensplanung verbessert.
- Kürzere Reaktionszeiten: Erhalten Kunden schnell Feedback oder Hilfe, trägt das zu ihrer Zufriedenheit bei. Außerdem werden kurze Antwortzeiten und flexible Reaktionen heutzutage vielerorts schlicht einfach erwartet.
- Geringere Kosten: Zwar steigt der Aufwand zunächst durch die Mobility-Ausrichtung. Mittelfristig aber ergeben sich aufgrund der oben genannten Punkte deutliche Kosteneinsparungen.
- Höhere Produktivität: Studien belegen (siehe unten), dass mobil angebundene Mitarbeiter zufriedener sind und mit einer höheren beruflichen Zufriedenheit auch ihre Produktivität steigt.
Besonders die letzten beiden Punkte werden durch zahlreiche Studien bestätigt. So führen mobile Arbeitsplätze laut einer Studie der Unternehmensberatung Steria Mummert Consulting zu Produktivitätssteigerungen von 25 Prozent, gleichzeitig lassen sich Kosten um 16 Prozent senken. Positiver Nebeneffekt ist, dass mobile Arbeitsplätze gut bei den Mitarbeitern ankommen. Wer zuhause, unterwegs beim Kunden oder in anderen neuen Modellen arbeitet, ist um 15 bis 25 Prozent zufriedener als die Kollegen im Büro.
Zu ähnlichen Ergebnissen kommt eine Umfrage des Beratungsunternehmens CN St. Gallen. Mehr als die Hälfte der Studienteilnehmer bezeichnet sich darin bereits als „mobile Nomaden“, heißt es dort. „Die mobile Kommunikations- und Datenorganisation erlaubt mir jegliche Bewegungsfreiheit, so dass mein Büro mir folgt und nicht umgekehrt“, lautete die häufigste Antwort. Genauso viele Teilnehmer gaben an, dass sie ihre „physische Anwesenheit“ im Büro aufgrund der veränderten Technologien und Infrastrukturen spürbar reduzieren konnten und sie das Büro nur noch als „Schnittstelle zwischen Innen- und Außenwelt“ sehen.
Straßenkrieger, Quasi-Außendienstler oder Schreibtischarbeiter? IDC hat sieben verschiedenen Mobilitätstypen und deren Einsatzorte herausgearbeitet. Quelle: IDC.
Weitere Informationen:
- QSC-Blog-Beitrag Enterprise Mobility: IT-Strategien für mobiles Arbeiten
- IDC-Studie „Managing Mobile Enterprises“
- Lünendonk-Studie „Mobile Enterprise“
- Steria Mummert Consulting-Studie zu Produktivitätssteigerungen
- Studie von CN St. Gallen: „Mobile Business Live Deutschland“