Geschäftliche E-Mails revisionssicher archivieren
Wie die klassische Post zählen auch elektronische Briefe zu den Geschäftsunterlagen, die bis zu zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Dabei werden strenge Maßstäbe an die Qualität der E-Mail-Archivierung gelegt: So müssen die elektronischen Dokumente revisionssicher und damit unveränderbar gespeichert und gleichzeitig möglichen Auditoren auf einfachem Wege zur Prüfung bereitgestellt werden.
Wer geschäftliche E-Mails nach dem Lesen einfach in die Ablage P befördert, riskiert erheblichen Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung. Denn unterschiedlichste Rechtsvorschriften fordern ein, dass auch elektronisch versandte Handelsbriefe aufbewahrt werden müssen. Kommt die Geschäftsführung eines Unternehmens ihrer Aufgabe nicht oder nur unzureichend nach dies zu gewährleisten, droht in Einzelfällen sogar eine Haftung mit dem persönlichen Vermögen.
Elektronische Handelsbriefe müssen aufbewahrt werden
Joerg Heidrich, Fachanwalt für IT-Recht in Hannover, verweist auf zahlreiche Rechtsvorschriften, die eine solche E-Mail-Archivierung einfordern: „Grundlage sind die Bestimmungen im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO). Relevant sind aber unter anderem auch das Telekommunikationsgesetz (TKG) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Bei international tätigen Betrieben kommen gar noch Vorgaben aus dem amerikanischen Recht dazu, wie der ‚Sarbanes-Oxley Act‘ (Sox).“
Doch welche E-Mails sind zu archivieren? Dies ergibt sich laut Heidrich aus der Abgabenordnung, einer Vorschrift aus dem Steuerrecht. Laut § 147 AO müssen alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe dauerhaft gespeichert werden.
Heidrich: „Darunter versteht das Gesetz jegliche Korrespondenz, ‚die ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder abschließt‘, also etwa Aufträge, Reklamationsschreiben, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge.“ Nicht als Handelsbriefe behandelt werden reine Werbesendungen oder Angebote, die nicht zu einem Abschluss geführt haben.
Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen bei der E-Mail-Archivierung
„Die Frage nach der Speicherdauer beantworten HGB und AO“, sagt der Fachanwalt. Dokumente mit Belegfunktion, also etwa Handelsbriefe oder Geschäftspapiere, müssen sechs Jahre lang gespeichert werden: „Für Unterlagen der Buchhaltung, Bilanzen oder Buchungen, also Daten mit Grundbuch- und Kontenfunktion, gilt sogar eine Frist von zehn Jahren. Um eine zusätzliche Differenzierung bei der Sortierung von E-Mails zu vermeiden, empfiehlt es sich in der Praxis, sämtliche Sendungen über die längere Frist von zehn Jahren aufzuheben.“
Ebenfalls wichtig zu wissen:
- Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.
- Außer für das reine Dokument gilt das auch für Anhänge, so genannte Attachments, der E-Mail, soweit diese für das Verständnis des Inhalts der Nachricht erforderlich sind.
Fälschungssichere Speicherung erforderlich
Wie die Speicherung der E-Mails technisch durchzuführen ist, hat der Gesetzgeber nicht detailliert geregelt. Es muss aber sichergestellt werden, dass die elektronischen Daten „revisionssicher“ gespeichert werden: Sie müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist – samt Anhang – jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Die archivierten Informationen müssen aber nicht nur auffindbar und nachvollziehbar sein, sondern auch unveränderbar und fälschungssicher archiviert werden. Revisionssichere Archivierung ist somit ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von IT‑Informationssystemen.
Der Begriff der Revisionssicherheit wurde vom Fachverband VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) geprägt, der auch detaillierte Kriterien für die E-Mail-Archivierung zusammengestellt hat. Siehe: http://www.voi.de
Revisionssichere Archivierung für den QSC-E-Mailservice „tengo mail“
QSC bietet für „tengo mail“, unseren gehosteten Private-Cloud E-Mailservice auf Basis von Microsoft Exchange 2013, die Möglichkeit der revisionssicheren E-Mail-Archivierung an.
Die „Revisionssichere Archivierung“ ist eine optionale Erweiterung (AddOn) für „tengo mail“ und basiert auf eigenentwickelten Softwarekomponenten und speziell angepassten Prozessen. Damit die Lösung den Ansprüchen von Steuerprüfern standhält, wurde sie von der Unternehmensberatung KPMG entsprechend den Anforderungen des Handels- und Steuerrechts geprüft.
Unsere Lösung sorgt dafür, dass sämtliche gesendeten und empfangenen E-Mails aller Accounts unserer „tengo mail“-Kunden automatisiert in einem Unternehmens-E-Mail-Archiv dauerhaft und vor Veränderungen geschützt gespeichert werden. Die Archivierungsdauer beträgt elf Jahre und ist nicht in der Speichergröße beschränkt, so dass für den Kunden keine Unwägbarkeiten bei den Kosten entstehen können.
Weiterhin erhält der Kunde für Recherche- und Auditzwecke einen indirekten Zugriff auf das E-Mail-Archiv über eine spezielle administrative Rolle. Sollte der Kunde eine Kopie seiner Daten benötigen, können wir einen revisionssicheren Export der Daten bereitstellen.