Durch Zeit und Raum: Workspace as a Service
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Arbeiten Sie smart? Diese Frage müssen sich heutzutage immer mehr Unternehmen stellen. Der Grund: Moderne Arbeitsplatzkonzepte wirken nicht nur dem Fachkräftemangel entgegen, sondern wappnen Unternehmen auch für die Herausforderungen der digitalen Welt.
Die Welt ist im Wandel – Firmen, egal ob Mittelständler oder Großkonzerne, müssen sich weitreichenden technologischen Veränderungen stellen. Zu den wesentlichen Faktoren zählen Cloud-Services und mobile Endgeräte, die den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen ermöglichen. Diese Veränderungen beeinflussen nicht nur Geschäftsmodelle und -prozesse. Auch Konzepte und Technologien für den Arbeitsplatz stehen auf dem Prüfstand. Die Anforderungen an einen zeitgemäßen Arbeitsplatz sind heute andere als noch vor fünf, zehn oder 25 Jahren. Gefragt sind Konzepte, mit denen Firmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben.
Diesem Anspruch hinken derzeit offenbar noch viele Unternehmen hinterher: Laut der internationalen „Future Workforce Study“ von Dell und Intel etwa halten 44 Prozent der befragten Angestellten die Ausstattung ihres derzeitigen Arbeitsplatzes nicht für zukunftskompatibel. Mehr als die Hälfte (57 Prozent) erwartet jedoch, in spätestens fünf Jahren in einem smarten Arbeitsumfeld zu arbeiten. Die Begründung für dieses Bestreben liefert die Umfrage gleich mit: Einer von drei (35 Prozent) Arbeitnehmern sagt, dass die ihm zuhause zur Verfügung stehende Technik moderner ist als die an seinem Arbeitsplatz.
Die Folgen sind eindeutig: In der Studie „Future Business World 2025 – wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert“ des US-Marktforschungsunternehmens IDC im Auftrag des Dokumenten-Dienstleisters TA Triumph-Adler gaben Beschäftigte, die einer informations- und wissensintensiven Arbeit nachgehen an, durchschnittlich 22 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Informationsrecherche und dem Suchen und Ablegen von Dokumenten zu verbringen. Ein immenser Zeitverlust – vor allem angesichts verfügbarer Alternativen.
Flexibilität als Schlüsselelement
Hinzu kommt: Mitarbeiter sind wesentlich motivierter, wenn sie unabhängig und eigenverantwortlich arbeiten können, wie die Umfrage „Employee commitment and workplaces around the world“ des US-Büromöbelherstellers Steelcase berichtet. Arbeitnehmer leisten demnach wesentlich bessere Arbeit, wenn sie selbst entscheiden können, wo und wie sie arbeiten.
Um solche motivierten und cleveren Mitarbeiter dauerhaft an sich zu binden, werden moderne Arbeitsplatzkonzepte immer relevanter – nicht zuletzt mit Blick auf die oft gut ausgebildete, aber eben auch anspruchsvolle Generation der sogenannten „Millenials“. Geprägt durch einen digitalen und mobilen Lebensstil wie noch keine Altersklasse vor ihr, hat sie auch das zunehmende Verlangen nach mehr Freiraum, Eigenverantwortung und einer besseren Work-Life-Balance. Flexible Arbeitsplatzkonzepte und -technologien ermöglichen dies und bieten Unternehmen außerdem Potential für höhere Produktivität und optimierte Prozesse.
Die Gestaltung eines modernen Arbeitsumfelds
Wie also sollte ein solcher Arbeitsplatz idealerweise aussehen? Die Grundidee hat sich über die Jahrzehnte nicht verändert: Mitarbeiter sollten zusammengebracht werden, um effektiv zu arbeiten, die Unternehmensziele zu erreichen und die kulturelle Identität des Unternehmens zum Ausdruck zu bringen. Heißt auch: Ein fester, physisch zugeordneter Arbeitsplatz mit eigenem Schreibtisch, PC und Telefon ist immer seltener gefragt oder nötig. Der Arbeitsplatz der Zukunft ist digital, mobil, jederzeit und überall verfügbar. Cloud-Technologien machen es möglich.
Vorzüge des virtuellen Büros
Wesentliche Grundlage für einen solchen flexiblen Arbeitsplatz: der endgeräteunabhängige Zugriff auf im Internet gespeicherte Ressourcen – also einer der wichtigsten Vorteile cloudbasierten Daten-Managements. Unter dem Stichwort „Workspace as a Service“ werden heute nicht nur einzelne Dateien oder Programme, sondern ganze Arbeitsumgebungen in die Cloud verlegt. Laut der oben genannten IDC-Studie sind 54 Prozent der IT-Verantwortlichen überzeugt, dass Arbeitsplätze im Jahr 2025 mehrheitlich aus der Cloud bereitgestellt werden. Diese Virtualisierung sorgt dafür, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre gewohnte Desktop-Oberfläche inklusive Anwendungen und Services wie immer nutzen, diese aber zentral beziehen. Die Vorteile: Einrichtung und Betrieb können problemlos an externe IT-Dienstleister ausgelagert werden und belasten so interne Prozesse nicht mehr.
Da sich jede Art von Applikation einbinden lässt, eignen sich solche virtuellen Desktops für alle Unternehmen. Durch die zentrale Daten- und Softwarebereitstellung ist jeder Arbeitsplatz stets auf dem aktuellsten Stand. Neue Büros lassen sich in wenigen Minuten einrichten sowie vorhandene verändern oder abschalten. Das senkt langfristig die Kosten für den IT-Betrieb.
Auch das Handling vereinfacht sich: Mitarbeiter müssen sich nur einmal anmelden, egal ob sie an ihrem Schreibtisch, zuhause am Tablet oder unterwegs mit dem Smartphone auf ihren virtuellen Desktop zugreifen. Nach diesem „Single Sign-On“ stehen auf jedem Gerät aktuelle Dateien und Anwendungen bereit. Außerdem werden Arbeitgeber und -nehmer in der Wahl ihrer Endgeräte flexibler: Weil die gesamte Rechenleistung in der Cloud stattfindet, genügen für den Zugriff auf den Desktop meist einfache und kostengünstige Geräte wie zum Beispiel Thin Clients.
Arbeitsplatz Cloud: Viele Unternehmen nicht bereit
Bis sich der „Workspace as a Service“ flächendeckend durchgesetzt hat, wird allerdings noch Zeit vergehen. Laut IDC haben sich 27 Prozent der Unternehmen noch nicht mit der konkreten Umsetzung befasst. Gründe dafür sind unter anderem Datenschutz- und Sicherheitsfragen. Viele Unternehmen scheuen sich noch, sensible Unternehmensdaten und geschäftskritische Anwendungen einer anonymen Cloud anzuvertrauen.
Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Digitales-Wirtschaftswunder.de, dem Themenblog der QSC AG