Process Mining: Unternehmensprozesse in Echtzeit optimieren
Prozesskosten senken, Durchlaufzeiten beschleunigen oder Umschlagsgeschwindigkeiten erhöhen – Herausforderungen, denen sich auch der Mittelstand stellt. Wie sie sich meistern lassen, zeigen QSC und Celonis. Unternehmensprozesse lassen sich über eine Software in Echtzeit visualisieren und optimieren.
Ob Purchase-to-Pay (P2P), Order-to-Cash (O2C) oder Master Data Management (MDM) – Geschäftsprozesse sind vielschichtig und unterliegen vielen Anforderungen. Sie müssen zum einen Compliance- oder ISO-konform sein, um etwa vorgeschriebene Freigaben durch Fachabteilungen einzuhalten. Zum anderen müssen sie aber auch so ökonomisch wie möglich organisiert werden, um Zeit und Kosten zu sparen. „Unternehmensprozesse sind die sprichwörtlichen Blutbahnen im Wirtschaftsbetrieb“, sagt Meik Brand, Business Development Manager für SAP bei der QSC AG. „Prozesse, die in Lager, Einkauf oder Finance täglich zuhauf ablaufen und die die Firmen mit ihren SAP-Suites für das Enterprise Ressource Planning digital unterstützen.“
Aber: Stocken Abläufe oder entstehen Engpässe, setzen die Mitarbeiter auf Workarounds, um Bestellungen zu bearbeiten, Angebote zu erstellen oder das Lager bewirtschaften zu können. Die Folge: Ausnahmen werden die Regel. Ineffiziente Prozesse schleichen sich ein – Trampelpfade, die Zeit und Geld kosten. Die Lösung steckt in den SAP-Suites der Unternehmen wie etwa der SAP R/3 selbst. Denn: „Jede SAP-Transaktion auf Belegebene ist eine exakt definierte Aktivität mit einem Zeitstempel in einer Prozesskette. Das macht sie zugleich auch zu einem digitalen Fußabdruck, der sich auswerten lässt“, sagt Brand.
Gesamte Prozesslandschaft automatisiert abbilden
Genau hier setzt die Analysesoftware von Celonis an: Auf Basis von Rohdaten aus dem SAP-System lassen sich Transaktionen und Aktivitäten mit der Process-Mining-Technologie in Echtzeit visualisieren und evaluieren. Wo Firmen sonst Gespräche mit Mitarbeitern und Fachabteilungen führen oder spezielle SAP-Reports programmieren mussten, um Abläufe nur punktuell und rein manuell zu evaluieren, liefert das Tool von Celonis automatisiert den Durchblick für die gesamte Prozesslandschaft. Um die Rohdaten korrekt interpretieren zu können, wird ein Datenmodell basierend auf den prozesstypischen Tabellen aufgebaut und die Prozessaktivität (z. B. „Lege Bestellposition an“) mit dem Zeitstempel und Indexschlüssel als eindeutige Schlüsselkombination in Beziehung gebracht. Anschließend können die Daten mittels der Celonis Analyse Tools und Drill-Downs analysiert und Fehlentwicklungen diagnostiziert werden. Die Cloud- oder On-Premise-Software des 2011 gegründeten Münchner Start-Ups stellt den Anwendern Templates im Celonis Content Store als Best-Practice-Vorlagen für Transaktionen und Aktivitäten bereit: Diese Schablonen erlauben einen schnellen und komfortablen Soll-Ist-Vergleich, um Fehlstellungen aufzudecken. Auch andere Datenquellen neben SAP kann die Big-Data-Lösung anzapfen.
„Die Software zeigt beispielsweise die am häufigsten verwendeten Prozesspfade an und errechnet, wie viel Zeit durch manuelle Nacharbeiten oder Abweichungen vom Soll verloren geht. Diese Analysen lassen sich dann immer feiner auflösen, Prozessketten detaillieren oder auch abstrahieren“, erklärt Mario Destradi, SAP Consultant Business Intelligence & Analytics bei der QSC AG Über die nutzerfreundliche Oberfläche der Software evaluieren die Firmen dann auch, was P2P-Prozesse verzögert: Ändert beispielsweise ein Lieferant bei einer Bestellung regelmäßig nachträglich einen einst angebotenen Preis, löst das kostenintensive, manuelle Nacharbeiten aus, die sich im Prozesspfad leicht erkennen lassen.
Analyse des Einkaufsprozesses mit Celonis Process Mining. Quelle/Copyright: Julian Baumann/Celonis
Darüber hinaus bietet die Software auch die Möglichkeit, Prozesse laufend zu optimieren“, sagt Destradi. „Möchten sich etwa Lieferanten an ihrer Termintreue messen lassen, prognostiziert die Celonis-Software Engpässe, bevor ein Problem entsteht. Machine Learning und künstliche Intelligenz machen das möglich.“ Wer seine Prozesse so im Blick behält, spart Zeit und Kosten. Auch über Standorte hinweg lässt sich die Software einsetzen, um Prozesse übergreifend zu harmonisieren und zu vereinheitlichen.
QSC unterstützt Mittelstand mit Process Mining-Paketen
QSC ist System Integrator Partner von Celonis und hat speziell für den Mittelstand Pakete geschnürt, damit sich auch Firmen aus diesem Größenkreis ein Echtzeit-Gesamtbild über ihre Prozesslandschaft verschaffen können. QSC bietet kompakte Evaluierungs-Workshops, unterstützt die Firmen bei der Einführung der Software und begleitet Datenanalyse und Optimierung. Ziel ist es, schnelle Verbesserungen mit einer dauerhaften Wirkung zu erzielen. Die Erfahrung von Celonis zeigt: Mit der Process-Mining-Technologie konnten Firmen nicht nur Durchlaufzeiten einzelner Prozesse um bis zu 37 Prozent reduzieren, sondern gleichzeitig auch Prozesskosten nicht selten um rund 25 Prozent senken.
Auch dann, wenn Unternehmen eine Migration auf S/4HANA vorbereiten möchten, weisen QSC und die Software von Celonis den Weg: Wie weit individuelle Anpassungen von den Standardabläufen abweichen, lässt sich erkennen und Handlungsbedarf bestimmen. Denn: Je stärker SAP-Prozesse standardisiert sind, desto einfacher ist der Migrationspfad zur SAP-Suite der nächsten Generation und umso leichter lassen sich dann auch später Updates einspielen. Zudem entwickelt sich auch die Lösung von Celonis weiter: Ein Ökosystem aus Entwicklern sorgt für neue Templates und immer mehr Möglichkeiten.
Weitere Informationen und ein kostenloses Webinar-Angebot zu Celonis Process Mining mit QSC finden sich unter: https://www.qsc.de/process-mining/
Meik Brand ist Branchenspezialist und Experte für alle Themen rund um SAP. Bei der QSC AG ist er in seiner Position als Business Development Manager SAP für die strategische Ausrichtung des SAP-Geschäftsbereichs zuständig.
Mario Destradi ist SAP-PRESS-Buchautor und Experte für Analytics im Bereich SAP. Als Consultant SAP BI und Analytics treibt er bei der QSC AG strategische Innovationsthemen wie SAP S/4HANA, Process Mining und IoT voran.
Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Digitales-Wirtschaftswunder.de, dem Themenblog der QSC AG