In vier Schritten zur Digitalisierung der internen Kommunikation
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Die Digitalisierung ist allgegenwärtig. Die Folge: Menschen verbinden sich nicht nur privat immer mehr über digitale Kanäle, sondern wollen diesen Trend auch in ihrem Berufsalltag weiterleben.
So wie sich Unternehmen zunehmend mit ihren Kunden und Geschäftspartnern digital vernetzen, sollten sie diese Möglichkeit auch für die interne Kommunikation nutzen und moderne Kanäle etablieren. Unternehmen wie Viessmann und REINERT Logistics haben das bereits geschafft und sind den Weg in die Digitalisierung der internen Kommunikation gegangen. Im Folgenden finden Sie vier Schritte, wie auch Ihnen dies zuverlässig gelingt.
Schritt 1: Eine Vision formulieren
Die Neuausrichtung eines Unternehmens mit dem Fokus auf Digitalisierung sollte vor internen Prozessen keinen Halt machen. Die Rahmenbedingungen für Mitarbeiter - die Employee Experience - muss einen ebenso hohen Stellenwert einnehmen wie die Customer Experience, denn Mitarbeiter sind die wichtigsten Markenbotschafter für jedes Unternehmen. Dazu kommt, dass Millennials seit 2015 mehr als die Hälfte der arbeitenden Bevölkerung ausmachen und auch Generation Z zunehmend in den Arbeitsmarkt eintritt. Als Digital Natives haben sie neue Anforderungen an den Arbeitsplatz. Beide Umstände führen dazu, dass effektive Mitarbeiterbindung und Transparenz in der Kommunikation immer wichtiger werden. Deshalb ist es wichtig, eine Kultur zu schaffen, die digitale Instrumente als selbstverständlich ansieht und für die interne Kommunikation unverzichtbar macht.
Dem Heiztechnik-Hersteller Viessmann ist dieses Umdenken gelungen. Das Unternehmen hat die Notwendigkeit einer Neuausrichtung der internen Kommunikation erkannt und seine Kanäle nicht nur digitalisiert, sondern auch mobil verfügbar gemacht. Das Tool der Wahl war in diesem Fall eine Mitarbeiter-App, die als Kommunikations-Hub im Mittelpunkt der Digitalisierungsvision steht. Über die App werden topaktuelle News kommuniziert, Events organisiert und der Speiseplan der Kantine bereitgestellt. Klares Ziel war, auch die Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz in den Kommunikationskreislauf einzubinden. Einen unerwarteten aber erhofften Zusatzeffekt haben die Viessmann-Verantwortlichen außerdem festgestellt: Digitale und mobile Kanäle haben zu einem Kulturwandel im Unternehmen geführt. Nicht die reine Information, sondern die Interaktion über Kommunikationstools wird für Mitarbeiter zunehmend wichtiger. Das Beispiel des Logistikunternehmens REINERT Logistics zeigt, wie der Sprung in die digitale Mitarbeiterkommunikation gelingen kann.
Die Vision der Digitalisierung hat hier mit den Arbeitsprozessen begonnen. “Ob das Transport-Management-System für die Disponenten oder die Telematik für die Lkw-Fahrer – die Technologie hat die Prozesse nachhaltig verändert” berichtet Markus Röhl, Marketingleiter bei REINERT Logistics. Hinzu kommt, dass die Logistikbranche durch den Fachkräftemangel geprägt ist. Um junge, motivierte Menschen als Arbeitnehmer für sich zu gewinnen, will sich REINERT Logistics auch intern als zukunftsgerichtetes Unternehmen präsentieren und die Digitalisierung als festen Bestandteil ihrer Firmenkultur verankern. Die Definition von Anwendungsfällen und deren Abgleich mit den Zielgruppen im Unternehmen ist somit immer der erste Schritt bei der Entwicklung einer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz. Wichtig ist demzufolge, auf dem Weg in die Digitalisierung eine Vision zu schaffen und diese nach einem klaren roten Faden zu verfolgen, der auch an die Mitarbeiter kommuniziert wird. Konkrete Ziele zu haben hilft dabei, den Fortschritt voranzutreiben.
Schritt 2: Die passenden Tools auswählen
Ist die Vision der internen Kommunikation auf Digitalisierungskurs, muss eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz her. Die Auswahl der richtigen Instrumente spielt dabei eine entscheidende Rolle. Traditionelle Kanäle wie Newsletter und Mitarbeiterzeitung reichen nicht mehr aus, um alle Mitarbeiter zu erreichen. Digitale Kommunikationstools wie Facebook, Workplace, Yammer, Slack, mobile Intranets, Office 365 und Mitarbeiter-Apps bieten hingegen zahlreiche technologische Möglichkeiten, auch die isoliertesten Angestellten einzubinden. Es entfachen jedoch immer wieder Diskussionen darüber, ob eine einzige Plattform für den digitalen Arbeitsplatz ausreicht oder ob es besser ist, eine Reihe von Instrumenten für individuelle Anwendungsfälle zu kombinieren (Best-of-Breed).
Angesichts der vielen verfügbaren, speziellen Tools und der unterschiedlichen Kommunikationsbedürfnisse einzelner Zielgruppen hat sich Best-of-Breed als die bessere Lösung herausgestellt, da die Nutzerfreundlichkeit einer einzigen Plattform für viele Anwendungsfälle sehr eingeschränkt ist. Collaboration-Tools wie Slack und Microsoft Teams verändern beispielsweise die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten, weil sie einen ortsunabhängigen Austausch und die Beschleunigung von Prozessen ermöglichen. Jedoch sind diese Gruppenchat-Anwendungen nur für kollaborative Gruppen und kleinere Communities geeignet. Für größere Communities sind hingegen Facebook Workplace und Yammer durchaus gute Lösungen, da sie vor allem die Projektarbeit vereinfachen. Dennoch sind auch diese Tools für eine unternehmensweite Kommunikation nicht ideal, da sie nicht zielgruppenspezifisch und nachhaltig funktionieren. Mitarbeiter-Apps wie Staffbase ergänzen diese bereits weitreichend etablierten Mittel und bringen einen entscheidenden Vorteil mit sich: Sie können mehrere Tools in sich vereinen und so den
Best-of-Breed-Ansatz sinnvoll umsetzen. Mit einer App lassen sich zahlreiche Anwendungsfälle abbilden. Über Videos können Mitarbeiter beispielsweise überall und jederzeit geschult werden. Die Durchführung von Umfragen ist ebenso möglich wie die standortspezifische Kommunikation wichtiger Informationen während einer Krise. Interaktion läuft unter anderem über eingebaute Chats und integrierte HR-Anwendungen ermöglichen Mitarbeitern einen schnellen und einfachen Zugriff auf z.B. Urlaubsanträge. Wichtig ist letztendlich, alle Tools sorgfältig abzuwägen und abhängig vom Anwendungsfall eine Entscheidung zu treffen. Die Employee Experience ist dabei ein wichtiger Faktor und sollte bei jedem Schritt berücksichtigt werden.
Schritt 3: Mitarbeiter transparent vernetzen
Ist ein digitaler Arbeitsplatz in der Unternehmenskultur verankert und sind die geeigneten Tools etabliert, müssen diese auch richtig genutzt und kommuniziert werden. Für eine immer jüngere Belegschaft und veränderte Anforderungen der Angestellten an den Arbeitsplatz reichen reine Informationskanäle nicht mehr aus. Mitarbeiter von heute wollen in die Organisationsabläufe einbezogen werden, Feedback geben und sich untereinander austauschen - auch wenn sie sich den ganzen Tag nicht sehen. Digitale Kommunikationskanäle sollten somit auch ein Weg sein, den Beschäftigten Transparenz zu vermitteln und alle miteinander zu verbinden. Die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen, Ideen einzureichen, Kommentare zu verfassen oder auch mit Kollegen anderer Standorte zu kommunizieren, können heute nur digitale Instrumente bieten. Mitarbeiter, die sonst aus der Informationsschleife ausgeschlossen waren, aber aufgrund von Kundenkontakt oft das Aushängeschild eines Unternehmens sind, können sich so mit Kollegen vernetzen und umfangreich informiert werden.
Schritt 4: Am Ball bleiben
Die Etablierung eines digitalen Arbeitsplatzes mit den richtigen, zum Unternehmen passenden Instrumenten, ist ein wichtiger Schritt in ein neues Kommunikationszeitalter. Da dieses aber von stetigem Wandel geprägt ist, gilt es auch in der internen Kommunikation immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und sich ständig weiterzuentwickeln. Die Mitarbeiter sind auch hier die wichtigste Quelle für konstruktives Feedback und neue Ideen. Wenn Mitarbeiter mit der Lösung jedoch keine guten Erfahrungen machen, werden sie sich an Alternativen wenden. Damit die Bemühungen der Digitalisierung also nicht umsonst sind, sollte man am Ball bleiben und alle Tools kontinuierlich weiterentwickeln und auf ihre Tauglichkeit überprüfen. Viessmann will seine Mitarbeiter-App Vi2Go beispielsweise weiterentwickeln, um damit zukünftig den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters, von Onboarding bis Austritt aus dem Unternehmen, abzudecken. Jedoch bedürfen auch ein Intranet oder Slack stetigen Verbesserungen und Updates. Fragen Sie ruhig auch Ihre Mitarbeiter, was noch fehlt. Mit einer Verbesserung der Tools geht oft eine Automatisierung der Prozesse und damit auch eine Effizienzsteigerung einher. Das Projekt immer neu zu überdenken, 2018 so zum Beispiel mit der Einführung von Chatbots, ist zentral für den Erfolg.
Ein effektiver digitaler Arbeitsplatz ist das Ziel
Die Digitalisierung der internen Kommunikation ist ein Weg, den jedes Unternehmen früher oder später einschlagen muss. Kommunikation und Zusammenarbeit spielen hier eine zentrale Rolle. Dies erfordert einen völlig neuen Ansatz, der die Erfahrungen der Mitarbeiter berücksichtigt und somit mobil und zielgerichtet ist. Die vorgestellten Schritte sollen eine Anregung sein, vor allem über die richtige interne Kommunikationskultur und die dazu passenden Tools nachzudenken. Denn der Sinn einer soliden Strategie für einen digitalen Arbeitsplatz ist schließlich der Aufbau eines effizienten Unternehmens.
Die Autorin
Lisa Mühsig ist Content-Redakteurin bei Staffbase. Ihr erklärtes Ziel ist es, Unternehmen die aussichtsreiche Zukunft der mobilen Mitarbeiterkommunikation näher zu bringen. Mit Büros in Chemnitz, Dresden und New York unterstützt Staffbase heute mehr als 200 Unternehmen auf vier Kontinenten bei der Digitalisierung ihrer internen Kommunikation und der Optimierung ihrer Employee Experience.
Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Digitales-Wirtschaftswunder.de, dem Themenblog der QSC AG