Publiziert am 27. Januar 2022 von unter: ,

Migration auf SAP S/4HANA braucht Management Attention

Eine klare Positionierung, ein strategischer Fokus und die Ausrichtung aller Aktivitäten im Hinblick auf definierte und quantitativ formulierte Ziele: Dieses Rezept für Zukunftsfähigkeit und Effizienz muss das Management schreiben. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, wie sich die Effizienz und die Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse deutlich steigern lässt. Der Schlüssel dazu liegt in digitalisierten Prozessen und damit bei einem der größten Treiber für Prozessdigitalisierung: SAP S/4HANA.

 

Mann springt mit Basketball zum Korb und versenkt den Ball.

Mit einem hohen Maß an Management Attention gelingt die Migration auf SAP S/4HANA. Bild: © RubberBall Productions / Getty Images

Greifbare Chance: Prozessdigitalisierung

Welches Potenzial in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen steckt, haben die meisten Unternehmen längst erkannt. Laut einer aktuellen Studie des Fraunhofer FIT  (Institut für Angewandte Informationstechnik) geben sogar 97 Prozent an, sich der Mehrwerte bewusst zu sein − auch wenn viele Unternehmen erst am Anfang ihrer Prozessdigitalisierungspläne stehen. Der Trend geht in eine eindeutige Richtung: 95 Prozent der Unternehmen planen, künftig mehr oder genauso viel in moderne Prozesstechnologien zu investieren wie in den vergangenen Jahren.

Von Unternehmen wird immer mehr Effizienz gefordert. Dabei spielt auch die Migration auf SAP S/4HANA eine entscheidende Rolle: Das Projekt verlangt von ihnen den Aufwand von viel Zeit und Ressourcen − und sollte bis 2027 umgesetzt sein. Hinzu kommt: Ist das Vorhaben nicht sauber durchdacht und strategisch geplant oder erhält es nicht die notwendige Management Attention, ist es zum Scheitern verurteilt und kann hochriskant für die gesamte Organisation werden.

 

Wichtige Faktoren klug steuern

Die gute Nachricht: In zahlreichen Projekten zur digitalen Geschäftsprozessoptimierung hat sich gezeigt, dass bereits wenige Faktoren darüber entscheiden, ob das Vorhaben der SAP-Migration gelingt. Fest steht: Um rechtzeitig fit für SAP S/4HANA zu sein, braucht es ein hohes Maß an Prozessdigitalisierung. Oft stehen dem allerdings typische Managementfehler im Weg, allen voran dieser: Es werden nur weiche Verbesserungsziele definiert, die ein konsequentes Ausrichten der Maßnahmen erschweren.

Schaffen es die Verantwortlichen hingegen, hier clever zu steuern, kann das Projekt nicht nur Erwartungen an die Prozess-Performance, das Timing und das Invest-Budget erfüllen. Sie haben dann auch die Chance, die Umstellung auf die neue Unternehmensplattform dank zusätzlicher Funktionen und deutlicher Steigerungen in der Effizienz zum wahren Erfolgsbringer zu entwickeln.

 

Klare und quantitativ formulierte Ziele definieren

In den meisten Unternehmen sorgen insbesondere drei Beweggründe für den Startschuss zur SAP S/4HANA-Migration:

  • Neue Business-Modelle realisieren (beispielsweise Online-Geschäfte oder neue digitale Services)
  • Wachstumsquellen besser erschließen (beispielsweise im Kundenmanagement)
  • Die eigene Prozess-Performance deutlich verbessern (beispielsweise gebundene Kosten, Qualitätskosten, Durchlaufzeiten und das Working Capital verringern sowie die Liefertreue erhöhen).

In der Unternehmensstrategie und den Bereichen sind diese klaren und gut quantitativ formulierbaren Ziele meist noch sehr präsent. Doch die Detailschärfe verwässert sich im weiteren Projektfortschritt. Die tatsächlichen Anforderungen an die Prozessdigitalisierung beispielsweise finden sich – wenn überhaupt – nur noch qualitativ formuliert wieder und sind damit kaum noch objektiv messbar. Das Problem: Ohne quantitative Zielvorgabe, heruntergebrochen auf Bereiche bis hin zu einzelnen Prozessen, neigen Unternehmen in der Umsetzung dazu, die eigenen Prozesse zwar einfacher und intuitiver zu modellieren − verlieren aber die wirklich GuV- und Bilanz-wirksamen Effizienzpotenziale aus dem Blick.

 

Erfolgsentscheidungen treffen

Um die SAP S/4 HANA-Migration effizient und schnellstmöglich zu schaffen, sollten im Vorfeld wichtige Entscheidungen reifen. Auch hier ist die Managementebene gefragt:

Welche Prozessleistungen brauchen wir zukünftig nicht mehr?

Keine Frage: Um sich von margenschwachen Kunden oder Aufträgen zu verabschieden, braucht es im Business ab und an Mut. Verlangsamen ein zu breites Spektrum an Produktvarianten oder unnötige Reports im Controlling die Unternehmensabläufe, ist das Management gut beraten, sich beherzt von diesen zu trennen. Im Kern gilt es, die Durchlaufkomplexität aller Arbeitsabläufe so gering wie möglich zu halten. Das erfordert kluge Entscheidungen der Führungsebene, die meist schnell belohnt werden.

Welche Aufgaben können vollständig von Systemen übernommen werden?

Die Möglichkeiten fortgeschrittener Automatisierung schöpfen die meisten Unternehmen heute längst noch nicht aus. Auch hier sollte das Management rechtzeitig die richtigen Weichen stellen: Dabei lässt sich analysieren, wo Ressourcen aktuell stark gebunden werden und wo sich aus den eingebauten Features der Systemplattform oder durch Robotics signifikante Produktivitätsschätze heben lassen.


Fit für SAP S/4HANA: Prozessdigitalisierung schafft messbare Mehrwerte:

  • Prozessdigitalisierung zahlt spürbar auf die Meta-Ziele Umsatz- und Effizienzsteigerung sowie Kostenreduktion ein.
  • Digitale Prozesse ermöglichen Business Continuity Management, also die Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden ohne Medienbrüche – unabhängig von Ort und Zeit.
  • Digitale Prozesse definieren klare Verantwortlichkeiten und steigern die Prozesstreue.
  • Die enge Verzahnung von IT und Business schafft die Basis für ein kontinuierliches Unternehmenswachstum.
  • Sind Prozesse im Fluss, geben automatische Benachrichtigung an die entsprechenden Mitarbeitenden den Startschuss für das nächste Arbeitspaket.
  • Digitale Prozesse sind dokumentiert, archiviert und nachvollziehbar und bieten dem Management stets einen optimalen Überblick.

Wann und wie treten die Prozessverbesserungen ein?

Um quantitative Verbesserungsziele mit der Prozessdigitalisierung zu verknüpfen, brauchen Unternehmen eine starke Führung. Nur so schaffen sie es, neben der Erneuerung der Systemlandschaft auch die Mitarbeiterproduktivität deutlich zu steigern und neue in SAP S/4HANA enthaltene Funktionalitäten tatsächlich gewinnbringend zu nutzen.

Wer trägt die Verantwortung für den Prozess?

Packen Unternehmen Prozesse auf die Digitalisierungsliste, in die eine Vielzahl von Abteilungen und Bereichen involviert ist, gehen damit meist auch strukturelle Veränderungen einher. So sind etwa am Auftragsprozess etwa Vertrieb, Engineering, Produktion und Supply Chain sowie Controlling beteiligt. Die Verantwortung für die Prozess-Performance sollte klar geregelt und auf nur wenige Schultern verteilt sein. Der etablierte Process Owner kann dann die Zusammenarbeit über alle Bereiche hinweg überblicken und erfolgreich steuern.

 

Fazit

Wer jetzt anfängt, sich mit dem Thema Prozessdigitalisierung zu befassen und die Weichen auf Zukunft stellt, wird auch die SAP S/4HANA-Migration gut und rechtzeitig schaffen. Wichtigste Voraussetzung: Das Projekt braucht klar gesteckte und messbare Ziele, beherzte Entscheidungen und ein hohes Maß an Engagement auf Seiten des Managements.

 

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