Publiziert am 20. November 2014 von Arnold Stender unter: Inside q.beyond

Arbeitsplatz aus der Cloud Cloud IPfonie centraflex Lync QSC-tengo Unified Communications

Neue Freiheit für die Durchwahl

QSC-tengo communication bietet die Möglichkeit, jederzeit auf dem schnellsten Weg kommunizieren.

Unsere auf Microsoft Lync basierende Lösung „tengo communication“ kann Ihnen das Leben deutlich erleichtern. Sie hilft gegen das, was in der täglichen Büroarbeit unendlich viel Zeit und Nerven kostet: Mailboxen, die sich miteinander unterhalten, Anrufe und Rückrufe, die ins Leere gehen und lange E-Mails, die man aufgrund telefonischer Unerreichbarkeit schreiben muss. Sie kennen das bestimmt auch. Umso nützlicher finde ich Unified-Communication-(UC)-Services mit intelligenter Rufumleitung, Push-Mitteilungen über entgangene Anrufe, Chatmöglichkeiten und vielem mehr. Genau solch einen Service bieten wir Ihnen mit „tengo communication“ an. Ich selbst nutze ihn mit Begeisterung.

Es sind schöne Möglichkeiten, die uns Unified-Communication-(UC)Services bieten: „tengo communication“ – das auf Microsoft Lync 2013 basiert – integriert einen Instant Messager für den schnellen Echtzeitchat, die Präsenzanzeige meiner Kontaktpersonen, Videokonferenzen und das Teilen von Applikationen sowie des gesamten Desktops. Da man damit eine Verbindung mit dem öffentlichen Telefonnetz herstellen kann, kann der Service sogar die traditionelle TK-Anlage ersetzen.

Informatives Farbenspiel: Nutzer von „tengo communication“ haben stets einen guten Überblick über die aktuelle Verfügbarkeit ihrer Kontakte. Die grüne Markierung steht für „jetzt erreichbar“, roter Balken bedeutet „bereits im Gespräch“. Gelb sagt aus, dass die Person nicht ausgeloggt ist, aber in diesem Moment nicht erreicht werden kann.

Dies alles ist nicht nur sehr angenehm und praktisch, sondern birgt auch Einsparpotentiale durch Produktivitätssteigerungen und dadurch, dass damit auf innovative Weise unsere Kommunikation erweitert wird. Hier eine Auswahl von Applikationen, die ich selbst besonders schätze:

Der Präsenz-Status

Mangelnde Erreichbarkeit – insbesondere in Unternehmen, die mehrere Standorte unterhalten – ist Ihnen sicher ebenso ein Ärgernis wie mir. Mailboxen, die sich miteinander unterhalten, Anrufe und Rückrufe, die ins Leere gehen und lange E-Mails, die ich aufgrund von telefonischer Unerreichbarkeit schreiben muss, kosten Zeit und Nerven.

Sie kennen das: E-Mails, deren Verteiler und Inhalt immer größer werden! Ich frage mich manchmal, wie viel Nettozeit hier von unseren Kollegen und Mitarbeitern vernichtet wird, und oft denke ich: „Durch ein Telefonat oder eine Ad-hoc-Telefonkonferenz wäre die ganze Angelegenheit in fünf Minuten erledigt gewesen.“

Eine große Hilfe kann hier die Anzeige des Präsenz-Status sein. Sie gibt Auskunft darüber, ob und wie mein Ansprechpartner kontaktiert werden kann. Status „Grün“ bedeutet, dass mein Gesprächspartner online ist und ich ihn direkt mittels Telefonat oder Videokonferenz erreiche. Status „Rot“ hingegen zeigt an, dass jeder Kontaktversuch im Moment vergeblich sein wird.

Microsoft gibt den Präsenz-Status nicht nur in Lync an, sondern zudem in vielen anderen Applikationen preis. Angefangen vom Mail-Programm Outlook und den Office-Programmen bis hin zu den Web-Applikationen wie Sharepoint zieht sich der Präsenz-Status durch alle relevanten Anwendungen.

Präsenzanzeige im Mailprogramm Outlook: Die grüne Markierung des Fotos und des Namens zeigt dem Verfasser der Nachricht, dass der Adressierte aktuell verfügbar ist. Ein Tool, das „tengo communication“ bereitstellt.

Beispiel Outlook: Stellen Sie sich vor, Sie bekommen eine Mail, deren Inhalt und Aussage nicht direkt eindeutig sind – sprich: Sie haben Rückfragen dazu.

Der Absender wird direkt mit dem Präsenz-Status versehen und Sie können, im Falle der positiven Verfügbarkeit, direkt Ihre Rückfrage in Form einer kurzen Message “Ruf mich mal bitte an” starten oder direkt zum Telefonhörer greifen. Es ist fast so, als würden Sie sich im Büro gegenüber sitzen und sofort alle Unklarheiten beseitigen.

Applikationen in Echtzeit teilen

Bei komplexeren Abstimmungen oder Diskussionen, wie zum Beispiel über ein größeres Excel-Tabellenblatt, reicht ein Anruf oder eine kurze Nachricht oft nicht. Hier hilft zusätzlich das Teilen der Applikation: Sie können das Programm Ihrem Gesprächspartner freigeben, so dass er es mit Ihnen in Echtzeit auf seinem Monitor sieht. Sie können Parameter ändern und sich zusammen das veränderte Ergebnis anschauen oder Sie erlauben Ihrem Kollegen Anpassungen, indem Sie die Kontrolle über die Applikation übergeben.

Parallel dazu steht die Audio- oder Videoverbindung für die Echtzeit-Kommunikation zur Verfügung: Sie telefonieren gleichzeitig miteinander und/oder sehen sich dabei sogar. Eine Beschränkung auf nur zwei Personen gibt es nicht, so dass mehrere Teilnehmer an solch einer Konferenz teilnehmen können.

Alle Services auch mobil nutzen

Sämtliche beschriebenen Services – und damit alle ihre Vorteile – sind auch mobil verfügbar, unabhängig von Ort und Zeit. Microsoft bietet für alle gängigen mobilen Betriebssysteme (Windows Phone, iOS, Android) eine sehr gute Lync-App an.

Der Präsenz-Status, Video/Audio-Konferenzen und Kurznachrichten funktionieren also auch unterwegs!

Lieferanten und Kunden einbinden

Soweit, so schön, wenn sich die Gesprächspartner in einer Firma befinden. Doch wie steht es mit der Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinweg?

Microsoft hat zum Glück dafür gesorgt, dass alle oben beschriebenen Funktionalitäten auch mit Lieferanten, Partnern und Kunden u.a. genutzt werden können. Möglich ist dies mit der sogenannten „Federation“ zwischen verschiedenen Lync-Servern. „tengo communication“ ist generell so voreingestellt, dass Federation zu jedem „befreundeten“ Unternehmen möglich ist.

Gerade in einer sehr engen Kunden-Lieferanten-Beziehung kann dies enorme Produktivitätssteigerung nach sich ziehen. Videokonferenzen, Präsenz-Anzeige und das Teilen von Applikationen in Echtzeit sind somit auch hier möglich und helfen dabei, die Nähe zum Kunden zu verkleinern und hie und da Reisekosten und –zeit einzusparen.

Aus meiner eigenen Erfahrung und der meiner Mitarbeiter – wir nutzen diese Möglichkeit schon seit längerem intensiv – ändert sich damit die Kommunikation mit externen Partnern grundlegend: Weil es damit so einfach geht, telefonieren wir kaum noch klassisch.

Ausblick: Skype integrieren

Abschließend möchte ich gerne auf einen Service eingehen, der auf den ersten Blick eher in sehr weiter Ferne liegt – einfach, weil es noch ungewohnt ist. Dennoch bin ich fest davon überzeugt, dass diese Funktionalität den Kundeservices revolutionieren wird: die Integration von Skype! In der Praxis würde das bedeuten: Der Dienstleister arbeitet mit seinem auf Lync basierenden, für Firmen entwickelten UC-System, der Privatkunde nutzt Skype – und durch die Verbindung beider Systeme können sie problemlos kommunizieren.

Technisch ist es längst möglich, „tengo communication“-Nutzer mit dem weltweiten Skype-System von Microsoft zu verbinden. Auch hier gilt, dass Funktionen wie der Präsenzstatus sowie Audiokommunikation und Chats zur Verfügung stünden. Im kommenden Jahr will Microsoft Lync und Skype unter einem Markennamen zusammenführen, so dass auch mit einem Ausbau der technischen Integration beider Plattformen hin zu Bildschirmfreigabe und Videokonferenzen zu rechnen ist.

Sehr gut denkbar ist das bei Autohäusern, Banken und Versicherungen, die Produkte an Privatpersonen vertreiben, die eine starke Nähe zum Endkunden erfordern. Stellen Sie sich vor, dass Sie den Präsenzstatus Ihres Ansprechpartners bei der Bank einsehen könnten oder dass der Verkäufer Ihres neuen potentiellen Autos die Fahrzeugkonfiguration online mit Ihnen noch einmal durchgeht! Was wäre das für eine Ersparnis an Zeit und Nerven!

Zugegeben, bis sich so etwas durchsetzt, mag noch einige Zeit vergehen. Aber sind solche Kommunikationsservices, die Nähe zum Privatkunden schaffen, nicht genau das, was – neben den Preisen – die entscheidenden Wettbewerbsvorteile bringt? Ich denke, bei immer gleich werdenden Angeboten und nur marginal unterschiedlichen Nuancen in den Leistungen der Anbieter ein ganz klares „Ja“ von meiner Seite!

Die Integration von Lync und Skype ist übrigens auch Thema bei Microsoft. Wie das Unternehmen – das Skype 2011 übernommen hat –, vor einigen Tagen mitteilte, soll Lync im ersten Halbjahr 2015 in „Skype for Business“ umfirmiert werden. Dass sich das Tool dadurch wesentlich verändert oder die Performance gar verschlechtert, erwarten wir nicht. Die Integration der Privatkunden über Skype könnte dadurch allerdings einfacher und für die anwendenden Unternehmen attraktiver werden.

QSC-tengo: Ihr Arbeitsplatz aus der Cloud

Flyer über „tengo communication“. Zum Download bitte auf das Bild klicken (PDF).

„tengo communication“ stellt einen Baustein der Produktfamilie QSC-tengo dar.

Der Cloud-Service QSC-tengo stellt alle nötigen Basisdienste eines Büroarbeitsplatzes zur Verfügung. Die Anwendungen sind von allen gängigen Endgeräten bedienbar – von unterwegs, im Home-Office oder am Arbeitsplatz. QSC-tengo bietet Module, die je nach Bedarf gebucht werden können und flexibel skalierbar sind.

Angeboten werden u.a. Unified-Communication-Anwendungen, Mail, Telefonie, Audio-/Videokonferenzen, Projekträume. Basis sind u.a. die Microsoft-Applikationen Sharepoint, Exchange und Lync.

Die Weiterentwicklung der preisgekrönten virtuellen Telefonanlage IPfonie centraflex von QSC ist darüber hinaus auch Bestandteil der QSC-tengo-Familie.

Die Services werden in den TÜV-zertifizierten Rechenzentren der QSC AG bereitgestellt, die ausschließlich in Deutschland stehen und den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen unterliegen.

Weitere Informationen

• www.qsc.de/tengo
• Telefon 0800 34 68 266
• Flyer über „tengo communication“ (PDF).