Pflegekinder in Bremen: Mit IPfonie centraflex flexibel angebunden
Pflegefamilien und Tageseltern für Kinder in Bremen zu finden und zu betreuen, ist die Aufgabe von PiB – Pflegekinder in Bremen. Dazu benötigt der Jugendhilfeträger eine Telefonielösung für mehrere Standorte, die sich leicht managen und schnell erweitern lässt. Sein ITK-Dienstleister Hiller+Hinken empfahl die Telefonanlage IPfonie centraflex von QSC. Sie deckt seit vier Jahren optimal den Bedarf des gemeinnützigen Unternehmens und seiner knapp 100 Beschäftigten.
Glück in der zweiten Familie: Hochprofessionell sorgt Pflegekinder in Bremen PiB dafür, dass Kinder aus problematischen Verhältnissen eine zweite Familie finden, so dass sie sich bestmöglich entwickeln und entfalten können. Foto: © iStock.com/Dean Mitchell
Schnelles Firmenwachstum erforderte eine neue ITK-Infrastruktur
Elf Jahre nach Firmengründung ging beim gemeinnützigen Unternehmen PiB (Pflegekinder in Bremen) in Sachen ITK nichts mehr: Die Datenverbindungen waren zu langsam, der Telefonverkehr störanfällig, die Voice-Box überlastet und bei jedem neuen Mitarbeiter musste größerer Aufwand betrieben werden, um ihn mit Telefon und Internet zu versorgen.
Der Grund war das schnelle Wachstum des Jugendhilfeträgers, der in Bremen für alle Pflegefamilien und Tageseltern zuständig ist: 2002 hatte er mit 18 Beschäftigten die Arbeit aufgenommen, 2013 war die Belegschaft schon 65 Personen stark, heute sind an vier Standorten 94 Personen für PiB tätig. Allein im Jahr 2017 stellte PiB-Geschäftsführerin Monika Krumbholz 15 neue Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter ein. Sie sagt: „Mit den Anforderungen der Gesellschaft nach Kinderbetreuung sind auch wir gewachsen. Heute kümmern wir uns um 620 Pflegekinder in 450 Familien und 1100 Kleinkinder bei 240 Tageseltern.“
Eine gute Kommunikationsinfrastruktur ist unerlässlich
Regelmäßiger und häufiger Kontakt mit den Pflege- und Tageseltern gehört hier zum Tagesgeschäft, eine gute Kommunikationsinfrastruktur ist dafür unerlässlich. Außerdem müssen die Beschäftigten von allen Standorten aus problemlos auf die zentrale Datenbank zugreifen können, in der Kontaktdaten und Informationen über Kinder und Betreuer gespeichert sind. Als vor vier Jahren der Vertrag der alten, in die Jahre gekommenen Telefonanlage auslief, bot sich eine komplette Umrüstung der ITK-Infrastruktur an – mit dem Ziel, dass es eine zuverlässigere und leichter zu erweiternde ITK-Lösung sein sollte, mindestens ebenso sicher, möglichst aber kostengünstiger als das vorherige Konstrukt.
Bis zur Umstellung im Jahr 2013 hatte eine geleaste Telefonanlage in der Firmenzentrale Mitarbeiter aller Standorte mit Voice-Services versorgt. Doch die Anbindung via VPN auf IPsec-Basis war dem Wachstum des Jugendhilfeträgers nicht mehr gewachsen: Datenverkehr und Telefonverkehr behinderten sich gegenseitig, die ITK-Infrastruktur der Firmenzentrale war überlastet. Die VPN-Vernetzung, die in den ersten Firmenjahren gute Dienste geleistet hatte, war zum Nadelöhr geworden.
PiB-Geschäftsführerin Monika Krumbholz: „In wenigen Tagen sind neue Anschlüsse eingerichtet. Und es ist für die Nutzer sehr einfach, sich in die Telefonanlage einzuarbeiten.“ Foto: PiB gemeinnützige GmbH.
Auf Rat ihres ITK-Dienstleister Andreas Hinken vom Bremer Systemhaus Hiller+Hinken, der das Unternehmen seit seinen Anfängen betreut hatte, entschied sich PiB-Chefin Krumbholz für die komplette Digitalisierung: für die virtuelle, cloudbasierte Telefonanlage von QSC, IPfonie centraflex. Auf eine traditionelle Telefonanlage im eigenen Haus – und auf deren Wartung – kann sie seither ebenso verzichten wie auf einen Anschluss ans öffentliche Telefonnetz.
Vorbehalte gegen IP-Telefonie ausgeräumt
Allerdings machte es sich die Sozialpädagogin mit ihrer Entscheidung nicht leicht und informierte sich zunächst bei anderen Unternehmern nach deren Erfahrungen mit IP-Telefonie: „Ich wollte sichergehen, dass wir keinen Fehler machen, denn es handelte sich ja um eine grundlegende Entscheidung und eine hohe Investition für unser kleines Unternehmen.“ Auch wenn ansonsten keine Anschaffungskosten mit dem IT-Umbau verbunden waren, mussten doch für alle Mitarbeiter neue Endgeräte angeschafft werden.
Außerdem sorgte sich Monika Krumbholz, ob die Telefonqualität genauso gut sein würde wie bei dem vorher genutzten ISDN-Anschluss. Sie wusste, dass in den Anfangsjahren bei IP-Telefonaten häufig Echos zu hören gewesen waren. Eine weitere Befürchtung war, dass die Ausfallsicherheit nicht ausreichen würde, wenn auch die Telefonate übers IP-Netz liefen.
Dienstleister Hinken konstruierte die neue Voice-Anbindung so, dass beide Bedenken sich als unbegründet erwiesen. Schon alleine durch die Wahl von QSC als Voice-over-IP-Carrier baute er Qualitätsproblemen vor: Da QSC IP-Telefonie stets mit Vorrang der Sprachdaten auf der IP-Leitung – sogenanntes Quality of Service (QoS) – realisiert, sind hier Sprachverzerrungen nicht zu befürchten. Die mehrfach preisgekrönte Centrex-Lösung IPfonie centraflex bildet zudem nahezu alle relevanten Funktionen der klassischen Telefonanlage ab. Und da PiB ohnehin die Internetzugänge von QSC nutzte, konnte zusätzliche Stabilität erreicht werden.
Trennung von Telefonie und Datenverkehr stabilisiert die IT-Systeme
Hinzu kam, dass durch den Einsatz der cloudbasierten Telefonanlage eine Trennung von Telefonie und Datenverkehr erreicht wurde. Denn statt zur Telefonanlage in der Firmenzentrale werden die Anrufe jetzt von jedem PiB-Standort aus direkt ins Rechenzentrum von QSC vermittelt. Dafür ist jeder Standort mit einem eigenen Internet-Zugang ausgestattet. Fallen in der Firmenzentrale einmal die IT-Systeme aus, können die Beschäftigten immer noch telefonieren und das Internet nutzen.
Auch ist die zentrale IT durch die Umstellung stabilisiert worden: Das VPN-Netz wird nun nur noch für den internen Datenverkehr genutzt. Da es von Telefondaten entlastet ist, ermöglicht es wieder zuverlässig den Zugriff auf die zentralen IT-Funktionen und die wichtige Datenbank.
Einfache Handhabung und zusätzliche Bedienungsfreundlichkeit
Zusätzlich freut sich PiB-Chefin Monika Krumbholz über eine hinzugewonnene Bedienungsfreundlichkeit. Zum einen nutzt sie ergänzend zur cloudbasierten Telefonanlage die Unified-Communication-Software Estos ProCall. Sie ermöglicht u.a. unternehmensweit Präsenzanzeigen aller Teilnehmer/-innen und die Anwahl von Telefonnummern direkt aus dem PC-Telefonbuch.
Eine besondere Erleichterung ergibt sich außerdem aus der einfachen Handhabung und der leichten Erweiterbarkeit bei IPfonie centraflex. Krumbholz: „In wenigen Tagen sind neue Anschlüsse eingerichtet. Und es ist für die Nutzer sehr einfach, sich in die Telefonanlage einzuarbeiten.“
PiB: Bremens erste Adresse für Kinderbetreuung
Die gemeinnützige Gesellschaft PiB – Pflegekinder in Bremen arbeitet seit April 2002 als Träger der Kinder- und Jugendhilfe. Im Auftrag der Hansestadt sucht, qualifiziert und begleitet sie Familien, die als Paten oder als Pflege- oder Tageseltern Verantwortung übernehmen, um Kinder befristet oder langzeitig aufnehmen. Das Ziel ist es, Kindern eine zweite Familie zu bieten, so dass sie sich bestmöglich entwickeln und entfalten können. Für PiB sind aktuell 94 Mitarbeiter an vier Standorten in Bremen tätig. Website: http://www.pib-bremen.de
Hiller+Hinken: ITK-Partner mit Full Service
Seit mehr als 25 Jahren steht die Hiller+Hinken GmbH in Bremen und Umgebung ihren Kunden als ITK-Dienstleister zur Verfügung. Das Einzugsgebiet erstreckt sich bis nach Hannover und Hamburg.
Die von Andreas Hinken geführte Firma hat aktuell fünf Mitarbeiter. Zu den Kunden, in der Regel Unternehmen mit bis zu 250 IT-Arbeitsplätzen, zählen etliche soziale Einrichtungen. Hiller+Hinken kümmert sich um alle ITK-Bereiche: vom Server über das Netzwerk und die IT-Arbeitsplätze bis zu Anschlüssen an Datenleitungen und die Installation moderner Telefonielösungen (z.B. IPfonie centraflex, ISDN-Konvergenz). Seit 2001 ist Hiller+Hinken Partner der QSC AG, derzeit als indirekter Vertriebspartner über das Aachener Systemhaus Amian&Witzel. Die Cloud-Telefonanlage IPfonie centraflex hat der ITK-Dienstleister erstmalig 2008 bei einem Kunden eingesetzt. www.hiller-hinken.de