Microsoft Teams im Einsatz: Achtung Wildwuchs!
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Die Anwendung „Teams“ ist eines der wenigen ganz neuen Gesichter in Microsofts cloudbasierter Office-365-Suite. Für Unternehmen lohnt sich ein intensiver Blick auf die neue Software, kann sie doch die interne und teils auch externe Zusammenarbeit und Kommunikation deutlich produktiver gestalten. Von alleine stellen sich die Vorteile jedoch nicht ein.
Microsoft Teams spart Unternehmen Zeit und Geld – davon sind unter anderem die Analysten von Forrester Research überzeugt. Auf Basis einer Befragung von 260 Unternehmen kamen sie jüngst zum Schluss: Teams reduziert die Zahl und die Dauer von Meetings. Sogenannte „Information Worker“ gewinnen jede Woche mehrere Stunden durch bessere Zusammenarbeit und Informationsaustausch. Mitarbeiter sparen Zeit, weil sie viele Einzelanwendungen in Teams gebündelt vorfinden. Und dank der hohen Verfügbarkeit der Cloud reduzieren sich die Ausfallzeiten um rund 15 Prozent.
Microsoft Teams: Alle Collaboration-Tools unter einem Dach
Das Besondere von Teams besteht unter anderem darin, dass die Software wohlbekannte Funktionen etwa aus der Textverarbeitung oder dem Teilen von Dokumenten mit gänzlich neuen Features zu einem integrierten Ganzen zusammenfügt. Das jeweilige Team verfügt somit über sämtliche Inhalte, die es für die Zusammenarbeit benötigt, an einem zentralen Ort.
Und wie der Name schon sagt: Nicht mehr der einzelne Anwender steht im Mittelpunkt, sondern Teams, die zu einem bestimmten Thema zusammenarbeiten – sei es zeitlich begrenzt in einem Projekt oder dauerhaft als Abteilung im Unternehmen. Dreh- und Angelpunkt ist eine mächtige Chat-Funktion, die zum Beispiel nicht nur Textnachrichten erlaubt, sondern auch Video- und Audiokonferenzen integriert. Oft ist es nicht einmal mehr notwendig, den Teams-Client zu verlassen, wenn Nutzer zum Beispiel Dateien in Powerpoint, Excel & Co. anschauen oder bearbeiten. Über sogenannte Connectoren lassen sich zudem externe Dienste, wie zum Beispiel Twitter-Feeds, in der jeweiligen Teams-Gruppe einbinden. Noch mächtiger sind zum Beispiel integrierte Bots, die etwa bei der Terminbuchung im Kalender oder bei der Suche von Mitarbeitern unterstützen. Auch Systeme wie Confluence oder Entwicklerumgebungen sind integrierbar.
Software mit einer Fülle an Funktionen: Tolle Chats und vieles mehr
Die Erfahrung zeigt, dass Anwender angesichts der Funktionsfülle schnell begeistert sind, wenn sie erstmals mit Teams arbeiten.
Doch genauso schnell lässt diese Motivation nach, wenn neben den üblichen E-Mails, Twitter- und sonstigen Nachrichten nun auch noch Teams den Nutzer mit Benachrichtigungen überhäuft. Oder wenn die Mitarbeiter feststellen, dass Teams eine ganz neue Transparenz herstellt – denn alle Gruppenmitglieder lesen mit und nicht nur ein einzelner Adressat.
Zudem besteht akute Wildwuchsgefahr: Falls eine Unzahl von Teams-Gruppen existiert, bei denen sich die Themen zudem noch überschneiden, müssen sich Anwender die gewünschten Quellen und Dokumente doch wieder mühsam zusammensuchen.
Deshalb gilt: Weniger Kanäle sind besser als mehr Kanäle. So benötigt der Teams-Einsatz – noch mehr als andere Office-Anwendungen – eine ordnende Hand, die für klare Regeln und Strukturen sorgt.
Schulungen und Workshops für MS Teams sinnvoll
Schulungen und Workshops sind deshalb unerlässlich, die das Umlernen und ein Bewusstsein für den effektiven Umgang mit den neuen Werkzeugen unterstützen. Und die deutlich machen, wie sich Projektmitglieder gemeinsam auf den Einsatz von Teams verständigen können.
Findet eine solche Verpflichtung nicht statt, entstehen fast zwangsläufig Parallelwelten: Während einige Projektmitarbeiter schnell auf Teams umsteigen, verwenden andere weiterhin E-Mails und andere gewohnte Kanäle – oder beides.
Es besteht auch die Gefahr, dass die Anwender Teams auf ausschließlich traditionelle Weise bedienen und somit Potenziale ungenutzt bleiben. Beispiel: Teams ist nicht nur Chatwerkzeug, sondern kann Dokumente direkt mit der Teamkommunikation koppeln.
Zudem lassen sich externe Gäste über die „Teilen“-Funktion hinzufügen, was die Zusammenarbeit sehr erleichtert – vorausgesetzt natürlich, dass die jeweiligen Dokumente für das Teilen mit Externen auch freigegeben und der Mandant entsprechend konfiguriert ist.
Zusätzliche Nachrichtenflut mit Briefings bewältigen
Die größte Herausforderung beim Einsatz von Teams besteht jedoch zweifellos in der Flut aus Nachrichten und Benachrichtigungen, die ein unbegleiteter Einsatz des Werkzeugs fast zwangsläufig mit sich bringt.
Vor allem in der Anfangszeit sind Briefings für die jeweiligen Arbeitsgruppen hilfreich, in denen Regeln für die Zusammenarbeit über das Tool vereinbart und grundlegende Fragen geklärt werden:
- Welche Funktionen werden für welchen Zweck und wie oft genutzt?
- Wie verläuft die Kommunikation innerhalb des Teams, auch in Abgrenzung zu beispielsweise Kunden?
- Wann informiere ich Einzelne, wann das ganze Team? Hier benötigt jedes Team eine Governance, die regelt, wie die wichtigsten Kommunikationsgepflogenheiten aussehen sollen.
Teams-Gruppen zentral steuern
Doch nicht nur die Anzahl der Nachrichten, sondern auch der eingerichteten Teams-Gruppen selbst neigt dazu, rasant zu wachsen. Deshalb sollten Teams, die sich nur für ein bestimmtes Projekt formieren, anders behandelt werden als permanent bestehende Gruppen.
Ad-hoc-Teams benötigen ein Verfallsdatum, zu dem sie wieder aufgelöst werden, damit mittel- und langfristig kein riesiger „Gruppen-Zoo“ entsteht.
Nicht zuletzt stellt sich die Frage, wer überhaupt neue Teams-Gruppen eröffnen darf und darüber entscheidet, wer Teilnehmer ist und wer nicht. Ab einer gewissen Unternehmensgröße bietet es sich oft an, eine zentrale Stelle zu schaffen, die als einzige neue Teams erstellen darf, etwa die Aufbauorganisation. So oder so benötigen Unternehmen dabei einheitliche Namenskonventionen und einen definierten Lebenszyklus für die eingerichteten Teams sowie einen Leitfaden für deren Nutzung.
Robuste Webkonferenzen auch für unterwegs
Microsoft verspricht natürlich, dass jeder mit Teams schnell und einfach starten kann. Das ist im Kern auch richtig – vor allem, da das Tool viele bereits bekannte Funktionen und Anwendungen unter dem Dach von Teams vereint.
Doch bietet das Werkzeug darüber hinaus völlig neuartige Funktionalitäten und Innovationen. Zum Beispiel für Webkonferenzen: Bei ihnen verwendet Microsoft seine Public-Cloud-Infrastruktur von Azure mit sehr robusten Codecs. So können Gruppenmitglieder nun problemlos über ihre Mobilgeräte an Web-Meetings teilnehmen. Zudem implementiert Microsoft gerade eine Funktion, mit der sich Meetings nicht nur aufzeichnen, sondern auch automatisch transkribieren lassen.
Augmented Reality verbindet analoge und digitale Whiteboards
Auch anderweitig verschwindet die Kluft zwischen analog und digital: Über Augmented Reality sind analoge und digitale Whiteboards miteinander synchronisiert, sodass sich die Grenzen zwischen „realem“ Meeting und der Online-Teilnahme weitgehend auflösen.
Auch der Blick über Microsoft hinaus lohnt sich: Denn Microsoft begrüßt externe Erweiterungen ausdrücklich und bezeichnet Teams deshalb auch als „Hub“ für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz.
Klar definierte Governance erforderlich
Die Entscheidung über solche Innovationen kann ein Unternehmen nicht seinen Mitarbeitern überlassen. Auch wenn im Zuge des Teams-Einsatzes viel Verantwortung, die vorher in den Händen der IT lag, nun auf die Fachabteilungen übergeht – etwa bei der Erteilung von Zugriffsrechten auf bestimmte Gruppen. Allein schon aus Sicherheitsgründen muss der Teams-Einsatz auch hier einer klar definierten Governance folgen. Ist die IT-Abteilung dafür zu klein, wie etwa bei vielen Mittelständlern, können diese Aufgabe auch externe Dienstleister übernehmen.
Weitere Informationen:
- Office 365: Revolution des IT-Betriebs durch die Hintertür? (QSC-Blog)
- Klassisch auf Microsoft Teams migrieren? Besser nicht! (QSC-Blog)