E-Invoicing: Schluss mit den Papierrechnungen

Das digitalisierte Rechnungsverfahren E-Invoicing verspricht nicht nur Kosteneinsparungen von bis zu 80 Prozent im Vergleich zu papierbasierten Abrechnungsverfahren. Es wird ab dem 27. November 2020 im Business-to-Government-Bereich (B2G) auch Pflicht in der EU. Soll heißen: Rechnungsstellungen an eine Behörde im EU-Raum müssen demnächst elektronisch erfolgen. In diesem Zuge gewinnt auch der elektronische Datenaustausch (EDI) stärker an Bedeutung. Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Einführung von E-Invoicing? Und welche Erleichterungen bringt EDI as a Service?

Nebeneinander auf Holzpflöcken aufgereihte Briefkästen vor blauem Himmel und einer Berglandschaft im Hintergrund.

Klassische Rechnungen in die Wüste geschickt: Elektronischer Datenaustausch à la EDI spart nicht nur Papier, sondern auch viel Zeit und Geld. Bild: © Image Source / Getty Images

Nach zehn Jahren täglicher Nutzung sind viele der Büromöbel im Gesundheitsamt der Stadt defekt oder entsprechen nicht mehr den ergonomischen Arbeitsplatzanforderungen. Nach einem Vergabeverfahren ordert die Behörde beim Büromöbelhändler mit dem besten Preis-Leistung-Verhältnis 35 elektronisch höhenverstellbare Schreibtische, 12 Stehpulte und 50 ergonomisch geformte Bürodrehstühle.

Ab Ende November ginge es dann bei diesem und jedem anderen öffentlichen Auftraggeber so weiter: Nachdem die Behörde den Auftrag erteilt hat, erfolgen Kommissionierung, Lieferung und Rechnungsstellung automatisiert – und mit Ausnahme der Transportwege – komplett digital.

Möglich ist das durch intelligent ineinandergreifenden ERP-Anwendungen – und vor allem durch digitalisierte Rechnungsprozesse. Der Austausch von Geschäftsdaten über EDI (Electronic Data Interchange) ermöglicht die Integration der Geschäftsprozesse von Kunden und Lieferanten und vereinfacht so die Kommunikation rund um Bestellung und Rechnung und beschleunigt so die Zahlungsabwicklung. Denn elektronische Dokumente lassen sich automatisch in andere Geschäftssysteme integrieren und Sender- sowie Empfängersystem kommunizieren durch EDI autonom miteinander.

 

E-Invoicing: Welche Herausforderungen birgt die Einführung für Unternehmen?

Ab 27. November 2020 müssen deutsche Unternehmen und Behörden Rechnungen untereinander elektronisch empfangen und versenden. So sieht es das E-Rechnungsgesetz vor, das Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU in deutsches Recht umsetzt. Damit betrifft die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) knapp die Hälfte aller deutschen Unternehmen: Fast jedes zweite ist Geschäftspartner von einer oder mehreren öffentlichen Institutionen, wie Bundes-, Landes- oder kommunalen Verwaltungen, Krankenhäusern, Kitas, Schulen, Stadtwerken oder Sparkassen.

Welche Vorteile bringt E-Invoicing?

  • Durch die elektronische Rechnungsstellung lassen sich Rechnungsdaten zwischen Auftraggeber und Rechnungsempfänger durchgängig digital vernetzt und medienbruchfrei weiterverarbeiten. Indem E-Invoicing arbeitsintensive und fehleranfällige Arbeitsschritte wie das händische Übertragen von Rechnungsdaten in ein elektronisches System ablöst, verkürzt sich die Bearbeitungsdauer um bis zu 50 Prozent.
  • Unabhängig von Rechnungsweg und Protokoll lässt sich durch E-Invoicing jedes Dokument in den digitalen Rechnungs-Workflow integrieren. So lassen sich beispielsweise Rechnungen den zugehörigen Bestellungen zuordnen oder Rechnungsdokumente automatisiert archivieren.
  • Die E-Rechnung senkt Betriebsausgaben und Emissionen: Laut BMI lassen sich bis zu elf Millionen Euro und knapp 6.000 Tonnen CO2 auf Unternehmensseite einsparen, da weder Papier und Tinte noch Brieftransport notwendig sind und zudem Porto- und Energiekosten entfallen.
  • Die elektronische Rechnung verkürzt die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungsanweisung. So erhöhen Unternehmen Cashflow und Liquidität.
  • Verschlüsselte Übertragungsverfahren sorgen für einen sicheren Rechnungsaustausch.

Während die geschäftliche Kommunikation überwiegend elektronisch per E-Mail erfolgt, werden in Deutschland Rechnungen meist postalisch versendet – laut BMI mehr als 30 Milliarden pro Jahr. Fand eine elektronische Rechnungsstellung mit öffentlichen Auftraggebern statt, lief dies bisher zu 80 Prozent per PDF. Doch auch dieses Format ist künftig nicht mehr gültig. Zulässig ist eine Rechnung nur noch als strukturierter Datensatz – wahlweise über das Standardformat XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD, das auf dem internationalen Standard UN/CEFAT basiert.

Um normkonform zu arbeiten, müssen Unternehmen neue Formate oder Übertragungswege einrichten. Fachliche oder finanzielle Defizite stellen mittelständische Betriebe oftmals vor große Herausforderungen, um

  • den Rechnungsausgang zu digitalisieren – vom Erstellen einer Rechnung über das Konvertieren und Verarbeiten bis zur Zustellung,
  • interne Rechnungsprozesse für nationale und internationale Rechnungsempfänger zu standardisieren,
  • länderspezifische Gegebenheiten zu berücksichtigen in Hinblick auf Übertragungsformat und -protokoll sowie Sicherheitsaspekte.

 

Anforderungen an E-Invoicing mit EDI lösen

 Es gibt mehrere Möglichkeiten, die elektronische Rechnung im Unternehmen einzuführen:

  • Unternehmen, die mit SAP arbeiten, können die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD direkt im SAP MailCenter erstellen, validieren und versenden. Die cloudbasierte Software-Architektur ermöglicht es, die SAP-Lösung schnell und unkompliziert in die bestehende SAP-Systemlandschaft zu integrieren. Für einen reibungslosen Betriebsablauf steht die q.beyond AG ihren Kunden als IT- und SAP-Dienstleister beratend und unterstützend zur Seite.
  • Die für das E-Invoicing im B2G-Bereich erforderlichen strukturierten Formate lassen sich auch in EDI-Daten abbilden. Der Vorteil von EDI (Electronic Data Interchange): Zur Integration ihrer Geschäftsprozesse müssen Geschäftspartner bestehende Protokolle nicht ändern oder neue einführen. Das passiert adressatenunabhängig vom Businesspartner bis zum behördlichen Rechnungsempfänger und losgelöst vom ERP-System innerhalb einer SAP-Umgebung oder bei Non-SAP-Anwendungen.

Zusätzliche Vorteile von EDI:

  • Per EDI können kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sämtliche papierbasierten Warenwirtschaftsprozesse digitalisieren und automatisieren.
  • Weil Sender- und Empfängersystem vollautomatisiert miteinander kommunizieren, senkt EDI zusätzlich Personalkosten, Bearbeitungsaufwände und Fehlerquoten, die bei der manuellen Dateneingabe anfallen.

So hilft der elektronische Datenaustausch speziell KMU dabei, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Doch laut einer aktuellen Umfrage von Handelsblatt Research Institute, YouGov und Comarch nutzt zwar jedes dritte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern den elektronischen Rechnungsversand. Bei den kleineren Firmen ist es aber nur jeder fünfte Betrieb. Damit Unternehmen den digitalen Anschluss nicht verpassen, unterstützt die q.beyond AG  bei der Integration von Geschäftsprozessen in heterogenen Systemlandschaften und der Anbindung von externen Geschäftspartnern.

 

Elektronischer Datenaustausch as a Service

Noch einfacher ist es für Unternehmen, EDI as a Service zu nutzen: Kosten, Support und Monitoring lassen sich mit EDI as a Service bedarfsgerecht skalieren. Eine Dienstleistung, die ebenfalls von q.beyond zur Verfügung gestellt wird.

Der Vorteil: Neben der leichten Skalierbarkeit unterliegen alle involvierten Services wie SAP, IT-Infrastruktur, Netzwerk oder EDI as a Service einheitlichen Service Level Agreements (SLAs). E-Invoicing- sowie weitere Geschäftsprozesse lassen sich also ganzheitlich und aus einer Hand betreuen. So können Unternehmen die neue elektronische Rechnungsstellung schnellstmöglich adaptieren und profitieren aus der langjährigen Erfahrung der q.beyond beim Onboarding neuer Partner sowie der Analyse, Harmonisierung und Optimierung  von elektronischen  Geschäftsprozessen.

 

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