Hyperautomation: Automatisierung hilft gegen Fachkräftemangel
Mit ganzheitlicher Hyperautomation bieten Unternehmen dem Fachkräftemangel die Stirn. Bild: © Michael H / Getty Images
Ob Fachkräftemangel, Digitalisierungsdruck oder Energiekrise: Nahezu alle Organisationen stehen aktuell vor enormen Herausforderungen. Darum starten viele Unternehmen eine Automatisierungsoffensive. Besonders vielversprechend in diesem Zusammenhang? Hyperautomation! Sich diesem komplexen Thema strategisch zu nähern, bringt entscheidende Vorteile. Schon allein die Vielzahl möglicher Lösungswege, Tools und Applikationen braucht Weitblick und gute, wegweisende Entscheidungen. Im Ergebnis entstehen positive Effekte, die unter anderem dem (IT-)Fachkräftemangel entgegenwirken.
Automatisierungsoffensive gegen Ressourcen-Engpässe
Derzeit vergeht kaum ein Tag, ohne dass von steigenden Energiepreisen die Rede ist. Für Unternehmen reiht sich dieses Problem in eine länger werdende Liste ein. Auf der stehen unter anderem Ressourcen-Engpässe und Fachkräftemangel ganz weit oben. Haben Organisationen bis hierhin noch Nachholbedarf bei der Automatisierung, sollten sie schnell aktiv werden. Handlungsdruck zeigt sich bei fast allen Marktteilnehmern: Noch immer sind manuelle und analoge Prozesse weit verbreitet. Dies bindet Ressourcen und blockiert sie für wertschöpfende Prozesse. Der Wunsch nach einer Automatisierungsoffensive wächst darum stetig. Folglich reifen mehr und mehr Ideen, diese ganzheitlich anzugehen. Mittels Hyperautomatisierung stehen die Chancen besonders gut, dem Fachkräftemangel endlich wirksam zu begegnen.
Fachkräftemangel bremst Wachstum
Der Fachkräftemangel ist länger schon in aller Munde. Insbesondere im Bereich Digitalisierung ist die Situation prekär wie nie: So waren laut einer Bitkom-Studie zum Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte beispielsweise Ende 2021 96.000 Stellen unbesetzt. Entsprechend gaben zwei Drittel der Unternehmen (65 Prozent) an, an dem Mangel an IT-Fachkräften zu leiden. Ebenso viele (66 Prozent) erwarteten, dass sich dies in Zukunft weiter verschärfen werde.
Die Folgen dieser Entwicklung sind besorgniserregend: Mit zu knappen Ressourcen im Bereich IT kommen Unternehmen bei der dringend notwendigen Digitalisierung nicht schnell genug voran. So verlieren sie den Anschluss an den Wettbewerb. Es ist daher nicht verwunderlich, dass derzeit mehr als 50 Prozent der Betriebe im Fachkräftemangel die größte Gefahr für ihre Geschäftsentwicklung sehen, wie in einem Dossier des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz zu lesen ist.
Digitalisierung und Automatisierung im Fokus
Die Digitalisierung einzelner Geschäftsprozesse ist nur der erste Schritt der digitalen Transformation. Um das Potenzial zum Beispiel in der Bürokommunikation vollends auszuschöpfen, gilt es, die gesamten Prozesse lückenlos zu digitalisieren und weitgehend zu automatisieren. Das Beispiel DevOps – die von Software-Entwicklung und IT-Betrieb kulturell gestützte Sammlung unterschiedlicher technischer Methoden – aus dem Arbeitsalltag vieler Organisationen zeigt, wie verselbstständigte Lösungen Ressourcen einsparen helfen.
Monatlich müsste ein Team Vorgänge händisch in die DevOps-Kultur einpflegen. Das dauert etwa 2,5 Stunden. Möglich ist aber auch die Automatisierung: Einzelne Arbeitsschritte lassen sich im Vorfeld programmieren und konfigurieren – die Software erledigt die Arbeit automatisch. Dadurch schrumpft der Zeitaufwand auf zehn Minuten zusammen. Der Grund: Der Mensch führt nur noch zwei der sieben Prozessschritte selbst durch.
Um einen solchen Automatisierungsprozess in großem Stile möglich zu machen, braucht es Hyperautomation bzw. Hyperautomatisierung. Dieser innovative Ansatz bedeutet, die bekannten Automatisierungstechnologien – zum Beispiel RPA, BPA oder Workflow-Lösungen – im Überblick zu betrachten und daraus die für das jeweilige Ziel passende Kombination von Lösungen zu extrahieren. Dieser Ansatz entwickelt sich mit unaufhaltsamer Geschwindigkeit zu einem der wichtigsten Technologietrends in 2022.
Besser ganzheitlich: mit Hyperautomation gegen Fachkräftemangel vorgehen
Zahlreiche wiederkehrende Prozesse bremsen Unternehmen aus: Administrative Arbeitsabläufe, als Teil der Wertschöpfungskette, sind oft zeitfressend und ineffizient. Häufig sind diese auch unstrukturiert, wenig nachhaltig und intransparent. Schaffen es Unternehmen, diese Prozesse weiterhin zu automatisieren, gewinnen sie freie Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten. Hyperautomatisierung lässt sich allerdings nicht mit nur einem Tool oder einer bestimmten Applikation erreichen. Vielversprechend ist es hingegen, eine ganzheitliche und gleichzeitig bezahlbare Strategie zu entwickeln. Das Erfolgsrezept ist hier erfahrungsgemäß die smarte Kombination der richtigen Komponenten, die sich untereinander helfen und nicht gegenseitig ausbremsen oder eliminieren.
Strukturiert zum Ergebnis
Um die Strategie für eine erfolgreiche Hyperautomatisierung zu entwickeln, braucht es eine strukturierte Vorgehensweise. Idealerweise startet ein solches Projekt mit der Betrachtung der Wertschöpfung eines Unternehmens – ausgehend von den geschäftskritischen Prozessen. Auf diese Weise zeigen sich fast automatisch die auszuwählenden Lösungen, sowie die Priorität in der Umsetzungsreihenfolge. Gleichzeitig entsteht ein Kostenüberblick, der einen Investitionsplan und eine zielgerichtete Budgetierung möglich macht.
Damit diese Rechnung aufgeht, beauftragen viele Unternehmen externe, im Bereich Hyperautomation erfahrene Berater:innen. q.beyond begleitet solche Projekte mit großem Erfolg: Die Expert:innen finden sich auch in komplexen IT-Umgebungen zurecht und bringen Best Practices aus vielen umgesetzten Projekten mit. Sie kombinieren ihr Wissen mit bewährten Methoden, Tools und Applikationen und können bei Bedarf auf ein starkes Partnernetzwerk zurückgreifen.
Hyperautomation hilft nicht nur gegen Fachkräftemangel
Welche Voraussetzungen muss ein Unternehmen mitbringen, um von Hyperautomation zu profitieren? Schlussendlich sind es vor allem ein starker Wille zur Innovation und das Verständnis, dass sich der Aufwand entsprechender Projekte mit Blick auf den zu erwartenden Nutzen lohnt. Dabei wirkt Hyperautomation nicht nur dem Mangel an Fachkräften entgegen. Mittels Digitalisierung und Automatisierung sparen Organisationen erfahrungsgemäß innerhalb kürzester Zeit Kosten. Insgesamt erledigen alle Abteilungen ihr Tagesgeschäft agiler und effizienter. Diese Vorteile zeichnen sich bereits nach kurzer Zeit ab:
- Kostenersparnis
- Prozessgeschwindigkeit
- Prozesssicherheit
- Prozesstransparenz (Messbarkeit)
- freiwerdende Ressourcen & Kapazitäten.
Zahlen beweisen Wirksamkeit von Hyperautomation
Eine Grobanalyse der TOP 20-Prozesse in deutschen Unternehmen zeigt, dass sich die Optimierung auch auf harte Zahlen auswirkt. Am Beispiel des Onboardings eines Mitarbeitenden aus einem Kundenszenario von q.beyond lässt sich erkennen, dass die Prozesskosten nach dem Übergang zu Hyperautomation deutlich sinken: Statt zum Beispiel Excel-Formulare auszufüllen und Verträge händisch auszustellen, lassen sich mit den passenden Automatisierungstools bereits vorliegende Daten des neuen Mitarbeitenden automatisch weiterverwenden und Verträge automatisch erzeugen. Dieselben Daten können genutzt werden, um Accounts in verschiedenen Systemen anzulegen.
Während der analoge Vorgang pro Onboarding insgesamt 5,7 Stunden Zeit kostet, sind es nach seiner vollständigen Automatisierung lediglich 1,6 Stunden. Hochgerechnet auf monatlich 16 Ausführungen ergäbe sich eine Prozesskostenersparnis nur für dieses eine Beispiel in Höhe von über 5.000 Euro.
Hyperautomation gegen Fachkräftemangel? Unbedingt!
Den Mangel an Fachkräften spüren inzwischen fast alle Unternehmen. Innovative Konzepte wie Hyperautomation leisten einen wesentlichen Beitrag, bestehende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlasten. Auf diese Weise lassen sich ihre Ressourcen optimal in die Wertschöpfungskette einbinden. Um die Potenziale der Hyperautomatisierung entfalten und nutzen zu können, sollten die Organisationen die Digitalisierung mit professioneller Unterstützung auf die nächste Ebene heben. Bei der Auswahl eines entsprechenden Projektpartners gilt es darauf zu achten, dass die künftig beauftragten Expert:innen sich in komplexen IT-Umgebungen bestens zurechtfinden, Prozesse sowie mögliche Technologien und Tools kennen und einen ganzheitlichen Blick auf Unternehmen wahren. So kann eine nachhaltige Strategie für Hyperautomation gedeihen und in einen zielgerichteten Maßnahmenkatalog münden.
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