Prozessoptimierung durch Software: Wie Unternehmen hierfür Daten und KI nutzen
KI, eine qualitativ hochwertige Datenbasis und passgenaue Individualsoftware können helfen, Prozesse zu optimieren. Bild: © Tomas Rodriguez / Getty
Mittelständische Organisationen benötigen maßgeschneiderte Business-Applikationen, um wettbewerbsfähig zu sein. Diese unterstützen sie dabei, Informationen zu organisieren, bringen erhebliche Arbeitserleichterungen und steigern die Effizienz. Sie legen damit auch den Grundstein für den Erfolg ganzheitlich optimierter Geschäftsprozesse. Dafür braucht es Unternehmensdaten und künstliche Intelligenz.
Hart umkämpfte Märkte und starke Wettbewerber zwingen Unternehmen dazu, sämtliche Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Oft hat dabei jeder Fachbereich seine ganz eigenen Anforderungen an die Geschäftsabläufe. Individuelle Softwarelösungen bieten ein großes Potenzial, auch kleinere Prozessketten optimal aufzustellen.
Jedoch: Mit der Einführung ist es nicht getan. Vielmehr gilt es, Geschäftsprozesse regelmäßig und fortlaufend auf den Prüfstand zu stellen. Mit Lösungen für Business Process Intelligence, auch Business Process Transformation genannt, schaffen es Unternehmen, ihre Prozesse zu analysieren, Potenziale zu identifizieren und bei Bedarf neu aufzusetzen.
Datengestützte Entscheidungen treffen
Eine essenzielle Rolle kommt dabei den Daten zu, die jede Organisation im digitalen Zeitalter massenhaft produziert. Die Idealvorstellung: Datenmengen aus verschiedensten Quellen auswerten und als Basis für Geschäftsentscheidungen in Echtzeit nutzbar machen. Durch die Datenflut gibt es jedoch ein Dilemma: Liegen die Informationen verstreut, nicht klar strukturiert und auswertbar vor, sorgen sie für Verwirrung statt für Klarheit. Schaffen es Unternehmen dagegen, ihren Entscheider:innen Informationen − etwa zur Leistung einzelner Prozesse − aufbereitet zugänglich zu machen, treffen sie schnellere und bessere Entscheidungen.
Prozesse datengetrieben optimieren
Ein vielversprechender Ansatz ist hierbei die datengetriebene Prozessoptimierung. Dafür braucht es analysierte und interpretierte Daten aus verschiedenen Quellen, die helfen, die Prozessleistung zu messen und Verbesserungspotenziale in den Geschäftsabläufen zu identifizieren. Die Methode hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen und Effizienz, Effektivität sowie Anpassungsfähigkeit von Prozessen zu steigern. Dabei setzen immer mehr Unternehmen auf KI-gestützte Tools (z. B. MS Copilot).
KI braucht Daten in hoher Qualität
Hohe Datenqualität ist unabdingbar für den effektiven und effizienten Einsatz von KI. Im Kern geht es darum, mathematische Modelle zu entwickeln, um aus bereinigten, vorstrukturierten Daten (damit die KI diese sinnvoll nutzen kann) wertvolle Erkenntnisse für Geschäfts- und Kreativprozesse zu generieren. Mit Methoden des maschinellen Lernens bringen Unternehmen Ordnung und Struktur in ihre Informationsflut. Hier lassen sich zwei Ansätze unterscheiden:
- Unüberwachtes Lernen: Die meisten Daten bieten auf den ersten Blick keine Unterscheidungskriterien. Mithilfe eines Algorithmus kristallisieren sich beim unüberwachten Lernen beispielsweise in einer Reihe von Fotos passende Merkmale heraus: etwa „Kategorie 1: Autos“, „Kategorie 2: Tiere“ und „Kategorie 3: Früchte“.
Im Sinne einer sogenannten Dimensionsreduktion versucht die KI hier, Ausreißer zu entfernen und die Daten zu einer sich ähnelnden Gruppe zusammenzufassen, die sich anhand von bestimmten Merkmalen von einer anderen Gruppe unterscheiden.
- Überwachtes Lernen: Gibt es bereits konkrete Vorstellungen darüber, wie sich Daten in bestimmte Felder aufgliedern lassen, gelingt es mithilfe von Klassifikation und Regression, die Informationen zu strukturieren. Dabei gleicht die KI die Daten mit verschiedenen Kriterien ab und ordnet sie.
Anschließend lassen sich die zugeordneten Daten analysieren. So entsteht breit verfügbares Wissen und damit ein Mehrwert für die Organisation. Unternehmen können Prozesse etablieren, die diese Informationen effizient nutzen.
Unschlagbare Kombi: Individuelle Softwareentwicklung und KI
Liegen die richtigen Daten passend strukturiert und performant vor, kann passgenaue Software ihren Nutzen voll entfalten – insbesondere, wenn sie sich durch KI erweitern lässt. Individuell entwickelte Anwendungen sind dabei perfekt an die spezifischen Anforderungen anpassbar. Gelernte und etablierte Arbeitsabläufe lassen sich durch die Software optimal unterstützen, Geschäftsprozesse automatisieren und IT-Applikationen intelligent miteinander vernetzen.
Um von der starken Kombination aus individuell entwickelter Software und KI zu profitieren, brauchen Unternehmen einen klaren Fahrplan: Den ersten Schritt machen Organisationen damit, eine Dokumentation des Ist-Zustands der Prozesse zu erstellen, bevor eine detaillierte Anforderungsanalyse an die Software erfolgen kann. Nach der Einführung lassen sich die verschiedenen Optimierungspotenziale identifizieren und durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess immer weiter optimieren.
Individuelle Software schafft Mehrwerte und Wettbewerbsvorteile
Für Organisationen und Beschäftigte entstehen durch individuell entwickelte, intelligente Applikationen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse entscheidende Mehrwerte und Wettbewerbsvorteile:
- Sie generieren zukunftsfähige Produkte und Dienstleistungen.
- Sie profitieren von einer schnelleren Datennutzung.
- Sie überzeugen mit exzellentem Kundenservice.
- Sie gewinnen an Effizienz.
- Sie bringen durch kurze Innovationszyklen schnell neue, relevante Produkte auf den Markt.
Individuell entwickelte, intelligente Applikationen in Kombination mit optimal aufbereiteten Daten helfen Unternehmen, digitalisierte Geschäftsprozesse zu optimieren und spürbar an Effizienz zu gewinnen. Im Kundenservice großer Organisationen lassen sich etwa mittels KI-gestützter Datengrundlage und individueller Lösungen sämtliche Telefon- und E-Mail-basierten Anfragen automatisiert nach bestimmten Kriterien klassifizieren. Dies beschleunigt die entsprechenden Prozesse und sorgt für positive Kennzahlen im Kundenservice.
KI und Individualsoftware sorgen für Prozessoptimierung
In der Optimierung von Geschäftsprozessen liegt bei Unternehmen häufig noch großes Potenzial. Wer es schafft, hier anzusetzen und sich kontinuierlich verbessert, wird langfristig von mehr Effizienz profitieren und dem Wettbewerb davonsegeln. Dafür brauchen Organisationen natürlich große Standardlösungen – und individuelle Softwarebausteine, die einen wesentlichen Beitrag leisten, Arbeitsabläufe beispielsweise auf Fachbereichsebene zu optimieren. Mithilfe von KI können sie dafür riesige Mengen vorqualifizierter Daten aus verschiedenen Quellen einbeziehen und somit die Prozessqualität deutlich steigern.
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