KI-Boost fürs Büro: Microsoft 365 Copilot einführen und Zeit sparen!
Aufgaben, die täglich jede Menge Zeit kosten, erledigt künstliche Intelligenz in Sekunden. Mit der Einführung von Microsoft 365 Copilot schaffen Unternehmen die Basis für schnelleres Arbeiten. Bild: © Westend61/ Getty Images
Fasse mir die Teams-Besprechung von gestern in einem Protokoll zusammen! Verschaffe mir einen Überblick über meine Mails, die ich während meines Urlaubs verpasst habe! So oder so ähnlich könnte die Kommunikation zwischen Mensch und Microsoft 365 Copilot aussehen. In rasender Geschwindigkeit erledigt der KI-Assistent die Anfrage. Arbeitsschritte, die Mitarbeitende täglich viel Zeit kosten, arbeitet die künstliche Intelligenz in wenigen Sekunden ab − rund um die Uhr. Das schafft Entlastung und damit freie Kapazitäten, um sich wesentlichen Aufgaben zu widmen. Die Einführung von Microsoft 365 Copilot legt hierfür den Grundstein.
Zeitfresser mindern Motivation
Der Sinn oder Unsinn so mancher Meetings ist umstritten. Im aktuellen Work Trend Index von Microsoft geben 68 Prozent der Befragten an, dass sie nicht genügend Zeit für konzentriertes Arbeiten haben. Daneben werden E-Mails genannt, die immer wieder den Arbeitsfluss unterbrechen. Für 62 Prozent der Umfrageteilnehmer:innen ist im Arbeitsalltag außerdem die Suche nach Informationen ein Zeitfresser.
Mit KI-Tools wie ChatGPT stehen intelligente Assistenten bereit, die bei administrativen Aufgaben − beispielsweise bei der Zusammenfassung von Meetings oder E-Mails − unterstützen können und damit spürbar Zeit sparen. Es ist darum nur zu verständlich, dass sich die Mitarbeitenden diesen Optionen mehr und mehr öffnen und den Einsatz von KI in Unternehmen fordern − oder sie längst unabgestimmt nutzen. Allerdings lauern hierbei Gefahren! Nutzen sie zum Beispiel das KI-Tool ChatGPT für ihre Aufgaben, können sensible Unternehmensdaten ungeschützt in falsche Hände gelangen. Organisationen sollten deshalb schnell handeln und aktiv Werkzeuge bereitstellen, die den Arbeitsalltag erleichtern und dabei trotzdem ein hohes Maß an Informationssicherheit bieten.
KI-Assistenten sorgen für mehr Produktivität
Ein solches KI-gestütztes Werkzeug ist Microsoft 365 Copilot. Die Anwendung aus dem Microsoft-Universum lässt sich direkt in die klassischen Lösungen wie Word, Outlook, Power Point, Excel und Teams integrieren. Mit den daraus verfügbaren Daten unterstützt der Copilot die Nutzer:innen bei täglichen Aufgaben und schafft Freiräume für kreative und strategische Tätigkeiten.
1. Vorteil: Das Tool arbeitet mit Large Language Models (LLM) − einem generischen Modell, das sich durch ein hohes Sprachverständnis auszeichnet.
2. Vorteil: Es bezieht Microsoft-Graph-Daten und Informationen aus den Microsoft-365-Apps ein.
3. Vorteil: Ergebnisse aus all diesen Datenquellen fasst der Copilot mit der Funktion „Business Chat“ zusammen.
Per Sprache oder Texteingabe fordern die User den KI-Assistenten auf, bestimmte Aufgaben zu erfüllen und Arbeitsschritte zu erledigen. Um etwa ein Team über den aktuellen Stand der Erarbeitung seiner Jahresziele zu informieren, trägt der Microsoft 365 Copilot Daten aus Meetings, E-Mails und Chatverläufen eigenständig zusammen und erstellt mit „Business Chat“ ein Update für die Beteiligten. Das Ergebnis: Alle können schneller arbeiten, die Produktivität im Unternehmen steigt und die Organisation gewinnt Wettbewerbsvorteile.
KI unterstützt bei täglichen To-dos
Ganz konkret kann Microsoft 365 Copilot bei verschiedenen operativen Tätigkeiten unterstützen − unter anderem beim Schreiben von Texten. Je nach Aufgabenstellung durchsucht die Anwendung dafür ausgewählte Dateien und bezieht die nötigen Unternehmensinformationen mit ein. Im Ergebnis entsteht ein Textentwurf in Word, der wiederum die Basis für ein Briefing oder die Erstellung einer PowerPoint-Präsentation sein könnte.
Ein anderes Beispiel: Der Copilot unterstützt auch bei der aktiven Kommunikation. So kann er auf Grundlage weniger Stichpunkte eine ausformulierte E-Mail in Outlook erstellen. Dabei greift er auf bereitgestellte Informationen aus anderen Anwendungen zurück.
Für einen reibungslosen Austausch zwischen Teammitgliedern und externen Geschäftspartner:innen kann Microsoft 365 Copilot auch in Microsoft Teams unterstützen. Dafür erstellt das KI-Tool live im Chat kurze Zusammenfassungen von virtuellen Meetings oder verfasst im Anschluss ein ausführliches Protokoll in Teams mit Aufgaben und Zuständigkeiten für alle Teilnehmenden. Außerdem kann der Copilot Pro- und Contra-Listen zu diskutierten Themen zusammenfassen.
Wie können Unternehmen Microsoft 365 Copilot einführen?
Will man den Microsoft 365 Copilot nutzen, sind einige Voraussetzungen zu erfüllen − zunächst allgemeine technische Anforderungen: Dazu gehört unter anderem eine Microsoft 365 E3- oder E5-Lizenz sowie ein Azure Active Directory-Konto. Nur so kann der Copilot später Microsoft 365-Apps und -Dienste wie Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Outlook und Teams einbeziehen. Mit einer Add-On-Lizenz erhalten die User in den Microsoft-365-Apps entsprechenden Zugriff auf den Copilot.
Damit eine Organisation alle Funktionen nutzen kann, braucht es ein intelligentes Cloud-Transformation-Konzept: Alle relevanten Unternehmensdaten gilt es dafür in die Cloud zu migrieren. Für diesen Transformationsprozess braucht es auch im Sinne der Compliance eine klare Definition von unternehmensindividuellen Rahmenbedingungen für den Datenschutz. Mit der Cloud Compliance Policy bieten die Berater:innen von q.beyond Unternehmen beispielsweise ein Format an, das die aktiven Einstellungen prüft, dokumentiert und Empfehlungen für Verbesserungen vorsieht.
Außerdem ist im Sinne der IT-Sicherheit ein intelligentes Identitäten-Management notwendig. Damit einher muss die Vergabe von Berechtigungen und die konsequente Anwendung des sogenannten Zero-Trust-Modells gehen − einer IT-sicheren Methode, die Cyber-Attacken eindämmen kann. Nur vollständig abgesicherte Identitäten und Zugriffe sind ein solides Fundament für eine sichere M365-Umgebung. Fehlt es den Organisationen hier an Know-how, können sie die erfahrenen Microsoft-365-Security-Consultants von q.beyond einbinden.
Sind diese Maßnahmen umgesetzt, migrieren Unternehmen ihre bestehenden Fileserver-Strukturen erfolgreich zu Microsoft 365. So greift der Copilot später auf wichtige Daten und Informationen zu und lässt diese in seine Ergebnisse einfließen. Microsoft garantiert, dass die Unternehmensdaten nicht für das Training der KI-Modelle verwendet werden und die Organisationsgrenzen nicht verlassen.
Besser integrierte KI-Tools für Unternehmen!
Administratives, wie beispielsweise Meeting-Inhalte und E-Mails mit Hilfe von KI-Tools effizient nachzubereiten, liegt nicht nur im Interesse der Mitarbeiter:innen. Auch die Organisationen insgesamt gewinnen dank einer spürbaren Produktivitätssteigerung an Leistungsgeschwindigkeit und damit einen Wettbewerbsvorsprung. Setzen sie dafür auf kostenfreie KI-Werkzeuge wie ChatGPT, geraten Organisationen schnell in die Bredouille: Unbemerkt können sensible Unternehmensdaten nach draußen gelangen.
Sinnvoller ist es, moderne Tools wie etwa Microsoft 365 Copilot zu integrieren, die den Anforderungen an Cyber Security und Datenschutz besser gerecht werden. Der KI-Assistent aus dem Microsoft-Universum hat unserer Einschätzung nach das Potenzial, zahlreiche Arbeitsabläufe zu beschleunigen und rasch freie Kapazitäten für wesentliche Aufgaben zu schaffen. Damit er seine Vorteile entfalten kann, muss die Transformation in die Cloud abgeschlossen sein − inklusive stimmiger Rahmenbedingungen rund um ihre IT-sichere und Datenschutz- sowie Compliance-konforme Nutzung.
Weiterführende Informationen:
- Erfahren Sie, wie Sie mit der Microsoft 365 Cloud Compliance Policy Risiken minimieren und Daten schützen.
- Lesen Sie in diesem Blogbeitrag über die Online-Konferenz Microsoft Inspire 2023, welche weiteren Pläne der Software-Konzern beim Thema KI hat.
- Microsoft 365 und Modern Workplace hängen unausweichlich zusammen. Lesen Sie hier mehr zu unseren Leistungen.