Publiziert am 12. Januar 2018 von Redaktion Digitales Wirtschaftswunder unter: Cloud Services & IT-Transformation, Digitalisierung

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Was den Weg zum digitalen Arbeitsplatz erfolgreich macht

Bild: © istock.com / psisa

Der Umstieg auf den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft ist flächendeckend im Gange und mittlerweile in den meisten Fällen Chefsache. Doch einige Versäumnisse führen auf dem Weg dahin immer wieder in die Sackgasse. Unternehmen sollten sie kennen.

Die Jahreswende war wieder einmal die Zeit der Marktforscher und Berater mit ihren IT- und Management-Trends fürs neue Jahr. Fester Bestandteil der diesjährigen Agenda: der digitale Arbeitsplatz. Dies ist kein Wunder, planen doch laut Marktforschungs- und Beratungsunternehmen PAC 63 Prozent der Unternehmen in Europa innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre Investitionen in Anwendungen und Technologien, um ihre Arbeitsplätze zu digitalisieren. Zugleich nutzen immer mehr Menschen Mobilgeräte auch für die Arbeit.

Zentrale Führung nötig

Eric Schott, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Campana & Schott, hat in einem Beitrag für das IT-Fachmagazin Computerwoche die größten Fehler zusammengetragen, die Digital-Workplace-Projekte immer wieder scheitern lassen. Er fordert an erster Stelle eine zentrale Koordinierungsstelle für die Umstellung. Denn da die Anforderungen der einzelnen Unternehmensabteilungen an den Arbeitsplatz sehr unterschiedlich ausfallen, bestehe die Gefahr, dass jede Abteilung ihre eigenen Ziele verfolge und individuelle Lösungen anschaffe. Doch könne so kaum ein übergreifendes Gesamtergebnis erreicht werden, das alle Unternehmensbereiche berücksichtige. „Während ein Bereich die Priorität auf mobile Lösungen setzt, wünscht sich eine andere Abteilung ein personalisiertes Intranet“, so Schott. Zu viele Beteiligte und zu viel Selbstverantwortung seien deshalb kontraproduktiv.

Chance zum Aufräumen

Auch in Sachen Technologien und Werkzeuge herrsche in den meisten Unternehmen eine zu große, meist historisch gewachsene Vielfalt. Die unternehmensweite Einführung des Digital Workplace sei daher immer auch eine große Chance zur IT-Konsolidierung. Schott geht davon aus, dass sich dabei die Anzahl der Tools wie zum Beispiel Collaboration-Lösungen oder E-Mail-Systeme um gut die Hälfte reduzieren lässt. Gleichzeitig könnten die Lösungen unterschiedlicher Anbieter besser aufeinander abgestimmt werden. Auf diese Weise würden Unternehmen nicht nur eine einheitliche Plattform für die Zusammenarbeit schaffen, sondern zusätzlich Lizenz- und Wartungskosten sparen.

Mitarbeiter einbinden

Eigentlich ist es eine Selbstverständlichkeit, gerade bei Arbeitsplatzthemen nicht über die Köpfe der Mitarbeiter hinweg zu entscheiden. Dennoch konzentrieren sich Schott zufolge viele Unternehmen zu sehr auf die Einführung von Collaboration-Tools sowie auf die Technik und vergessen darüber, die Mitarbeiter mitzunehmen: „Bei Digital-Workplace-Projekten geht es aber nicht in erster Linie um neue Technologien, sondern darum, wie Menschen arbeiten und vor allem: zusammenarbeiten.“

Eigene Wege gehen

Nicht zuletzt mangele es vielen Entscheidern auch an Mut, eigene Wege zu gehen statt nach einem allgemeinen Standardvorgehen für die Transformation zu suchen. Doch sei jede Organisation individuell und facettenreich. „Darum lautet die Devise: Ausprobieren!“, so Schott. „Wenn Unternehmen sich scheuen, mit neuen Technologien oder Cloud-Services zu experimentieren, werden sie die für sich beste Lösung kaum finden können. Wichtig ist ein kontrolliertes Ausprobieren innerhalb kleiner, überschaubarer Pilotprojekte. Sicherlich wird das eine oder andere Experiment scheitern, aber dieses Risiko sollten Unternehmen in Kauf nehmen.“

Im Mittelpunkt einer solchen Transformation in Richtung Digital Workplace stehen laut einer Studie von ISG Information Services Group vor allem drei Aspekte:

• Flexiblere Arbeitsmodelle: Wie lassen sich Arbeitszeiten und -orte so verändern, dass sie sowohl den Mitarbeitern als auch dem Unternehmen Vorteile bringen?
• Optimierung von Endgeräten und Anwendungen: ISG empfiehlt einen rollenbasierten Ansatz. Welche Hard- und Software, welche Cloud-Services und Delivery-Modelle werden für eine bestimmte Arbeitsrolle benötigt und wie können diese effizient zur Verfügung gestellt werden? Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, die Belange von Arbeitnehmern in ihrer jeweiligen Rolle genau zu identifizieren und von den anderen Rollen im Unternehmen abzugrenzen.
• Gestaltung des Workplace: Welche Ausprägungen moderner Arbeitsplätze kommen in Betracht? Ruhezonen und flexibel nutzbare Einzelarbeitsplätze? Welche ist die optimale Kombination aus Heimarbeitsplatz und Büro?  Wie sieht die Arbeitsteilung zwischen Arbeitsräumen für Meetings und IT-basierten Kommunikationslösungen wie Telefon- und Videokonferenzen oder Chats aus?