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Publiziert am 14. August 2020 von Rahul Sharma unter: Cloud Services & IT-Transformation, Digitalisierung

Ein „Knigge“ für das Home-Office

In Corona-Zeiten hat Home-Office Hochkonjunktur. Damit die Produktivität in den eigenen vier Wänden nicht leidet, gilt es für Unternehmen und ihre Mitarbeiter mögliche Fallen zu erkennen und zu umgehen. Fünf praktische Tipps rund um Arbeitsplatzausstattung, Arbeitsorganisation, Teamarbeit und Home-Office-Sicherheit helfen, Stolpersteine zu beseitigen – und gleichzeitig den Ausbruch eines Home-Office-Kollers zu vermeiden.

Sei kein Esel! Auch im Home-Office muss ein ergonomischer Arbeitsplatz vorhanden sein. Bild © kohei_hara / Getty Images

1) Mit Collaboration-Tools Teamarbeit organisieren und Regeln für die gemeinsame Arbeit aufstellen

Cloud-basierte Plattformen und Collaboration-Werkzeuge bieten umfassende Möglichkeiten, auch remote und von zuhause aus gemeinsam an Projekten zu arbeiten und Ideen, Inhalte und Dokumente zu teilen. Denn geteilte Inhalte bedeuten geteiltes Wissen für alle Teammitglieder. Voraussetzung ist, dass alle Beteiligten sich auf einige grundlegende Regeln für die Teamarbeit einigen und diese auch einhalten, damit die Zusammenarbeit funktioniert.

Dazu gehören eine übersichtliche, möglichst einfache Ordnerstruktur und eine Logik, der jedes Teammitglied folgen kann. Änderungen und Korrekturen in Dokumenten müssen jederzeit für jede und jeden nachvollziehbar sein. Mithilfe eines Collaboration-Werkzeugs lassen sich zudem Themen festlegen und entsprechende Aufgaben definieren und verteilen. Jede Aufgabe sollte sowohl mit Deadlines versehen als auch nach Priorität gekennzeichnet werden. So steigern Tools die Arbeitsproduktivität im Team.

Auch für die Nutzung von Messenger- und Chatfunktionen in den Collaboration-Tools gilt es, mögliche Stolperstellen zu beachten. So sollte kein überbordender Wildwuchs an Threads und Themen im Chat entstehen – manche Frage zu einem Projekt lässt sich schneller in einem kurzen persönlichen Telefonat als via Chat klären. Damit die Beantwortung von Chat-Nachrichten nicht zu einem 1a-Produktivitätshemmer wird, sollte man auch im Home-Office immer wieder zeitweise „auf Durchzug zu schalten“, um sich ungestört wichtigen Aufgaben widmen zu können.

2) Das persönliche Gespräch: Gerade in Corona-Zeiten wesentlich für die Kommunikation in Unternehmen

Von Angesicht zu Angesicht miteinander zu sprechen, ist unverzichtbar für die Zusammenarbeit – allerdings müssen solche Gespräche in Zeiten von Corona meist via Videokonferenz stattfinden. Ist ein Team vollständig remote organisiert, wird der gezielte Einsatz von Videoconferencing umso wichtiger – auch wenn Mitarbeiter in Unternehmen häufig über zu lange und zu wenig effiziente Meetings stöhnen.

Dennoch empfiehlt es sich, Videokonferenzen zu einem regelmäßigen Bestandteil der gemeinsamen Arbeit zu machen. Zum Beispiel in Form eines kurzen virtuellen Meetings, in dem die Teammitglieder sich jeden Morgen gegenseitig über ihre anstehenden Tagesaufgaben und Prioritäten informieren. Auch für die Kommunikation von Zwischenergebnissen, Fortschritten im Projekt und allgemeinen Updates ist die Videokonferenz geeignet. Last but not least kann ein Videochat auch das gewohnte Schwätzchen im Büro oder in der Küche ersetzen und Mitarbeitern zumindest ein Stück weit ermöglichen, Pausen gemeinsam zu verbringen. So viel Zeit für Kommunikation muss sein – gerade während der Corona-Krise.

3) Home-Office bietet mehr Freiraum, ist aber kein rechtsfreier Raum – Mitverantwortung der Mitarbeiter ist gefragt

Auch im Home-Office gelten grundsätzlich unternehmensinterne Richtlinien und gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO. Am einfachsten umzusetzen sind diese Vorgaben mit Endgeräten, die vom Arbeitgeber gestellt und ausschließlich zu beruflichen Zwecken verwendet werden. Doch auch privates Equipment ist erlaubt, wenn Mitarbeiter beispielsweise Dienste aus der Cloud wie Office 365 beziehen, ohne dabei Daten auf der Festplatte des Privatrechners abzulegen. In sensiblen Bereichen wie Finanzen und Versicherungen oder Anwaltskanzleien ermöglichen Remote-Tools wie Teamviewer oder Citrix Mitarbeitern im Home-Office den Zugriff auf ihre Bürorechner. Um das Arbeiten im Home-Office professionell umzusetzen, kann es hilfreich sein, einen erfahrenen Dienstleister hinzuzuziehen.

Viele Beschäftigte, die derzeit zu Hause arbeiten, fallen allerdings nicht unter die Arbeitsstättenverordnung für Heim- und Telearbeit, sondern unter Mobiles Arbeiten. Hierbei sind die Regelungen weniger streng – was die Eigenverantwortung des Mitarbeiters für Datenschutz und sichere Datenübertragungen gleichwohl erhöht.

4) Sicherheit im Home-Office gewährleisten: Das kleine Einmaleins der Sicherheitsvorkehrungen

Wird kein Tool mit „eingebauter Sicherheit“ wie Citrix oder Teamviewer genutzt, bieten Verbindungen über ein Virtuelles Privates Netzwerk (VPN) den sichersten Weg für Datenübertragungen von und zum Home-Office. Doch damit ist die Aufgabe, Sicherheit am Heimarbeitsplatz zu schaffen, noch nicht erledigt.

Für viele Beschäftigte mag es trivial erscheinen, doch es gilt, einige grundlegende Vorkehrungen zu treffen, um auf der sicheren Seite zu bleiben:

So darf niemand außer dem Mitarbeiter Zugang zu den betrieblich genutzten Endgeräten haben.
Passwörter dürfen nicht weitergegeben oder für jeden sichtbar aufbewahrt werden – also kein Post-it mit den Zugangsdaten am Rechner.
Antivirenprogramme sind Pflicht; häufig werden sie vom Arbeitgeber gestellt.
Ebenso obligatorisch sind regelmäßige (Sicherheits-)Updates von Betriebssystem und verwendeten Programmen. Deren Nutzung muss im Übrigen immer der Arbeitgeber zustimmen – Schatten-IT ist im Home-Office genauso wenig erwünscht wie im Unternehmen.

5) Selbstmanagement und Ergonomie: Strukturen schaffen und Schreibtisch nutzen

Unfrisiert im Pyjama an den Home-Office-Schreibtisch? Lieber nicht, denn ansonsten droht das Abgleiten in den „Freizeitmodus“. Daher ist es ratsam, auch zu Hause das anzuziehen, was man im Büro tragen würde – vor allem natürlich, wenn bei virtuellen Konferenzen auch mal die Kamera angestellt werden muss. Auch die Unternehmenskultur lässt sich so im Home-Office leichter leben.

Wichtig ist es, die richtige Balance zwischen Arbeit und Pausen zu schaffen sowie Ablenkungen zu vermeiden. Struktur ist (fast) alles. Realistische To-do-Listen für den Arbeitstag zu erstellen und mehrere feste Abläufe oder Routinen zu etablieren, kommt der Produktivität im Home-Office sehr zugute. Dazu gehören auch Pausen, möglichst gesunde Mahlzeiten und Bewegung an der frischen Luft, die den Kreislauf in Schwung hält. Dann ist auch der Laptop auf der Parkbank nicht verkehrt – eine andere Umgebung bringt Menschen oft auf neue, frische Gedanken und Ideen – und somit näher ans Ziel. Gar nicht ratsam ist es hingegen, ohne Pausen, Mahlzeiten und Bewegung am Schreibtisch durchzuarbeiten – dies steigert in der Regel weder den Output noch das Wohlbefinden.

Gift für die Arbeitsproduktivität sind Ablenkungen durch Social Media, Apps und elektronische Geräte. Auch wenn es paradox klingt: Abhilfe schafft auch hier wiederum eine App, die etwa für einen definierten Zeitraum den Zugriff auf Social Media versperrt.

Erfahrungen aus der Corona-Zeit lehren zudem: Sind andere Familienmitglieder zu bestimmten Zeiten im Haus oder in der Wohnung, kann eine Videokonferenz schnell zur Geduldsprobe werden, etwa wenn gleichzeitig die Kinder breitbandige Spiele über den gemeinsamen Haushalts-Router zocken. Und sind Kinder gerade nicht beschäftigt, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie in immer kürzeren Abständen am Arbeitsplatz auftauchen. Hilfreich ist es, Arbeits- und Lernzeiten der Kinder zu synchronisieren.

Grundsätze der Ergonomie gilt es zu Hause ebenfalls zu beachten. Ein Beispiel: Mit dem Laptop auf dem Sofa zu liegen, ist nicht die beste Wahl für einen Heimarbeitsplatz. Ein separates Arbeitszimmer ist aber nicht erforderlich – auch ein heller Raum mit Schreibtisch und höhenverstellbarem Bürostuhl bietet gute Voraussetzungen für das Arbeiten von zu Hause. Wichtig ist zudem der richtige Lichteinfall: Am besten wird der Arbeitsplatz im rechten Winkel zu den Fenstern eingerichtet. So kommt es nicht zu störenden Lichtreflexen, die etwa Fenster im Rücken verursachen können.

Als Arbeitsgerät sollte mindestens ein Notebook vorhanden sein – hier steht der Arbeitgeber in der Pflicht, ein passendes Gerät bereitzustellen. Aus ergonomischer Sicht gelten externe Monitore mit größeren Bildschirmdiagonalen sowie externe Mäuse und Tastaturen allerdings als geeigneter.

Fazit: Ein Home-Office wird nicht an einem Tag erbaut

Corona hat gezeigt: Arbeit über räumliche Distanz bestmöglich zu organisieren und den Output zu steigern, ist keine leichte Aufgabe. Es braucht eine Eingewöhnungsphase, bis Home-Office und mobiles Arbeiten so funktionieren, wie es im Unternehmen mit der dortigen Büro-IT möglich ist. Nachdem nun die ersten Erfahrungen mit Heimarbeit und mobiler Teamarbeit, Collaboration-Werkzeugen und Videoconferencing gesammelt sind, wird die eine oder andere Änderung und Anpassung bei Ausstattung und Arbeitsabläufen unumgänglich sein. Darin liegen aber auch Chancen: etwa die Arbeit dank der während der Corona-Krise gewonnenen Erkenntnisse flexibler und eigenverantwortlicher zu gestalten – und dieses Wissen produktiv in den Arbeitsalltag im „neuen Normal“ zu übertragen.