Publiziert am 31. Mai 2022 von unter:

SAP S/4HANA Retail: Tchibo meistert europaweite Migration „in time“

Tchibo meisterte die SAP S/4HANA-Migration in kürzester Zeit. Bild: © Westend61 / Getty Images

Tchibo meisterte die SAP S/4HANA-Migration in kürzester Zeit. Bild: © Westend61 / Getty Images

Mit einem strukturierten Vorgehen und wertvollem Expertenwissen kann die Migration zu SAP S/4HANA zum wahren Boost für das Business werden. Tchibo entschied sich frühzeitig für die Umstellung und ging eines der europaweit größten Projekte zur SAP S/4HANA-Transformation im Handel entschlossen an. Dabei war klar: Für das Multichannel-Vertriebssystem mit rund 900 Shops, über 24.300 Depots im Einzelhandel sowie nationalen Online-Shops in acht Ländern kam nur ein Go-live in Form eines Big Bangs in Frage.

Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist für Unternehmen eine große Herausforderung. Für Tchibo sollte es das erste Projekt sein, das gleichzeitig in allen Landesgesellschaften erfolgt und am selben Tag live geht. Den Multichannel-Handelskonzern Tchibo und die q.beyond AG verbindet seit 2005 eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. „Deshalb fiel auch für dieses Vorhaben die Entscheidung auf q.beyond“, sagt Christoph Kastaun, Director IT bei Tchibo. Den ehrgeizigen Plan der konzernweiten Umstellung auf SAP S/4HANA gingen folglich beide Unternehmen ebenfalls gemeinsam an.

 

 

Zwei starke Partner: Tchibo setzt auf SAP S/4HANA-Migration mit q.beyond

q.beyond begleitet den Handelskonzern Tchibo von Anfang an durch seine Digitalisierung – mit zahlreichen IT-Lösungen im SAP- und Non-SAP-Bereich. Gemeinsam setzten beide Unternehmen dabei verschiedene IT-Großprojekte in der Tchibo GmbH und in den Landesgesellschaften außerhalb Deutschlands erfolgreich um.

Für die Migration auf SAP S/4HANA war es von großem Vorteil, dass sich viele der Projektbeteiligten bereits persönlich kannten und die Kompetenz der anderen zu schätzen wussten. So gab es beste Voraussetzungen für ein vertrauensvolles Miteinander. Das spiegelte sich auch in der engen Zusammenarbeit der beiden Projektleiter Andreas Bartsch (Tchibo) und Matthias Jürs (q.beyond) wider. Sie leiteten gemeinsam das 80-köpfige IT-Projektteam – je zur Hälfte aus q.beyond und Tchibo Mitarbeiter:innen.

 

Herausforderungen und Ziele der SAP S/4HANA-Migration im Retail

Tchibo versorgt alle europäischen Landesgesellschaften zentral mit Ware. Dadurch war von Projektbeginn an klar, dass ein mehrstufiger Go-live nicht möglich sein würde. Stattdessen musste die Umstellung von SAP ECC 6.0 auf SAP S/4HANA europaweit gleichzeitig erfolgen − an nur einem verlängerten Wochenende. Das brachte folglich einige Herausforderungen mit sich:

  • Es galt, alle aktiv genutzten Tchibo-Prozesse inklusive aller Eigenentwicklungen zu konvertieren.
  • Nicht weniger als 30 Schnittstellen-Anbindungen an SAP- und Non-SAP-Systeme waren umzustellen.
  • Schließlich mussten sämtliche Prozesse und Abläufe zusammen mit den Tchibo-Fachbereichen ausgiebig getestet werden.

Langjährige Kooperation von Tchibo und q.beyond

Neben der SAP S/4HANA-Umstellung ist q.beyond bei Tchibo für den SAP-Basisbetrieb und das gesamte SAP Application Management verantwortlich. Auch weitere Projekte, wie der IT-Service-Desk, das Management des nationalen und internationalen Wide Area Networks und diverse weitere Infrastrukturleistungen werden bei Tchibo durch q.beyond betreut. Die vertrauensvolle Zusammenarbeit geht bis ins Jahr 2005 zurück.

Mit der Migration sollte sich SAP S/4HANA zum neuen digitalen Herzstück von Tchibo entwickeln. Die Ziele waren deshalb klar formuliert: Eine verbesserte Performance würde die Prozessabläufe – so die Erwartung – „near realtime“ abbilden und unmittelbare Reaktionen auf Kundenwünsche in Echtzeit ermöglichen. Neben Wettbewerbsvorteilen im Online-Handel durch schnellere Business-Entscheidungen sollte sich zudem eine Verbesserung der Kundenerlebnisse realisieren lassen. Und das sowohl online, Shop-in-Shop als auch in den Tchibo-Filialen. Ebenso erhoffte man sich, dass die Warenversorgung der Filialen und Depots durch die schnelleren Prozesse optimiert würde.

 

„In time“ dank durchdachter Projektierung

Um das ehrgeizige Vorhaben dieser Migration umzusetzen, entwickelten Tchibo und q.beyond ein Projektvorgehen, das die Migration des bisherigen Systems auf SAP S/4HANA im Rahmen eines Big Bang Go-lives an einem verlängerten Wochenende ermöglichte. Dabei kamen neben klassischen auch agile Projektmethoden zum Einsatz. So arbeiteten die Fachteams in der Prozessaufnahme und in den späteren Testphasen in Sprints zusammen, in denen sie den zuvor festgelegten Umfang bearbeiteten und abschlossen. Dadurch gelang es im 18-monatigen Projektverlauf, die Kapazitäten der benötigten Mitarbeitenden gezielt zu planen und optimal einzusetzen.

„Das Projektvorgehen war aus unserer Sicht optimal“, sagt Tchibo-Projektleiter Andreas Bartsch. „Die Kombination aus agilen und klassischen Elementen leistete einen wesentlichen Beitrag für den Projekterfolg. Vielen Dank noch einmal an alle Beteiligten für die tolle Zusammenarbeit.“

Auch eine weitere, unvorhersehbare Herausforderung meisterte das Projektteam mit Bravour: Von einem auf den anderen Tag mussten alle Beteiligten ab März 2020 wegen der Corona-Pandemie aus dem Home-Office arbeiten. Mit schnell eingerichteten Kollaborationslösungen konnten sie die Kommunikation ohne Zeitverlust in die virtuelle Welt verlagern und so die Projektarbeit erfolgreich fortsetzen.

 

Big Bang Go-live: erfolgreiche S/4HANA-Migration für Retail und gesteigerte Performance

Durch die genaue Planung und die effektive Teamarbeit war es Tchibo mit q.beyond als federführendem Implementierungspartner möglich, in der vorgesehenen Projektlaufzeit alle produktiv genutzten Einkaufs-, Warenwirtschafts- und Vertriebsprozesse via Brownfield-Approach auf SAP S/4HANA zu migrieren. Darüber hinaus gelang es, im Rechnungswesen das neue SAP-Hauptbuch einzuführen. Dank der partnerschaftlichen Zusammenarbeit aller IT-Spezialist:innen und Fachexpert:innen beider Unternehmen konnte Tchibos SAP Retail-System am verlängerten Christi-Himmelfahrt-Wochenende erfolgreich produktiv gehen. Damit lag es trotz der umfangreichen Umstellungsmaßnahmen vollständig im Plan. Aus Sicht von Tchibo ein voller Erfolg, wie Christoph Kastaun rückblickend feststellt: „Die Performance-Steigerung nach der Umstellung zeigt bereits: Es hat sich für uns gelohnt, frühzeitig umzusteigen. Wir haben damit einen großen Schritt in Richtung der SAP-Referenzarchitektur für den Handel gemacht. q.beyond hat Tchibo dabei mit ihrer starken Handelsexpertise wesentlich unterstützt.“

Generalproben: entscheidender Erfolgsfaktor für den Go-live von SAP S/4HANA

Eine schrittweise oder nach Landesgesellschaften getrennte Umstellung kam aufgrund der bei Tchibo europaweit zentral gesteuerten Warenversorgung nicht in Betracht. Um einen Big Bang Go-live zu ermöglichen, baute das Projektteam ein eigenes System für die Generalproben auf:

In iterativen Zyklen ließ sich die technische Umstellung mehrere Male in allen Schritten durchführen. Alle Parameter wie benötigte Zeit, mögliche technische und fachliche Fehler oder notwendige Korrekturen wurden anschließend im Team bewertet und geeignete Maßnahmen zur Optimierung abgeleitet. Parallel dazu wurden alle, auch fachliche Aktivitäten, die den Go-live begleiteten, in einem „Drehbuch“ dokumentiert. So gelang es am Go-live-Wochenende, einen optimierten Ablauf routiniert durchzuführen und die geforderte Umstellungszeit vollständig einzuhalten.

Mit SAP S/4HANA Retail ins digitale Zeitalter

Mit der konzernweiten Transformation hat Tchibo einen weiteren Schritt ins digitale Zeitalter getan. Dem Unternehmen stehen mit dem auf S/4HANA basierten „digitalen Kern“ jetzt viele Möglichkeiten offen, die mit dem vorherigen SAP-Release SAP ECC 6.0 nicht mehr zu realisieren waren. So sind jetzt neue, schnelle-re Datenstrukturen und alle Vorteile der HANA-Datenbank, ein komfortableres Bedienkonzept sowie eine Reihe neuer Features verfügbar. Zusätzliche offene Schnittstellen für Integrations-Szenarien der Digitalisierung und die prozessuale Weiterentwicklung mit weiteren SAP-Lösungen machen das System zukunftssicher.

 

Mit SAP S/4HANA die Multichannel-Prozesse optimieren

Mit diesen Voraussetzungen hat Tchibo die Prozesse seiner Multichannel-Strategie deutlich optimiert: Heute kann das Unternehmen seine Kund:innen über alle Vertriebskanäle hinweg ansprechen, informieren und mit Produkten versorgen − in der Filiale ebenso wie im Shop-in-Shop bei Einzelhändlern oder im Online-Store. Die Warenversorgung der Filialen und Depots lässt sich künftig flexibler und nachhaltig steuern und planen. Mit der schnelleren und individuellen Reaktion auf Kundenwünsche in Echtzeit gelingt Tchibo eine stetige Verbesserung der Einkaufserlebnisse ihrer Kunden:innen.

 

SAP S/4HANA Retail: Weichen für die Zukunft gestellt

Detaillierte Planung, klarer Fokus und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit im Projektteam: Mit diesen Erfolgsfaktoren gelang Tchibo die Umstellung seines europaweiten SAP-Retail-Systems auf SAP S/4HANA in nur 18 Monaten. Die Konvertierung des 24 Terrabyte großen Retail-Systems erfolgte dabei in nur 48 Stunden, die des SAP-Hauptbuchs in 24 Stunden.

Heute betreibt der Handelskonzern mit dem SAP S/4HANA Retail for Merchandise Management eine der größten Branchenlösungen in Europa und profitiert von beschleunigten Geschäftsabläufen: Mit der Einführung der neuen HANA-Datenbank wurden Systemlaufzeiten deutlich reduziert und die Steigerung der Performance erreicht − wichtige Voraussetzungen für eine erfolgreiche Multichannel-Strategie.

 

Tchibo-Logo

Über Tchibo

Tchibo steht für ein einzigartiges Geschäftsmodell. In acht Ländern betreibt Tchibo rund 900 Shops, über 24.300 Depots im Einzelhandel sowie nationale Online-Shops. Über dieses Multichannel-Vertriebssystem bietet das Unternehmen neben Kaffee und den Einzelportionssystemen Cafissimo und Qbo die wöchentlich wechselnden Non-Food-Sortimente und Dienstleistungen, wie Reisen oder Mobilfunk, an.

Tchibo erzielte 2020 mit international rund 11.420 Mitarbeitern 3,13 Milliarden Euro Umsatz. Tchibo ist Röstkaffee-Marktführer in Deutschland, Österreich, Tschechien und Ungarn und gehört zu den führenden E-Commerce-Firmen in Europa. Für seine nachhaltige Geschäftspolitik wurde das 1949 in Hamburg gegründete Familienunternehmen mehrfach ausgezeichnet: 2012 mit dem Preis für Unternehmensethik und dem Umweltpreis Logistik sowie 2013 mit den CSR-Preisen der Bundesregierung und der EU. 2016 wurde Tchibo als nachhaltigstes Großunternehmen Deutschlands ausgezeichnet.

 

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