SAP S/4HANA-Roadmap: Besser schlank migrieren!

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Mit der richtigen Roadmap schaffen Unternehmen die SAP S/4HANA-Migration. Bild: © swissmediavision / Getty Images

Die Transformation zu SAP S/4HANA verlangt eine kluge Planung. Die alles entscheidende Frage: Welche Roadmap führt am schnellsten zum Ziel? Um die Auswirkungen auf das laufende Tagesgeschäft möglichst gering zu halten, streben viele Organisationen eine schlanke Migration an – idealerweise nach dem Brownfield-Ansatz. Damit das Software-Upgrade, die Datentransformation und damit die Konvertierung des bestehenden SAP ECC-Systems in ein S/4HANA-System erfolgreich gelingen, braucht es eine optimale Vorbereitung – die deutlich effizienter ausfallen kann, als es die meisten erwarten.

 

SAP S/4HANA-Roadmap: Brownfield-Ansatz bietet Vorteile

Die SAP S/4HANA-Migration ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Mit Blick auf das Ende der Wartung für ECC-Systeme wächst der Druck auf alle involvierten Fachbereiche, die Umstellung auf einen guten Weg zu bringen. Dabei darf das Hauptprojekt, also die eigentliche Migration, nicht die Kapazitäten sprengen. Zudem gilt es, die Fachbereiche und die IT über den gesamten Projektzeitraum hinweg möglichst gleichmäßig zu beanspruchen.

Der große Vorteil des Brownfield-Ansatzes liegt auf der Hand: Die SAP S/4HANA-Roadmap lässt sich deutlich schlanker gestalten als eine Migration nach dem Greenfield-Ansatz. Auf diese Weise ist die Auslastung der Fachbereiche und der IT über die Projektdauer hinweg gleichmäßiger verteilt. Ein weiterer Pluspunkt: Ein großer Teil der Kosten deckt sich aus dem laufenden Budget.

 

„Ready“ für die Roadmap zu SAP S/4HANA

Um bei der SAP S/4HANA-Migration im Wettbewerb mit anderen Unternehmen nicht das Schlusslicht zu bilden, braucht es Köpfchen und eine schlanke Roadmap. Im ersten Schritt hilft ein Workshop mit allen Beteiligten, der die Ausgangssituation sowie die Zielsetzung und die Erfolgsfaktoren für die SAP S/4HANA-Transformation in den Fokus rückt.

Besteht in der Projektgruppe von Anfang an Klarheit über diese Rahmenparameter, kann der zweite Schritt folgen: der SAP S/4HANA Readiness Check. Er liefert neben einem Überblick über die technische Ist-Situation erste Ansatzpunkte dafür, welche konkreten Aufgaben im Zuge der Migration auf das Unternehmen zukommen. Die Erkenntnisse aus dem Readiness Check analysieren und interpretieren idealerweise im Anschluss erfahrene Berater:innen.

 

q.beyond unterstützt beim SAP S/4HANA Readiness Check

q.beyond bereitet für Unternehmen den SAP S/4HANA Readiness Check vor und unterstützt in der Durchführung. Anschließend bereiten die q.beyond Expert:innen die wesentlichen Simplifizierungen auf und benennen anstehende Business-Entscheidungen. Zudem lassen sich die Arbeitspakete zur initialen SAP S/4HANA-Roadmap und entsprechende Handlungsempfehlungen zusammenfassen.

Deployment und Lizenzen

Ob On-Premises, also auf Basis einer eigenen Infrastruktur, oder in der Cloud: In Vorbereitung auf das SAP S/4HANA-Projekt sollten Unternehmen beleuchten, welche Art der Softwarebereitstellung, des sogenannten Deployments, und damit welches Betriebsmodell des Systems zum Unternehmen passt. Darüber hinaus sollten sich migrierende Organisationen frühzeitig mit dem Thema „Sizing“ befassen – also mit der Frage, wie groß die HANA-Datenbank schätzungsweise werden wird. Dies ist ein wichtiger Punkt für die zukünftigen Kosten. Gegebenenfalls lässt sich die zu erwartende Datenbankgröße durch geeignete Maßnahmen im Vorfeld reduzieren.

Mit der Migration zu SAP S/4HANA ändert sich für Unternehmen auch das Lizenzmodell. Aus den bestehenden User-Typen in der SAP ECC-Lizensierung werden klar definierte S/4HANA-Nutzungstypen. Die von früher bekannte „indirekte Nutzung“ wird mit der Lizensierung „Digital Access“ neu ausgerichtet und zum verbindlichen und einfach zu messenden Lizenzvertragsbestandteil. In Vorbereitung auf die Umstellung sollten Unternehmen mögliche Pfade der Umwandlung von ECC-Lizenzen in S/4HANA-Lizenzen (Product Conversion, Contract Conversion) beleuchten. Dabei berücksichtigen sie idealerweise auch den Bezug neuer Lizenzen und die zugehörige Software-Wartung.

 

Im Überblick: Fünf Schritte zu einer ausgereiften SAP S/4HANA-Roadmap

Bevor sich eine Organisation für ein SAP S/4HANA-Transformationsszenario entscheidet, hat es sich bewährt, mit einer Vorstudie zu starten. Diese gliedert sich bei q.beyond in fünf Schritte:

  • Erster Schritt: Ausgangssituation, Zielsetzung und Erfolgsfaktoren klären (Workshop)
  • Zweiter Schritt (kann parallel zu Schritt eins starten): SAP Readiness Check, Custom Code Check
  • Dritter Schritt: Software-Bereitstellung, Deployment und das Lizenzmanagement klären
  • Vierter Schritt: Klärung aller weiteren für die SAP S/4HANA-Roadmap relevanten Details in Prozess-Workshops
  • Fünfter Schritt: Festlegung der Roadmap für die SAP S/4HANA-Transformation

Roadmap mit Pflichten: Hausaufgaben auf dem Weg zu SAP S/4HANA

Ob Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende oder Ansprechpartner: Mit SAP S/4HANA ändert sich auch die Sicht auf die zentralen Stammdatenobjekte. Alle werden künftig einheitlich als „Business Partner“ betrachtet, so entsteht ein einheitliches und durchgängiges Datenmodell über alle Module hinweg. In der Vorbereitungsphase sollten Unternehmen darum ein Konzept erarbeiten, um bestehende Daten zu bewerten und Potenziale zum Bereinigen, Vereinheitlichen und Vereinfachen ausfindig zu machen.

Auch die Custom Code Conversion gehört unbedingt auf die Hausaufgabenliste: Mit dem ABAP Test Cockpit (ATC) steht den Organisationen ein Werkzeug zur Verfügung, das die Qualität unternehmensindividueller Code-Entwicklungen prüft. Die Ergebnisse liefern die Basis für die Custom Code Conversion und die Umstellung der benötigten Objekte auf die Gegebenheiten von SAP S/4HANA. Zur Vorbereitung kann bereits anteilig das Coding im aktuellen System auf HANA-Compliance umgestellt werden, auch wenn noch keine HANA-Datenbank verwendet wird. Zusätzlich ist es ratsam, das System von nicht mehr benötigtem Code zu befreien. Diese Vorbereitungen verringern den Aufwand der Code-Umstellung auf dem SAP S/4HANA-System erheblich.

Schlussendlich steht auf der Agenda eine detailliertere Analyse und Dokumentation aller Integrationsaspekte: In der Vorbereitungsphase bedeutet das eine genaue Betrachtung der Ist-Systemlandschaft inklusive der vorhandenen Schnittstellen (SAP zu SAP und SAP zu Non-SAP-Systemen).

 

SAP S/4HANA: Prozesse verstehen und Tests managen

Aufmerksamkeit verlangen im Zuge der Roadmap-Gestaltung auch Änderungen in der Prozesswelt: So stellt beispielsweise SAP S/4HANA im Vergleich zu SAP ECC mit dem Fiori Launchpad nicht nur ein neues User Interface, sondern auch veränderte Arbeitsabläufe zur Verfügung. Das bedeutet: Es gibt teilweise neue, optimierte oder erweiterte Backend-Prozesse.

Einen weiteren entscheidenden Unterschied auf dem Weg zur erfolgreichen Migration macht der Umgang mit Innovationen. Mit projektbegleitenden Prozessen schaffen es Unternehmen, kontinuierlich die Neuerungen im SAP-Umfeld an die Benutzer:innen weiterzugeben. Dafür braucht es jedoch ein zielführendes und effizientes Trainings- und Testmanagement, das Unternehmen sukzessive über die Projektlaufzeit hinweg aufbauen können.

 

Fokus auf die technische SAP S/4HANA-Umstellung

Auch die technische Systemkonvertierung, die sogenannte „Technical Conversion“, will genau geplant sein. Hierbei gilt es, auf einige wesentliche Aspekte zu achten: Die Laufzeit der Datenkonvertierung hängt unter anderem vom Datenumfang ab. Da die SAP S/4HANA-Systemkonvertierungen in der Regel nur an den Wochenenden erfolgen können, sollten Unternehmen Strategien entwickeln, wie sie im Bedarfsfall die „technische Downtime“ (die Zeit, in der die IT nicht wie gewohnt im Einsatz sein kann) minimieren können.

Hier helfen Testmigrationen in Sandbox-Umgebungen (von der Außenwelt abgeschnittene Systemlabore). Sie sind ein wichtiges Hilfsmittel, um die Laufzeit der Echtmigration zu optimieren und eventuell auftretende Herausforderungen bereits im Vorfeld zu lösen. Im Idealfall hat das migrierende Unternehmen einen Partner an der Seite, der diesen komplexen Vorgang kompetent begleitet und ein Szenario entwickelt, das die Geschäftsausfallzeit minimiert.

 

Mit schlanker Roadmap starten

Die SAP S/4HANA-Migration ist für viele Unternehmen ein herausforderndes Projekt und der Druck steigt: Schließlich soll es im Jahr 2027 umgesetzt sein. Mit einer Migration nach dem Brownfield-Ansatz entscheiden sich Unternehmen für eine schlanke Roadmap hin zu SAP S/4HANA. Dabei hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt, das es ermöglicht, Kapazitäten und Ressourcen transparent zu planen. Außerdem gelingt es, die Auslastung der Fachbereiche und der IT über die Projektdauer hinweg gleichmäßiger zu verteilen und einen Großteil der Kosten aus dem laufenden Budget zu decken.

 

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