Microsoft 365 Cloud Compliance Policy: Risiken minimieren und Daten schützen!
Datenschutzvorschriften, Arbeitssicherheit oder Umweltschutz – bei der M365-Einführung lohnt sich ein Blick auf das Thema Compliance. Mit der der M365 Cloud Compliance Policy ist an alle Pflichten gedacht. Bild: © Javier Sanz / Getty Images
Compliance in Unternehmen umfasst weit mehr als Datenschutzvorschriften. Auch Regelverletzungen in den Bereichen Arbeitssicherheit, Gleichstellungsgesetze oder Umweltschutz gilt es zu erkennen – und im besten Fall durch präventive Maßnahmen zu vermeiden. Dabei sind Sorgfalt und eine gute Organisation Pflicht. Mit der Microsoft 365 Cloud Compliance Policy schaffen Un ternehmen hierfür das notwendige Fundament.
Compliance ernst nehmen
Compliance ist für Unternehmen eine ernste Angelegenheit: Sie umfasst gesetzliche Regelungen, Richtlinien, Pflichten und sorgt für die redliche Führung der Geschäfte.
Eine Studie von Deloitte „Compliance im Mittelstand“ aus der Reihe „Erfolgsfaktoren für den Mittelstand“ zeigt, dass aktuell der Kontext noch breiter greift: Compliance bedeutet demnach auch eine wert- und werteorientierte Unternehmensführung. Die Überführung vieler Prozesse und Daten in die Cloud stellt die Compliance-Beauftragten zudem vor neue Herausforderungen. Alle mit der Compliance verbundenen Maßnahmen sind im Idealfall so konzipiert, dass bereits die kleinsten Verstöße gegen die geltenden Vorschriften auffallen. Dafür braucht es Prävention, Workflows und Schulungen der Belegschaft – hinzu kommen Aufsichts- und Kontrollpflichten.
Wachsendes Bewusstsein
Kommt ein Unternehmen seinen Pflichten nicht nach, drohen Konsequenzen auf vielen Ebenen: Der Verlust an Reputation ist dabei noch das geringste Übel. Schwerer wiegen Schadensersatzansprüche gegen verantwortliche Mitarbeiter:innen oder die Unternehmensleitung und die Beschädigung von Geschäftsbeziehungen.
Diese Risiken sind den meisten Mittelständlern bekannt, wie die Deloitte-Studie weiter zeigt: Demnach befassen sich 85 % der Befragten sogar persönlich mit dem Thema Compliance. Offenbar führt dieses Bewusstsein nur sehr zögerlich zu konkreten Taten, denn ein Compliance-Management ist erst bei knapp der Hälfte der Unternehmen etabliert. Allerdings planen weitere 18 % bereits die Einführung. Die Relevanz des Themas wächst also kontinuierlich – aus gutem Grund: Insbesondere mit Blick auf die M365-Migration gehören viele neue Aufgaben auf die Agenda des Compliance-Beauftragten.
M365-Einführung Compliance-konform umsetzen
Auf Microsoft 365 umzustellen, ist in mittelständischen Organisationen in der Regel ein IT-Projekt größeren Ausmaßes. Hinzu kommen Compliance-relevante Fragestellungen, die sich aus der Integration sämtlicher Unternehmensdaten in die Cloud ergeben. Eine wichtige Unterstützung bietet hier die M365 Cloud Compliance Policy. Gemeint ist damit eine hochstandardisierte Sammlung lebender Dokumente, welche den gesamten Umfang und Inhalt einer M365-Cloud-Einführung beschreibt – und damit Datenschützern, IT-Leitern, Betriebsräten sowie der Geschäftsleitung als Informationsgrundlage dient.
Diese Policy taugt als Fundament, neben der Einführung auch die Erweiterung der M365-Umgebung zu ermöglichen, indem die Fachverantwortlichen neue Dienste und Funktionen regelmäßig ergänzen.
Gleichzeitig schafft die Dokumentation die Sicherheit, dass die M365-Einführung mit der notwendigen Sorgfalt erfolgt – sowohl im Bereich IT-Security als auch in den Kontexten Compliance und grundlegende Administration.
Von der M365 Cloud Compliance Policy profitieren
Wollen Unternehmen von der M365 Cloud Compliance Policy profitieren, brauchen sie einen erfahrenen Partner. Unsere Expert:innen von q.beyond beispielsweise haben in enger Zusammenarbeit mit Microsoft eine Cloud Compliance Policy entwickelt. Der Einführungsprozess beginnt in der Regel mit der zweitägigen Erarbeitung von Grundlagen, bei der wir gemeinsam mit unseren Kunden die wesentlichen Inhalte besprechen und die Cloud Compliance Policy individuell anpassen. Anschließend feilen wir drei weitere Tage an den Inhalten, bis sie voll und ganz den vom Kunden gesetzten Schwerpunkten entsprechen. Dabei untersuchen wir die Kundenumgebung, um die Cloud Compliance Policy speziell auf seine Bedürfnisse zuzuschneiden. Unsere Berater:innen geben hier auch gleich Empfehlungen zur Verbesserung der M365-Umgebung ab oder passen diese bei Bedarf direkt an. So stellen sie zum Beispiel sicher, dass der Tenant vollumfänglich den Datenschutzbestimmungen entspricht.
Ergänzend hierzu empfehlen unsere Expert:innen eine Datenschutzfolgeabschätzung. Sie bewerten, welche potenziellen Auswirkungen eine geplante Datenverarbeitung auf die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen hat. Ein Teil dieses Arbeitsschritts ist die Identifizierung der verarbeiteten Daten, die Analyse der Verarbeitungsvorgänge, die Bewertung der Risiken für die Datenschutzrechte und die Festlegung von Maßnahmen zur Risikominderung.
M365 Cloud Compliance Policy ermöglicht Datenschutz
Nutzen Unternehmen die Microsoft 365 Compliance Cloud Policy, reduzieren sie ihre Compliance-relevanten Risiken – wie etwa die Gefahr eines Verstoßes gegen die EU-DSGVO – erheblich. Sie sorgen mit dem Schutz sensibler Daten in einer Cloud-Umgebung für die Einhaltung geltenden Rechts. Damit senken sie ihre Haftungsrisiken und schaffen die Grundlage für dauerhaft stabile Geschäftsbeziehungen zu Partnern und Kunden. Die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen, zahlt sich auch mit Blick auf das Shareholder Value Management aus: Der Wert des eigenen Unternehmens hängt eben auch davon ab, ob es Compliance-konform handelt.
Weiterführende Informationen:
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