Hilfreiche Werkzeuge fürs Social Business
Blogs, Wikis, Foren, File-Sharing: Unternehmen steht heute eine ganze Reihe von Social-Media-Werkzeugen zur Verfügung. Sie können die Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern und die Produktivität erhöhen. Welches Tool aber leistet was? Dieser Beitrag – Teil 2 unserer Serie übers Social Business – stellt die wichtigsten Anwendungen vor.
Im Unternehmen angekommen: Anfangs für private Zwecke gedacht und genutzt, werden Social-Media-Werkzeuge inzwischen häufig fürs Business eingesetzt. Foto: © Rawpixel – Fotolia.com.
Arbeitnehmer fordern mehr Zugang zu Social Tools am Arbeitsplatz. Der Grund: Sie verbessern maßgeblich die Zusammenarbeit – neudeutsch: Collaboration. Laut einer Microsoft-Studie rechnen zwei von fünf der europaweit Befragten damit, dass Social Tools sie bei ihrer Arbeit gezielt unterstützen und ihre Produktivität deutlich verbessern würden. In Deutschland sind sich sogar 50 Prozent der Studienteilnehmer einig, dass das „Social Enterprise“ zu mehr Effizienz in der Zusammenarbeit beiträgt.
Allerdings fehlen häufig entsprechende Arbeitsumgebungen. Europaweit gaben 27 Prozent der Befragten an, dass ihre Unternehmen die Bedeutung von Social Tools noch unterschätzen und deren Nutzung stark einschränken.
Mehr als 37 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass in den Firmen noch nicht ausreichend Social Tools für Collaboration zur Verfügung stehen. 18 Prozent der Mitarbeiter sind sogar bereit, selbst in Social Tools zu investieren, um die Effizienz in der Zusammenarbeit mit den Kollegen zu verbessern.
„Vor allem die jüngere Generation in den Unternehmen erkennt den Nutzen von Social Tools, auch für ihr Arbeitsumfeld“, sagt Oliver Gronau, Director Business Group Information Worker bei Microsoft Deutschland.
„Die Zahlen und Aussagen der Studie zum Thema Enterprise Social überraschen deshalb nicht. Der Trend ‚Bring your own device‘ setzt sich mit ‚Bring your own service‘ auch auf der Ebene der Business Anwendungen und Applikationen fort.“
Aus der Internet-Community ins Unternehmensumfeld
Die in der Studie zitierten Social Tools zur Verbesserung der Zusammenarbeit stehen Unternehmen prinzipiell als Software-Anwendungen oder Webservices zur Verfügung. In diesem Beitrag stellen wir die wichtigsten von ihnen vor. Gemeinsam ist diesen Tools, dass nicht Unternehmen die Initiatoren für deren Entwicklung waren, sondern das Internet der Privatuser. Dort entstanden die ersten Social-Media-Dienste wie anfangs Blogs und Wikis und später dann Soziale Netzwerke wie Facebook und Google+.
Unternehmen standen dieser Entwicklung erst einmal skeptisch gegenüber. Solche „Anarcho-Werkzeuge“ für unbegrenzte Vernetzung und Community-Bildung rochen nach Kommunismus und schienen kaum geegnet, unternehmerischen Nutzen zu bringen. Insbesondere befürchteten viele den Abzug von geistigem Firmenkapital in das offene Web.
Inzwischen hat sich das gründlich geändert und die interaktiven Services finden „unter kontrollierten Bedingungen“ zunehmend Einzug ins Unternehmensumfeld. Betriebe können heute auf eine unüberschaubare Vielfalt von Social Media Tools zugreifen. Im folgenden stellen wir sechs der wichtigsten vor und beschreiben, wie Unternehmen davon profitieren können:
1. Blog: Neuigkeiten verteilen und dokumentieren
Ein Blog ist eine Liste von Texteinträgen, die nach Erscheinungsdatum sortiert sind. Der größte Vorteil von Blogs ist die Aktualität und Dynamik. Die neuesten Blog-Einträge stehen immer oben, ältere weiter unten. Grundsätzlich können alle Einträge von anderen Usern kommentiert und bewertet werden.
Prominentes Beispiel eines Corporate Blogs: Daimler.
Während ein Blog von Privatpersonen meist als Mitteilungsseite für private Erlebnisse und Meinungen genutzt wird, werden Unternehmens-Blogs oft für die Übermittlung von Neuigkeiten verwendet und die Vermittlung von Informationen, die schnell veralten. Da die neuesten Infos immer ganz oben stehen, stören die alten nicht, man kann aber jederzeit auf die weniger aktuellen zugreifen.
Corporate Blogs lassen sich intern und extern betreiben. Interne Blogs sind nur für Mitarbeiter zugänglich und eignen sich in Unternehmen beispielsweise für Projektteams, die den Fortlauf ihrer Arbeit dokumentieren wollen. Externe Blogs richten sich hingegen an Kunden und die Öffentlichkeit meist mit dem Ziel, für eine positive Außenwirkung zu sorgen – nachvollziehbar auch am Corporate Blog der QSC AG.
2. Wikis: Wissen verteilen
Langfristig gültige Ergebnisse gehören eher in ein Wiki als in einen Blog. Wikis sind Sammlungen von Textbeiträgen, die von vielen Personen bearbeitet und geändert werden können. Sie dienen dazu, gemeinschafltiches Wissen zu aggregieren und anderen systematisch zugänglich zu machen.
Das entscheidende Merkmal von Wikis ist, dass auch die Änderungen immer gespeichert werden, wie dies auch im bekanntesten Wiki, der Wikipedia, praktiziert wird. Damit ist ein Textbeitrag historisch verfolgbar, es kann jederzeit zu älteren Versionen zurückgekehrt werden. Sie eignen sich deshalb gut für Inhalte mit langer Lebensdauer wie Glossare und Dokumentationen.
Moderne Wissensdatenbank: Wikis wie hier DokuWiki gibt es meist kostenlos als Open-Source-Software.
In Firmen können Wikis eingesetzt werden, um etwa Handbücher und Best Practices aufzubauen, ein Unternehmensglossar mit den wichtigsten Abkürzungen und Fachbegriffen oder ein FAQ mit Fragen und Antworten zu Unternehmensabläufen und –organisation.
Ein solches Wiki kann zum Beispiel Mitarbeiterfragen beantworten wie „Wer ist der Ansprechpartner, um technisches Gerät auszuleihen?“ oder „Wo meldet man einen Fehler in seinem Rechner?“
3. Social Bookmarking und Tagging
Social Bookmarking teilt mit anderen Nutzern Webadressen, gibt Leseempfehlungen und sammelt URLs. Diese lassen sich kommentieren und mit Tags (Schlagworten) versehen.
Deutliche Themenschwerpunkte: Tag Cloud des QSC-Blogs im September 2014.
Oft werden die gesammelten Schlagwörter in einer sogenannten Tag Cloud dargestellt. Damit können die User sehr schnell erkennen, welche Themen von höherer und niedriger Relevanz sind.
In Unternehmen kann Tagging zur semantischen Vernetzung von Inhalten verwendet werden. Eine Portalseite lässt sich beispielsweise mit Tags beschreiben. Da sich über die persönlichen Profile der Mitmachenden auch Personen taggen lassen, werden auch diese Personen mit Tags versehen und damit potentielle Wissensträger – und mögliche Ansprechpartner für das Gebiet – angezeigt.
Commercial Tagging ist die Verwendung von Codes im Rahmen von kommerziellen Anwendungen und speziell des Mobile Marketing. Beispielsweise verlinkt man eine gedruckte Anzeige oder einen gedruckten Artikel in einer Zeitung oder Zeitschrift oder einen Buchabschnitt mit einer weiterführenden Website.
4. Diskussionsforen / Chats
In Foren können Mitarbeiter und / oder Kunden miteinander diskutieren und untereinander Erfahrungen austauschen. Foren sind in Kategorien relativ starr und hierarchisch organisiert.
Jedes Mitglied des Forums kann Beiträge posten. Die Posts stehen chronologisch geordnet untereinander, so dass sich Diskussionen auch über längere Zeiträume gut verfolgen und vertiefen lassen.
Unternehmen bieten oft Foren zu ihren Produkten an, die dann von Mitarbeitern moderiert werden. Unternehmensintern lassen sich Foren für projektbezogene Diskussionen oder zum Wissensaustausch nutzen. Das mündliche Äquivalent zum Forum ist der Chat.
Übersichtlich: In Foren wird chronologisch geordnet zu bestimmten Themen diskutiert.
5. Social Filesharing
Mit Social Filesharing können Dateien in beliebigen Formaten ausgetauscht werden. Cloud Services wie Dropbox lassen sich allgemein für Filesharing verwenden, daneben gibt es Dienste – etwa zum Austausch von Präsentationen – die spezielle Features anbieten.
Google Docs beispielsweise ermöglicht es, über eine Weboberfläche gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Ähnliche Möglichkeiten bietet QSC-tengo, ein Baukasten mit cloudbasierten Arbeitsplatzanwendungen.
Kurz und bündig: Microblogging-Dienste wie Twitter bieten schnelle Information. Hier der Twitter-Kanal des QSC-Blogs.
In Unternehmen lässt sich Filesharing vielfältig anwenden: Vertriebsmitarbieter können von unterwegs aktuelle Dateien abrufen. Mehrere Mitarbeiter arbeiten an verschiedenen Orten am gleichen Dokument. Weltweit verteilte Programmierer entwickeln gemeinsam ein Projekt.
6. Microblogging
Ein Microblogging-Dienst fungiert als Pinwand, auf der man Kurznachrichten und Statusmeldungen hinterlassen kann. Die Messages sind dabei knapp und prägnant. Abonnenten, die Tweets, können den Kurznachrichten folgen und werden bei Neuigkeiten benachrichtigt.
Mit wechselseitigen Abos entsteht so ein Kreis von „Freunden“, der ständig in Kontakt und über den Status der anderen immer informiert ist.
Erfinder von Microblogging ist Twitter, das die Länge der versendbaren Nachrichten auf 140 Zeichen begrenzt. In Unternehmen nutzt man Microblogging als Inhouse Twitter für die Echtzeitkommunikation. Mitarbeiter können darüber neue Erkenntnisse oder Planänderungen sehr schnell verbreiten.
Auf Fachfragen und bei Problemfällen sind zeitnah Antworten möglich, ohne dass man weis, wen man konkret ansprechen soll. Und Status-Updates halten Kollegen und Vorgesetzte immer auf dem Laufenden, welcher Mitarbeiter gerade woran arbeitet.
Lesen Sie von Klaus Manhart auf dem QSC-Blog auch …
… Teil 1 der Serie übers Social Business: Wie Social-Media-Werkzeuge im Unternehmen nützen
… weitere Artikelserien über:
Beitrags- und Vorschaufoto: „Group of People Discussing About Social Media.“ © Rawpixel – Fotolia.com.
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