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Richtig oder falsch? Der Digital Workplace im Fakten-Check

Die Transformation des Arbeitsplatzes geht mit einigen Unsicherheiten einher. Doch sind diese immer begründet? Bild: © Hinterhaus Productions/ Getty Images

Kontrollverlust und gefährdete IT-Sicherheit: Das sind nur zwei Vorurteile im Zusammenhang mit dem Digital Workplace. Immer noch gibt es große Unklarheiten rund um den cloudbasierten Arbeitsplatz. Ist er prinzipiell unsicherer als selbst betriebene Office-Systeme? Bringt er deutliche Kostenvorteile? Welche Behauptungen stimmen? Welche nicht?

Nach Einschätzung von Marktanalysten ist die Sache klar: Wer sich der Arbeitsplatztransformation nicht stellt, muss mit wirtschaftlichen Einbußen rechnen. Zu diesem Schluss kommt zum Beispiel eine aktuelle Studie von Information Services Group (ISG). Ihr zufolge können Digital-Workplace-Lösungen Kosten senken und die Dienstleistungsqualität gegenüber Kunden erhöhen. Dies habe inzwischen auch der lange zögerliche deutsche Mittelstand erkannt und investiere verstärkt in Services und Lösungen.

Dennoch ist das Thema nach wie vor mit großen Unsicherheiten behaftet. Wie steht es mit der Cyber-Sicherheit? Lassen sich mit dem Digital Workplace wirklich Kosten senken? Müssen die Unternehmen einen Verlust an Kontrolle befürchten? Rund um den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft kursieren noch immer Behauptungen, die zum Teil irreführend oder schlicht falsch sind. Der Fakten-Check:

 

Sinkende oder steigende Kosten?

Auch wenn häufig von Unternehmensstrategie die Rede ist – oft entscheidet das Kostenargument über Investitionen in den Digital Workplace. Mit innovativen Arbeitsplatz-Lösungen können Unternehmen tatsächlich ihre IT-Kosten senken. Dabei gibt es jedoch ein „Aber“: Sie müssen wirklich konsequent vorgehen und die bislang eingesetzten Hardware- und Software-Systeme komplett stilllegen – seien es Virenscanner, Spamfilter, Intranet-Anwendungen oder die Verwaltung mobiler Endgeräte. Nicht zuletzt ersetzen moderne Workplace-Systeme auch Konferenzsysteme auf Basis herkömmlicher Telefonanlagen. Wer Altsysteme parallel laufen lässt, bezahlt doppelt und steigert unnötigerweise die IT-Komplexität.

 

Mehr und weniger Komplexität zugleich

Was die Komplexität der IT angeht, ist beides richtig: Einerseits senkt der Digital Workplace die Komplexität der einzelnen Anwendungen deutlich. Ein internetfähiger Rechner reicht, und ein Anwender kann sich anmelden und losarbeiten. Bezogen auf die Summe der Unternehmensanwendungen steigt die Komplexität allerdings – spätestens wenn ein Unternehmen im Hybrid-Cloud-Kontext arbeitet. Die IT-Routinetätigkeiten werden also wesentlich einfacher, auf den höheren Wertschöpfungsebenen und der Orchestrierung der Dienste steigen die Anforderungen – über die IT hinaus auch für Geschäftseinheiten wie das Controlling.

 

Kontrollverlust? Muss nicht sein.

Zunächst einmal gibt ein Unternehmen bei Digital-Workplace-Lösungen einiges aus der Hand, an allererster Stelle die Administration der Office-Applikationen, die nun komplett durch den jeweiligen Anbieter erfolgt. Auch droht die Gefahr eines Vendor-Lock-ins, wenn sämtliche Office-Anwendungen wie E-Mail, Textverarbeitung & Co. auf die Plattform eines Anbieters wandern. Doch lässt sich die IT-Architektur eines Unternehmens ohne größere Probleme so auslegen, dass sich auch bei Hyperscalern wie Microsoft gebuchte Anwendungen leicht umziehen lassen. Ein solcher Hybrid-Cloud-Ansatz wird immer mehr zum Standard. Unternehmen sollten sich deshalb erst einmal grundlegende Fragen der IT-Governance stellen und verstehen, welche Änderungen mit dem Digital Workplace verbunden sind. Wenn Unternehmen dies im Blick behalten, können sie einen entscheidenden Schritt in Richtung digitaler Souveränität machen.

 

Deutlich höhere Sicherheit

Mit der Einführung des Digital Workplace im Unternehmen steigt die Sicherheit deutlich. Denn sie beruht auf den Erfahrungen und Echtzeitdaten von Millionen Anwendern weltweit. Treibt zum Beispiel ein neuer Virus in Australien sein Unwesen, profitieren auch die Kunden in Europa umgehend vom Schutz der entsprechend eingespielten Signaturen. Das hat insbesondere Vorteile für mittelständische Unternehmen, die bei weitem nicht über das Security-Know-how, die Infrastruktur und die Ressourcen verfügen, wie sie zum Beispiel Großkonzerne vorhalten können.

Allerdings müssen sich Unternehmen umstellen. Cloudbasierte Workplace-Lösungen brechen radikal mit herkömmlichen Security-Ansätzen: Anstelle des lokalen Netzwerks und seiner Umgebung mit gut gesicherten Toren (Gateways) oder Mauern und Gräben (Firewalls) stellen die Cloud-Lösungen die Identität der Nutzer in den Mittelpunkt. Dementsprechend schützen sie die Systeme zum Beispiel durch Zwei- oder Mehrfaktorenidentifizierung oder über die Identifikation des Zugriffsortes.

 

Compliance wird einfacher

Obwohl die heutigen Digital-Workplace-Lösungen in der Regel völlig standardisiert sind, wird auch die Compliance einfacher. So versichern alle namhaften Anbieter, dass ihre Workplace-Lösungen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vollumfänglich umsetzen. Natürlich müssen die Anwender weiterhin eigene Aufgaben erledigen – zum Beispiel Datenschutzfolgeabschätzungen oder das Führen eines Verfahrensverzeichnisses. Doch selbst dafür geben die Provider ihren Kunden ausführliche Leitfäden an die Hand. Insofern sollte das Thema „Compliance“ leichterfallen als beim Management der vorherigen On-premise-Systeme.

 

Mehr Organisation als Technik

Natürlich bestimmen bei der Einführung des Digital Workplace vor allem technische Herausforderungen die Agenda. Doch wiegen mittel- und langfristig organisatorische Fragen schwerer. Schließlich soll der neu organisierte Arbeitsplatz Innovationen vorantreiben – etwa neue Geschäftsideen hervorbringen. Zudem wirkt sich der Digital Workplace auf Themen wie Mitarbeitergewinnung oder Employer Branding aus. Hier sind die HR-Abteilung und die interne Unternehmenskommunikation gefragt. In einem früheren Beitrag in diesem Blog fordert Analyst Andreas Stiehler die HR-Verantwortlichen deshalb auf, die Regie beim Digital Workplace zu übernehmen.

 

100 Prozent Cloud ist (noch) nicht machbar

Wer im Zuge der Digital Workplace-Begeisterung nun darüber nachdenkt, alle Arbeitsplatzsysteme in die Cloud zu verlagern, stößt schnell an Grenzen, vor allem in mittelständischen Unternehmen. In ihnen versperren oft zentrale On-Premise-Applikationen diesen Weg – etwa branchenspezifische ERP-Systeme. Auch banale Themen wie die Ansteuerung von Druckern fallen in diese Kategorie. Langfristig wird es sicherlich auch für diese Speziallösungen Wege in die Cloud geben, doch heute schreckt der damit verbundene Aufwand noch ab.

 

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