Microsoft Teams, Silos & Soziale Netzwerke
Silos getlen als Hindernis für den digitalen Wandel – und sind doch überall vorhanden. Bild: ©Edmund Lowe Photography / Getty Images
Silos gelten als wichtigstes Hindernis für den digitalen Wandel – und sind doch notwendig und omnipräsent, auch in agilen Projekten. Bei deren Überbrückung helfen moderne Collaboration-Plattformen wie Microsoft Teams nur bedingt, hierfür bedarf es vielmehr sozialer (Unternehmens-)Netzwerke. Eine Spotlight-Analyse zur QSC-Expertenstudie „Microsoft Teams – Marketing Hype oder Game Changer?“.
QSC-Expertenstudie bietet Kontroverse zu „Microsoft Teams & Silos“
„Silos“ gelten als Inbegriff all dessen, was bei der digitalen Transformation derzeit schiefläuft. Wer Unternehmen in die neue Zeit führen will, so wird allerorts postuliert, muss Organisations-, Daten- und Denksilos aufbrechen und überwinden. Entsprechend wird das Potenzial neuer Technologien zur Unterstützung der Zusammenarbeit wie Microsoft Teams auch daran gemessen, ob diese in der Lage sind, zur Überbrückung der Silos beizutragen. Aber können sie das überhaupt – und wenn ja, in welchem Umfang?
Die aktuelle QSC-Expertenstudie zu Microsoft Teams zeigt, dass die Beantwortung dieser Frage nicht ganz trivial ist. Die Einschätzungen der Experten zum Thema „MS Teams & Silos“ bieten auf den ersten Blick zumindest Anlass zur Verwirrung. Auf der einen Seite meint beispielsweise Nils Langemann, Geschäftsführer von PHAT CONSULTING und ausgemachter Microsoft-Kenner im Experteninterview: „Microsoft Teams ermöglicht die Kommunikation zwischen Bereichen innerhalb eines Unternehmens und über die Unternehmensgrenzen hinweg – und führt damit „Raus aus den Silos“.
Fabian Schütz, Microsoft 365 Adoption Lead und – ähnlich wie Nils Langemann – MS-Teams-Enthusiast, vermerkt dagegen: „Oft wird […] vergessen, dass Teams in erster Linie Silos sind – sind sie privat, sind sie „closed shop“ und selbst bei einem öffentlichen Team lässt sich (von außen) nicht erkennen, was dort diskutiert und erarbeitet wird.“ Der Digital-Workplace-Experte Alexander Kluge bringt diese Sicht schließlich auf den Punkt: „MS Teams zementiert erstmal weiter das Silo, denn Teams haben Mitglieder und Teams arbeiten in den Limitationen. Wer drin ist, ist drin, der Rest ist draußen.“
Ja, was denn nun?! Führt Microsoft Teams nun raus aus den Silos (Langemann) oder zementiert es diese (Schütz, Kluge)? Ich denke: Beide Seiten haben recht, es kommt – wie so oft – auf die Perspektive an.
Silos sind notwendig und omnipräsent – auch in agilen Projekten!
Um die Verwirrung aufzulösen, lohnt es sich zunächst, etwas eingehender über die viel geschmähten Silos nachzudenken. Denn diese erfüllen – das bleibt in der Diskussion oft außen vor – auch einen Zweck. Immerhin helfen abgeschirmte Bereiche dabei, uns zu fokussieren, die Zusammenarbeit (in einem definierten Team) effektiver zu gestalten bzw. effiziente Abläufe zur Lösung komplizierter Probleme zu etablieren. Nicht umsonst wurden in der Vergangenheit viele Unternehmen siloartig aufgebaut. Eine hohe Effizienz ist – damals wie heute – essenziell, um im Wettbewerb zu bestehen. Was ich sagen möchte: Unternehmen benötigen beides, also sowohl siloartige Strukturen als auch Möglichkeiten, diese aufzubrechen oder zu überwinden.
Hinzu kommt, dass Silostrukturen nicht nur in der traditionellen Unternehmensorganisation, sondern auch in der Projektwirtschaft anzutreffen sind. Tatsächlich haben sich während der letzten Jahre in vielen Unternehmen parallel zur Linienorganisationen agil arbeitende, abteilungsübergreifend aufgestellte Projektteams etabliert. Gut so: Um innovative Themen voranzubringen, ist es notwendig, flexibel zu agieren und abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten. Und hierfür eignen sich agile Projekte allemal besser als rigide Prozesse.
Aber ist mit der sich etablierenden Projektwirtschaft das Silo-Problem obsolet? Nein! Denn ein Großteil der Projektzusammenarbeit findet ebenfalls (und ganz natürlich) in abgegrenzten Räumen oder Strukturen statt. Details, an denen ein Projektteam gerade arbeitet, sind in der Regel nur den Team-Mitgliedern bekannt. Dies ist auch in Ordnung: Die Teams sollen sich schließlich zunächst und zuvorderst auf die von ihnen zu bearbeitenden Probleme fokussieren. Allerdings lässt sich über die Projektzusammenarbeit allein das Kreativ- und Wissenspotenzial eines Unternehmens nicht ausschöpfen – was wiederum notwendig wäre, um komplexe Probleme effektiv zu lösen und Kunden rundum zu beglücken.
MS Teams hilft dabei, Abteilungs- und Unternehmensgrenzen zu überwinden!
Zurück zu Microsoft Teams und Silos: Verglichen mit herkömmlichen Prozessanwendungen – stimme ich Nils Langemann zu – führt die Projektzusammenarbeit mit Unterstützung von MS Teams, Slack oder anderen (Unified Communications &) Collaboration-Plattformen heraus aus den klassischen (Abteilungs-)Silos. Auch wird die Projektzusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg deutlich vereinfacht, was ich aus eigener Erfahrung bestätigen kann: Als Freiberufler bin ich heute über MS Teams permanent in Projektgruppen verschiedener Kunden involviert. Ich erhalte auf diese Weise Zugang zur gesamten projekt-relevanten Kommunikation, einschließlich zugehöriger Dokumente und kann mich ad hoc mit den Projektpartnern austauschen – eine wirkliche Erleichterung für alle Beteiligten.
Und noch ein schöner Nebeneffekt: Mein E-Mail-Postfach ist dank des MS Teams-Einsatzes deutlich aufgeräumter, da der operative Austausch größtenteils über die Plattform stattfindet. Vor diesem Hintergrund kann ich auch die Einschätzung von Hagen Deike, Microsoft 365-Architekt bei dmTECH gut nachvollziehen: „Das formelle Kommunikationsmedium E-Mail wird mit Microsoft Teams aufgewertet.“
Aber auch Teams sind Silos – und kein Ersatz für soziale (Unternehmens-)Netzwerke!
Gleichwohl stimme ich Fabian Schütz, Alexander Kluge und vielen weiteren Experten zu: Microsoft Teams sorgt aus deren Sicht zwar für eine effiziente, abteilungsübergreifende Projektzusammenarbeit, die aber aber nicht über definierte (Teams-)Grenzen hinausreicht. Kurzum: MS Teams ist kein Werkzeug, mit dem sich eine offene Vernetzungs- und Austauschkultur etablieren lässt. Hierfür braucht es vielmehr soziale Unternehmensnetzwerke (Enterprise Social Networks oder ESN) wie Yammer, Jive, IBM Connections etc. oder Plattformen wie LinkedIn, Xing oder Twitter für die unternehmensübergreifende Vernetzung.
Dass (und wie) sich Collaboration-Plattformen und soziale Netzwerke bei der Projektarbeit erfolgreich kombinieren lassen, habe ich selbst als Mitwirkender bei der Realisierung der besagten QSC-Expertenstudie erfahren. Während die operative Projektzusammenarbeit an der Studie effizient über MS Teams organisiert wurde, halfen uns soziale Netzwerke wie LinkedIn dabei, Experten zum Thema zu identifizieren sowie uns mit ihnen zu vernetzen und auszutauschen.
Soziale Netzwerke bieten die Basis für eine erfolgreiche MS Teams Adoption
An dieser Stelle verweise ich gerne auf einen lesenswerten Beitrag von Harald Schirmer, der die Notwendigkeit zur sozialen Vernetzung für vielfältige Anwendungsszenarien aufzeigt und aus praktischer Sicht beleuchtet, wie sich komplexe Aufgaben mit Hilfe sozialer (Unternehmens-)Netzwerke lösen lassen. Aus meiner Sicht eine unbedingte Leseempfehlung für alle Verantwortlichen in den Unternehmen, die sich mit der Überwindung der Silostrukturen beschäftigen. Und auch eine Pflichtlektüre für Teams Adoption Manager: Denn soziale Netzwerke – so verdeutlicht die QSC-Expertenstudie – sind auch prädestiniert dafür, die Einführung und den Einsatz von Microsoft Teams in den Unternehmen effektiv zu unterstützen.
So berichtete Harald Schirmer im Experteninterview zum Microsoft Teams-Einsatz bei Continental von guten Erfahrungen mit einem GUIDE-Netzwerk, welches sich in der Pilotphase (mit den Willigen) etablierte und über das bis heute Erfahrungen, Best Practices und Templates ausgetauscht werden. Als Beispiel verweist er auf Microsoft‘s Evergreen-Ansatz – also die fortlaufende Erweiterung durch regelmäßige Einspielung von Updates, welche die MS Teams-Verantwortlichen regelmäßig vor neue Herausforderungen stellt. Dank der etablierten Netzwerke sei das Unternehmen heute in der Lage, darauf schnell und effektiv zu reagieren.
Fazit: Nicht „entweder oder“, sondern „sowohl als auch“
Mit dem Schwarz-Weiß-Denken, so lehrte mich die Auseinandersetzung mit der QSC-Expertenstudie einmal mehr, lässt sich im digitalen Wandel kein Blumentopf gewinnen. Weder ist die angestammte Linienorganisation böse noch die Projektorganisation gut. Beide Organisationstypen (oder abgewandelte Formen davon) werden zur Bearbeitung unterschiedlicher Problemstellungen benötigt – und beide bauen letztlich auf Silostrukturen, um ein hohes Maß an Effizienz zu gewährleisten. Um diese Silos zu überbrücken und so das für die Lösung komplexer Probleme notwendige Wissen und Kreativpotenzial auszuschöpfen, bedarf es schließlich auch sozialer (Unternehmens-)Netzwerke – quasi als dritte Säule einer modernen Unternehmensorganisation.
Säulen einer modernen Unternehmensorganisation, Quelle: QSC-Expertenstudie zu Microsoft Teams
Und was bedeutet dies für das Potenzial von Microsoft Teams? Jede Organisationsform – ob Linie, Projekt und Netzwerk – benötigt eine adäquate technische Unterstützung. Microsoft Teams erscheint vor diesem Hintergrund prädestiniert dazu, die Projektzusammenarbeit effizienter zu gestalten. Seine volle Wirkung wird dieses Werkzeug aber erst entfalten, wenn es im Verbund mit Prozessanwendungen – zur durchgehenden Automatisierung von Prozessen – und mit (Enterprise) Social Networks – zur effektiven Bearbeitung komplexer Probleme –eingesetzt wird.
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