Modern Workplaces brauchen Teams Telefonie
Unternehmen ebnen ihren Weg zum Modern Workplace mit passender (Teams-)Technik. Bild: © Elizaveta Starkova / Getty Images
Ein Arbeitstag ohne Microsoft Teams? Kaum vorstellbar! Nicht nur als fester Bestandteil für Videokonferenzen hat sich die Plattform in den vergangenen Jahren etabliert. Das volle Teams-Potenzial nutzen bislang allerdings die wenigsten Organisationen aus. Was viele nicht wissen: Die Software überzeugt auch als effiziente Lösung für Telefonanlagen. Eine Ergänzung, die insbesondere mit Blick auf den „Modern Workplace“ Sinn ergeben kann.
Hybride Arbeitswelt schaffen!
Home-Office oder Büro? Remote Work oder fester Arbeitsplatz? Warum sich überhaupt festlegen? Eine von SurveyMonkey im Auftrag von Zoom durchgeführte Umfrage zeigt, dass 65 Prozent der Befragten das hybride Arbeitsmodell als Idealbild sehen. Die Mischung macht’s also! Doch wie gelingt das hybride Arbeiten in der Praxis? Vertrauen ins Team, gute Prozesse und die digitale Zusammenarbeit sind sicherlich entscheidende Erfolgsfaktoren. Zusätzlich spielt die Technik eine Hauptrolle.
Dafür braucht es eine zeitgemäße Telefonie-Lösung. Insbesondere in hybriden Konstellationen – wenn die Mitarbeiter:innen zwischen Büro und Home-Office pendeln – erweisen sich traditionelle Telefonanlagen als Hemmschuh. Auch das dienstliche Smartphone ist hier nicht die perfekte Lösung. Denn längst brauchen Teams zusätzliche Unified-Communication-Funktionen.
Für die Zukunft gerüstet: Cloud-basierte Telefonanlage
Bevor eine Organisation also in ihre bestehende Lösung investiert, lohnt ein Blick auf die Alternativen wie beispielsweise Cloud-basierte Nebenstellenanlagen. Sie überzeugen mit einem geringen Wartungs- und Installationsaufwand, Skalierbarkeit, Aktualität und schließlich Ortsunabhängigkeit. Dabei gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die individuellen Anforderungen und Bedürfnissen verschiedener Unternehmen gerecht werden können.
Streben Organisationen nach einer All-in-one-Lösung, bietet sich natürlich Microsoft 365 mit der Funktion Teams Telefonie an. Per Voice-over-IP lassen sich so interne wie externe Gespräche empfangen: klassische Telefonate ins Fest- oder Mobilfunknetz ebenso wie Video-Calls. Dafür lösen Unternehmen ihre alte PBX-Telefonanlage ab und richten stattdessen Microsoft Teams Telefonie ein. Das Ergebnis: ein Kollaborationstool, das neben den bewährten Video-Calls, Chatnachrichten oder der Zusammenarbeit an Dokumenten auch eine moderne Variante des Ferngesprächs anbietet.
Microsoft Teams Telefonie einrichten eröffnet Benefits
Die Vorteile für die hybride Arbeitswelt liegen auf der Hand. Die Online-Telefonie mit Teams schafft Erreichbarkeit – von überall. Telefonkonferenzen, Weiterleitungen, Warteschleifen oder Voicemails der klassischen Telefonanlagen finden verlässliche digitale Pendants. Das Zusammenlaufen verschiedener Lösungen auf einer Plattform erleichtert die Verwaltung immens.
Unternehmenseigene IT-Ressourcen lassen sich – wie für Cloud-basierte (Telefonanlage-)Lösungen typisch – optimieren. Auch das Onboarding neuer Mitarbeitender wird erleichtert, denn zusätzliche Hardware über einen Laptop hinaus ist nicht nötig. Unterm Strich vereinfacht sich die tägliche Arbeit, die bereits in vielen Organisationen ohnehin größtenteils mit Hilfe von Teams abläuft – einmal mehr mit Telefonie-Möglichkeiten. Im Ergebnis schaffen Unternehmen einen zentralen Ort für Ihre hybride (Team-)Arbeit, egal ob in den eigenen vier Wänden oder im Büro.
Wie gelingt der Start mit Teams Telefonie? Eine Anleitung.
Überzeugen die Argumente für die Unified-Communication-Plattform, gestaltet sich der Umstieg in der Praxis schnell und einfach. Als Add-on ist die Teams Telefonie zu jedem Microsoft-365-Tarif hinzubuchbar. Um Anrufe zu tätigen, mit Externen über Teams zu telefonieren oder Anrufe weiterzuleiten, bieten sich mehrere Optionen an:
- Direkt von Microsoft kommen die Anrufpläne, die sogenannten Teams Calling Plans. In diesem Szenario ist Microsoft der Telefondienstanbieter. Organisationen können vorhandene Rufnummern übernehmen oder neue hinzufügen. Für komplexere Anrufsteuerungen ist diese Lösung jedoch weniger geeignet und recht teuer. Denn die Kosten je Telefonminute sind relativ hoch.
- Daneben existieren Drittanbieterlösungen wie Operator Connect, Teams Phone Mobile oder Direct Routing. Über Letzteres können Unternehmen ihre Telefonnummern, SIP-Trunks und bestehende Telefonanlagen mit Teams verbinden. Mit einem sogenannten SIP-Trunk meint man eine Alternative zum Festnetz: eine Telefonleitung, die mit Hilfe des Standardprotokolls SIP (Session Initiation Protocol) per IP-Verbindung funktioniert.
Teams Telefonie braucht Session Border Controller (SBC)
Eine entscheidende Komponente nimmt der Session Border Controller (SBC) ein. Dieser fungiert als Vermittler zwischen dem internen Netzwerk des Unternehmens (hier der Microsoft Cloud) und dem externen Netzwerk des Telefonanbieters (PSTN). Der SBC überwacht und steuert als VoIP-Firewall (einem IT-Sicherheitsschutz für Voice-over-IP-Technologie, kurz VoIP) mit speziellen VoIP-Features den Datenverkehr zwischen den beiden Netzwerken, wodurch er Sicherheit, Qualität und Interoperabilität gewährleistet.
Ob diese nun in der Cloud-Umgebung des Kunden als Hardware-SBCs oder virtuelle SBCs oder aber in der Public Cloud bereitgestellt werden sollten, müssen Organisationen von Fall zu Fall entscheiden. Da die meisten Organisationen das dafür erforderliche Fachwissen nicht haben, empfiehlt es sich, frühzeitig M365-Expert:innen einzubinden und gemeinsam gute, zukunftsweisende Entscheidungen zu fällen.
Mit Teams Telefonie gen Modern Workplace
Kommunikation ist die Basis jeglichen Tagesgeschäfts. Mit einem Anruf lässt sich meist einfach und schnell klären, was auf anderen Wegen deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt. Klassische Telefonanlagen erfüllen die Modern-Workplace-Anforderungen – allen voran die ortsunabhängige, smarte Arbeitsweise – längst nicht mehr. Deshalb lohnt sich ein Blick auf Cloud-basierte Telefonanlagen wie beispielsweise Microsoft Teams Telefonie.
Weitere Informationen:
- Sie wollen die Microsoft-365-Welt noch nicht verlassen? Dann stöbern Sie doch auch durch unseren Blogbeitrag „KI-Boost fürs Büro: Microsoft 365 Copilot einführen und Zeit sparen!“.
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- Sie stehen vor der M365-Einführung? Dann lohnt sich ein Blick auf das Thema „Microsoft 365 Cloud Compliance Policy: Risiken minimieren und Daten schützen!“.
- Adressbuch für Teams: OnePhoneBook ist eine App von q.beyond, mit der sich sämtliche Kontaktdaten in in einem zentralen Telefonbuch unternehmensweit bündeln lassen.