Der Weg zum „Digital Workplace“ (2): Bis alle Silos fallen
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Welche Ideen und Konzepte stehen eigentlich hinter dem Begriff „Digital Workplace“? Die zweiteilige Artikelreihe bietet eine Einordnung des Themas aus Analystensicht – ausgehend von einem Rückblick auf unsere Analysen in diesem Bereich.
Der „Digital Workspace“, so zeigte der erste Teil der Analyse, ist mehr als nur die Akkumulation digitaler Technologien am Arbeitsplatz. Die neue Vielfalt muss kontrolliert und vor diesem Hintergrund neue Wege bei Design, Management, Betrieb und Support der Arbeitsumgebungen beschritten werden. Die IT-Manager – so lässt sich erahnen – stehen bei diesem Thema immensen Herausforderungen gegenüber.
Der Digital Workplace ist nicht allein Sache der IT
Aber: Betrifft die Entwicklung des digitalen Workplace nur die IT-Manager?!
Tatsächlich betrachteten wir bis vor einigen Jahren Modernisierung der Arbeitsumgebungen noch als reine IT-Angelegenheit. Diese Einschätzung hat sich jedoch im Zuge des digitalen Wandels deutlich verändert. Denn angesichts des immer aggressiveren Wettbewerbs um die kreativen Köpfe rückt die Optimierung der Employee Expierence immer stärker in den Fokus der Workplace-Modernisierung – und dies nicht nur bei den IT-, sondern auch bei HR- und Facility-Management-Verantwortlichen.
Hinzu kommt, dass sich IT-Umgebung, räumliche Infrastruktur und Organisation bei der Einlösung dieses Ziels gegenseitig beeinflussen. So werden beispielsweise die schicksten mobilen Endgeräte oder die modernsten Arbeitsplatzanwendungen kaum zu Freudensprüngen bei den Mitarbeitern führen, wenn das Umfeld deren effektive Nutzung behindert.
Wie „Platforms, Places & People“ bei der Optimierung der Employee Experience genau zusammenspielen, wird im Beitrag „Räume für die neue Arbeit“ ausführlich diskutiert.
Kurzum: Wer bei der Gestaltung des „Digital Workplace“ eine Optimierung der Employee Experience anstrebt – und dies sind laut PAC-Studie ca. drei Viertel der Unternehmen in Europa – kann das Thema nicht isoliert als reine IT-Angelegenheit betrachten. Dieses Ziel lässt sich letztlich nur im Rahmen eines abteilungsübergreifenden Transformationsprogramms – mit dem Digital Workplace als integralem Bestandteil – erfolgreich einlösen.
Mehr noch: Die Umsetzung von Digital-Workplace-Initiativen muss auf den Prüfstand. Denn bei der Optimierung der Employee Experience sind wir alle noch Lernende. In diesem noch unbekannten Terrain kann man sich nur schrittweise vortasten – ausprobieren, kontinuierlich lernen und nachjustieren. Klassische Change- oder Projektmanagement-Ansätze gelangen hier an ihre Grenzen, agile Ansätze sind gefragt.
Die Steuerung solcher Initiativen – so lernte ich in Gesprächen mit Verantwortlichen aus Vorreiterunternehmen (siehe u.a. hier) – gelingt wiederum am besten über ein unternehmensweites Netzwerk, in das Mitarbeiter und Manager aus verschiedenen Abteilungen aktiv eingebunden sind. Es braucht nicht viel Fantasie, um zu mutmaßen, dass die Koordination eines solchen Netzwerkes und die Gewährleistung einer effizienten Zusammenarbeit in diesem Rahmen immense Herausforderungen birgt.
Eine Optimierung der Employee Experience gelingt auch im Mittelstand
Die Optimierung der Employee Experience ist aber auch kein Hexenwerk. Anstatt gleich den ganz großen Wurf zu wagen, kann man den Wandel auch pragmatisch und in kleineren Schritten angehen. So diskutierte ich vor wenigen Wochen mit Verantwortlichen des IT-Dienstleisters Damovo, wie sich die „Employee Experience“ bei der Umsetzung von UCC-Projekten in mittelständischen Unternehmen verbessern lässt.
Wir identifizierten dabei konkrete Handlungsfelder, die sich auch ohne umfassende Change-Programme adressieren lassen, wie bspw.:
- ein erweitertes Scoping der Projekte: von der Implementierung von UCC-Plattformen hin zur Optimierung von Prozessen und Etablierung neuer Arbeitsstile
- eine kontinuierliche Messung der Mitarbeiterzufriedenheit, die für das Finetuning von Infrastruktur und Trainingsmaßnahmen essenziell ist
- die Neugestaltung der Beziehungen zu den Dienstleistern, die bei entsprechenden Anreizen und direkten Austauschmöglichkeiten mit den Mitarbeitern effektiver zur Verbesserung der Employee Experience beitragen könnten.
Die Umsetzung dieser Maßnahmen erfordert von den Verantwortlichen vor allem Willen – gepaart mit Kreativität, Mut und dem sprichwörtlich langen Atem.
Workplace-Modernisierung muss auf die strategische Agenda
Klar ist allerdings auch: Die Verbesserung der Employee Experience muss strategisch gewollt sein. Ohne die Unterstützung des Top-Managements – so die Essenz aus der Diskussion – kann der Wandel, der mit so vielen Unwägbarkeiten verbunden ist, nicht gelingen.
Ein Abwarten – bis der Vorstand irgendwann zur Einsicht gelangt – ist jedoch nicht zielführend. Denn die Herausforderungen, mit denen IT-, HR- oder Facility Management-Verantwortliche heute im Workplace-Umfeld konfrontiert sind, dürften in der Zwischenzeit eher noch zunehmen. Besser wäre es, sich Verbündete zu suchen und aktiv die Initiative zu bewerben.
Die Initiatoren verfügen dabei durchaus über gute Argumente. Denn wer als Unternehmen Digital Excellence anstrebt (und welches Unternehmen tut dies heute nicht?), braucht neben „smarten“ Kundenservices und Geschäftsprozessen auch und insbesondere „smarte“ Mitarbeiter. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, die aber allzu oft und viel zu lange ignoriert wurde. Mit spürbaren Folgen: Nicht umsonst gilt der Mangel an Fachkräften heute in vielen Unternehmen als die größte Wachstumsbremse.
Es lohnt sich also, bei der Einwerbung der Mittel auf die strategische Karte zu setzen – ausgehend von Fragen wie: Wie können die kreativen Köpfe im Unternehmen gehalten und vielversprechende Talente hinzugewonnen werden? In welchem Umfeld können die Mitarbeiter ihre Kreativität einbringen, wie kann deren Performance gesteigert werden? Welche Unterstützung benötigen die Mitarbeiter, um ihre Kompetenzen weiterzuentwickeln?
Dass mit modernen Infrastruktur- und Raumkonzepten im Zuge der Transformation auch Kosten gespart werden können, ist ein wichtiger Nebeneffekt. Er sollte als solcher benannt werden, aber nicht im Zentrum stehen. Denn wenn die Hauptmotivation primär aus dem Einsparen von Kosten besteht und die Initiative vom Top-Management nur als dementsprechende Maßnahme begriffen und unterstützt wird, bleibt letztlich das eigentliche Ziel – die Verbesserung der Employee Experience – auf der Strecke.
Credo: Hochkonjunktur für Gestalter mit Weitblick
Die Etablierung des Digital Workplace mit dem Ziel, die Employee Experience zu optimieren, stellt die Verantwortlichen heute vor eine wahrlich komplexe, aber ebenso reizvolle Aufgabe. Um diese erfolgreich zu meistern, sind die IT-, HR- und Facility-Manager gefordert, sich von reinen Erfüllungsgehilfen zu gefragten Strategen zu entwickeln. Wer möchte das nicht?! Noch schöner, weil dankbar: Die ehemaligen Personal- und Infrastruktur-Verwalter erhalten dadurch die Chance, sich vom viel kritisierten „Buhmann“ zum Anwalt der Mitarbeiter aufzuschwingen.
Um diese Chance zu nutzen, müssen die Verantwortlichen jedoch die Initiative ergreifen und sich vom herkömmlichen Denken in Technologie-, Abteilungs- und Bereichs-Silos lösen. Die in der zweiteiligen Artikelserie skizzierte Entwicklung des Themas verdeutlicht dies: Mit jedem Entwicklungsschritt – von UCC über den Digital Workplace bis hin zur Optimierung der Employee Experience und Digital Excellence – nimmt der Einfluss der Workplace-Modernisierung auf die Performance der Unternehmen zu. Zugleich sind die Verantwortlichen mit jedem Schritt gefordert, ein Stück weiter über den Tellerrand bzu licken, neue Themen zu erschließen und Koalitionen zu schmieden.
Und das Beste noch zum Schluss: Anders als noch vor 20 Jahren haben es die Workplace-Manager heute selbst in der Hand, ob sie diesen Wandel als Getriebene oder Gestalter begleiten. Ich wüsste, wofür ich mich entscheiden würde.
In eigener Sache: PAC startet ein neues Studienprojekt zum Thema „Employee Experience im Fokus von Digital-Workspace-Initiativen“, in dessen Rahmen IT-, HR- und Facility-Manager europaweit befragt werden. Wir laden Sie herzlich ein, die Initiative als Studienteilnehmer oder Sponsor zu unterstützen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Digitales-Wirtschaftswunder.de, dem Themenblog der QSC AG