Wie schnell gelingt der Umstieg aufs Home-Office?
Mitarbeiter müssen in der heutigen Zeit schnell auf Home-Office umsteigen können. Bild: © Westend61 / Getty Images
Viele Unternehmen denken angesichts der aktuellen Situation darüber nach, wie sie ihren Betrieb aufrechterhalten können. In den Blickpunkt rückt häufig der heimische Arbeitsplatz – als Alternative zum Schreibtisch im Büro. Unternehmen, die bereits in Digital-Workplace-Lösungen investiert haben, sind dabei im Vorteil. Doch lassen sich viele Weichen in Richtung Home-Office auch noch ad hoc stellen. Vorausgesetzt, die Verantwortlichen beachten einige wichtige Punkte.
NEU: Auf einer neuen Landingpage zum Thema Home-Office informieren wir, wie QSC Soforthilfe in Sachen Home-Office leistet. In maximal vier Tagen versorgen wir ganze Belegschaften von Unternehmen mit digitalen Heimarbeitsplätzen auf Basis von Windows Virtual Desktop. (Nachtrag am 31.03.2020)
Cloud-Arbeitsplätze schnell skalieren
Mit der passenden digitalen Ausstattung lässt sich auch im Home-Office ein vollwertiger Arbeitsplatz einrichten. Heutige Lösungen ermöglichen es, dass Mitarbeiter auch von Zuhause aus sicher auf ihre gewohnte Arbeitsplatzumgebung zugreifen und weiterhin produktiv arbeiten können. Der Zugriff funktioniert von nahezu jedem Endgerät aus – also auch von den privaten PCs, Notebooks oder Tablets der Mitarbeiter. Sie benötigen dafür lediglich einen Browser und eine Internetverbindung und können dann auf alle Unternehmensanwendungen und -daten sicher zugreifen.
So hat zum Beispiel QSC einem ihrer mittelständischen Kunden dieser Tage zusätzliche 2.000 Cloud-Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt – innerhalb von 24 Stunden. Das Aufschalten der neuen Heimarbeitsplätze gelang auch deshalb so schnell, weil das Unternehmen bereits über eine digitale Kollaborations-Plattform verfügte und auch vorher schon Cloud-Arbeitsplätze nutzte. Die Herausforderung bestand deshalb nicht im Einrichten der Lösung, sondern im schnellen Skalieren. Doch was können Unternehmen tun, die bislang keine oder nur wenige Schritte hin zum digitalen Arbeitsplatz für ihre Mitarbeiter unternommen haben?
Auch für Neulinge lassen sich entsprechende Arbeitsplatzumgebungen in kürzester Zeit zur Verfügung stellen. Denn auf Digital-Workplace-Lösungen spezialisierte Dienstleister verfügen mittlerweile über eingespielte Standardverfahren und die notwendigen Ressourcen, um zumindest die handelsüblichen Lösungen wie Microsoft Teams schnellstmöglich einzurichten.
Einen kleinen zusätzlichen Aufwand verursacht das Anbinden der im jeweiligen Unternehmen laufenden Anwendungen wie zum Beispiel ein ERP-System. Doch auch dafür gibt es Lösungen, die einen nur sehr überschaubaren Aufwand benötigen – zum Beispiel dedizierte VPN-(Virtual Private Network-)Verbindungen zum Rechenzentrum des jeweiligen Unternehmens. Das völlig neue Einrichten einer Digital-Workplace-Plattform und die Anbindung der Unternehmenssysteme können dabei normalerweise in wenigen Tagen über die Bühne gehen.
Genug Bandbreite sichern
Vor allem Eines gilt es dabei zu beachten: die verfügbaren Bandbreiten für die Datenübertragung. Wenn sich plötzlich viele Mitarbeiter vom Home-Office zusammentun und Videokonferenzen per VPN durchführen, kann dies herkömmliche IT-Infrastrukturen ohne zusätzliche Ressourcen eines externen Rechenzentrums oder der Cloud schnell an ihre Grenzen bringen. In diesem Fall bietet es sich an, die verfügbaren Netzwerkkapazitäten über SD-WAN (Software Defined Wide Area Network) zu managen, um sie so über unterschiedliche Datenpfade (Routen) zu verteilen. Ist zum Beispiel die klassische VPN-Route ausgelastet, gibt es eventuell stationäre DSL-Anschlüsse oder mobile 4G-Datenverbindungen, die sich ebenfalls anzapfen lassen. Diese Verteilung und Optimierung der Datenströme erfolgt mit Hilfe von SD-WAN automatisch – und vor allem: Auch die Einrichtung von SD-WAN können darauf spezialisierte Dienstleister mit Blick auf Arbeitsplatzsysteme routiniert umsetzen.
Mit Blick auf die verfügbare Arbeitsplatz-Hardware müssen sich die Unternehmen entscheiden: Sollen sie ihren Mitarbeitern erlauben, auch ihre privaten Geräte zu nutzen, um sich auf diesen mit dem virtuellen Arbeitsplatz zu verbinden? Dies empfiehlt sich, wenn Unternehmen über nur wenige mobile Geräte verfügen, vor allem Business-Notebooks. Eine andere Variante besteht darin, sich spontan die benötigte Zahl von Geräten zu mieten und den Mitarbeitern im Home-Office solange zur Verfügung zu stellen, bis sich die Situation wieder normalisiert hat.
Die eigenen Risiken kennen
Generell gilt: Je moderner die IT-Infrastruktur eines Unternehmens aufgestellt ist, umso leichter wird es ihm fallen, seine Mitarbeiter auch im Home-Office schnell produktiv zu bekommen. Wenn die IT bereits in den Händen eines Dienstleisters mit eigenen Rechenzentren liegt, stellen die für die zusätzlichen Verbindungen benötigten Bandbreiten in der Regel kein Problem mehr dar.
Auch ein bereits bestehendes Risikomanagement hilft ungemein, schnell entscheiden und agieren zu können – etwa beim Abwägen, für welche und wie viele Mitarbeiter der Umzug ins Home-Office überhaupt Sinn macht: Was sind die kritischen Prozesse und Ressourcen des Unternehmens? Was hat Priorität? Welche Aufgaben hingegen können auch einmal ein paar wenige Wochen ruhen, ohne größeren Schaden zu verursachen? Wer solche Fragen sofort beantworten kann, ist auch in der Lage schnell zu entscheiden, für welche Mitarbeiter die Arbeit im Home-Office wichtig ist und wer vorübergehend in Urlaub geschickt werden kann. Oder bei Unternehmen mit Außendienst: Sie können ihre Betriebsteams gezielt aufteilen: Ein Teil arbeitet weiter vor Ort, der andere Teil ist von zu Hause aus aktiv und steht gleichzeitig als Reserve zur Verfügung.
Dauerhaft digital
Zusätzliche Informationen zum Digital Workplace und Microsoft Teams gibt es in weiteren Blog-Beiträgen:
- Richtig oder falsch? Der Digital Workplace im Fakten-Check
- Klassisch auf Microsoft Teams migrieren? Besser nicht!
- Microsoft Teams im Einsatz: Achtung Wildwuchs!