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Mind the Gap: Drei Tipps für mehr Agilität im Unternehmen

Agilität beschreibt die hohe Kunst, dynamisch auf komplexe Sachverhalte zu reagieren. Eine Fähigkeit, die in der Wirtschaft immer wichtiger wird, um wettbewerbsfähig zu bleiben – auch in Krisenzeiten. Doch wie können Unternehmen ihr Geschäftsmodell und die betriebsinterne Organisation in kurzer Zeit auf neue Marktanforderungen ausrichten? Und wie lassen sich komplexe SAP-Implementierungsprozesse schnell und realitätsnah umsetzen? Mit einem agilen Mindset, einem flexiblen Projektvorgehen und unternehmerischem Mut.

Bild: © Slingshot / Getty Images

Mutig sein – ein agiles Mindset hilft dabei! Bild: © Slingshot / Getty Images

Denim, Sportswear, Haute Couture: Mode ist nicht gleich Mode. Kunden wählen aus unterschiedlichen Stilrichtungen ihr absolutes Must-have oder die neue Wohlfühl-Klamotte. Nicht nur Modelabels müssen dabei nicht nur immer neue Trends, Materialien und Looks anbieten, sondern auch sich stetig wandelnden Kundenbedürfnissen gerecht werden. Wünschen sich Kunden im Geschäft etwa eine große Farb- und Größenauswahl, sind im Onlineshop ein unkomplizierter Bestellvorgang und ein schneller Checkout-Prozess gefragt. Beides stellt Unternehmen vor Herausforderungen: Margenplanung und Lagerkapazitäten auf der einen Seite, schnelle Anpassungen der teils sehr individualisierten Betriebsprozesse auf der anderen.

Das Problem: Implementierungsprozesse in SAP-Kernanwendungen sind aufgrund ihrer Komplexität und oft historisch gewachsenen Abhängigkeiten in alle Richtungen nicht agil. Deshalb erfolgen neue Upgrades oder Weiterentwicklungen, die Prozesse verbessern, beschleunigen und vereinfachen, nicht in der notwendigen Regelmäßigkeit. Zudem können Unternehmen nicht flexibel auf eine geänderte Nachfrage reagieren: Es fehlt an KI-basierten, selbstlernenden Berechnungsmodellen für Reichweitenanalysen, Verteilungslogiken und Logistiklösungen. Neue Geschäftsmodelle, wie zum Beispiel Pop-Up Stores, die andere Anforderungen an Planung, Warenzuteilung und Allokation erfordern, sind nicht kurzerhand implementiert. Zu umständlich ist die Harmonisierung innerhalb der SAP Systeme und mit der Non-SAP-Umgebung und ihren hoch individualisierten Anwendungen. Wie also gelingt Agilität?

 

Standards statt Individuallösungen

In mehreren Schritten: Agiles Arbeiten erfordert nicht nur, Prozesse detailliert zu überdenken oder neueste Technologien wie Cloud-Anwendungen, Künstliche Intelligenz oder das Internet of Things zu nutzen. Auch die Rückkehr zu SAP-Standardprozessen ist Teil davon. Auf den ersten Blick fällt der Abschied von bewährten, individuell programmierten Lösungen nicht schwer, im näheren Detail betrachtet scheuen Unternehmen davor, ihr jahrelang erprobtes Modell zu überdenken. Weil der SAP-Standard jedoch Best Practices der erfolgreichsten Player der Branche wiedergibt, sind viele Unternehmen bereit, den Weg zurück zum Standard einzuschlagen. Der Vorteil: Innovationen kommen mit jedem Release frei Haus. Denn die SAP-Standards basieren auf Erkenntnissen jahrelang weiterentwickelter und spezialisierter Branchenlösungen. So dienen sie als perfekte Vorlage, um unternehmenseigene Prozesse neu zu definieren. Dabei sind drei Aspekte ausschlaggebend:

Agiles Mindset schaffen: Unternehmen müssen die Rahmenbedingungen für den Wandel schaffen. Dafür braucht es neben agilen Methoden vor allem ein agiles Mindset. Denn agile Frameworks und Methoden allein machen Prozesse nicht agil. Für den Erfolg des Projekts bedarf es einer Change-Bereitschaft und eines wohlüberlegten Change-Managements – vom Mitarbeiter zum Projektleiter bis zur höchsten Führungsebene.

SAP-Projekte agil machen: Unternehmen wollen neue Lösungen erfolgreich in kurzer Zeit und mit geringen Kosten einführen. Bei der Anpassung von Prozessen beschleunigt SAP Activate die Implementierung von allen SAP-Anwendungen auch unter S/4HANA, indem es eine agilere Vorgehensweise ermöglicht. Grund dafür ist die Kombination dreier Komponenten: SAP Best Practices von Unternehmen gleicher oder ähnlich gelagerter Branchen, geführte Konfigurationen und eine durchgängige Methodik. Ein elementarer Baustein dabei sind Gap- oder Fit-to-Standard-Analysen, die aufzeigen, wo sich Individuallösungen befinden und wie sie sich durch Standardlösungen ersetzen lassen. So paradox es klingt: Wer im SAP-Standard oder standardnah arbeitet, schafft die Basis für Agilität.

Was ist eigentlich SAP Activate?

SAP Activate unterstützt Anwender bei der Einführung der SAP Business Suite 4 SAP HANA (S/4HANA). Im Paket enthalten sind SAP Best Practices, eine durchgängige Methodik für jedes Betriebsmodell von Cloud-On-Premises- oder Hybridumgebung und eine geführte Konfiguration für Implementierung, Integration oder Migration. Das Implementierungs-Framework erlaubt, Systemtransformationen unkompliziert, sicher und ressourcenschonend umzusetzen.

Oft fehlt es Unternehmen allerdings an Personal, Know-how und Methoden, um aufwändige Implementierungs- oder Migrationsprozesse selbst vorzunehmen. Als IT-Dienstleister steht die QSC AG ihren Kunden beratend und unterstützend zur Seite – mit der passenden Methodik, tiefen Branchenerfahrungen und technischem Verständnis bezüglich der Umsetzbarkeit von Transformationen und Prozessstandards.

So werden Arbeitsweise und Implementierungsvorhaben agiler – in einem für jedes Unternehmen verdaubaren Maß, Firmen können schneller auf sich wandelnde Kundenbedürfnisse reagieren und Geschäftsprozesse auch in Krisenzeiten anpassen. Und dank Back-to-Standard lassen sich beispielsweise die neuen Kollektionen systemisch schneller testen, bevor der Pop-Up Store aufgebaut ist.

 

Mutig sein. Der Wunsch nach Planbarkeit wohnt jedem Projekt inne. Agiles Arbeiten stellt herkömmliche Arbeitsweisen auf den Kopf, folgt einer anderen Logik. Darauf muss sich ein Unternehmen einlassen und nicht an Altbewährtem festhalten. So wird etwa bei Implementierungsprozessen mit SAP Activate nicht mehr der Ist-Zustand analysiert, sondern der SAP-Standard dient als Arbeitsgrundlage, um Zielprozesse zu definieren. Ob und wie sich individuelle Unternehmensanforderungen hierin widerspiegeln oder mithilfe welcher Funktionalitäten sich bestehende Lücken zum Standardprozess schließen lassen, klären Gap-Analysen. Die Implementierung wird in agilen Realize-Phasen durchgeführt. Dabei gehen bereits einzelne Releases in den Produktivbetrieb und dienen als Blaupause für Folge-Releases oder -Projekte. Denkbar sind etwa kleinere Releases für Pilot-Filial-Cluster. So lassen sich einzelne Anforderungen von den Bon-Daten bis zum T-Shirt-Abverkauf dynamisch abbilden – schnell und mit überschaubarem Aufwand.

 

Releases statt Big Bang

Statt Implementierungsprojekte in Anforderungskatalogen, Business-Blueprint-Phasen und Meilensteinen zu denken, schafft Agilität kurze Projektzyklen mit Gap-Analysen und portionierten Vorhaben in Sprints. Ein weiterer Vorteil: Technische Neuerungen lassen sich dabei direkt miteinbeziehen. Diese sind bei der klassischen Vorgehensweise zum Release-Zeitpunkt, dem Big Bang, oftmals überholt. Auch Priorität und Abfolge sind flexibel, wenn beispielsweise vor dem Auftragscockpit für die Großkunden doch die Optimierung der Warenversorgung der Filialen wichtiger ist, um das Kauferlebnisses der Kunden weiter zu optimieren.

 

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