Publiziert am 17. April 2012 von Klaus Manhart unter: Cloud Services & IT-Transformation, Digitalisierung

Arbeit 4.0 Arbeitsplatz der Zukunft BYOD Mitarbeiter:innen

Bring your own Device – IT-Demokratie am Arbeitsplatz

iPad im Arbeitseinsatz: Immer mehr Mitarbeiter möchten ihre eigenen Geräte auch im Büro benutzen. Quelle: Apple.

Der Trend zeichnet sich schon jetzt ab: Mobilgeräte wie Smartphones und Tablets stellt nicht mehr das Unternehmen seinen Mitarbeitern zur Verfügung. Stattdessen nutzen immer mehr Beschäftigte ihre eigenen Privatgeräte in der Firma. Das gilt vor allem für die jüngere Internet-Generation, die sich kaum noch vorschreiben lässt, womit sie zu arbeiten hat. Für sie ist ein top-moderner Arbeitsplatz ein zentrales Kriterium für die Arbeitgeberwahl. In den Unternehmen beginnt deshalb langsam und großflächig ein Umdenken: Man setzt auf „Bring your own Device“.

Es ist nur ein kleines, unscheinbares Kürzel – aber es schreckt IT-Manager und CIOs derzeit gehörig auf. „BYOD“ steht für „Bring your own Device“ und ist gerade dabei, die Unternehmens-IT wieder ein bisschen umzuwälzen. Bei BYOD ergänzen oder ersetzen Mitarbeiter die unternehmenseigenen Notebooks und Smartphones mit eigenen Geräten.

Sie nutzen den gleichen Mobilrechner, das gleiche Smartphone zu Hause und am Arbeitsplatz. Es ihnen zu verbieten, ist meist ein Kampf gegen Windmühlen. Denn Geräte für den Consumer-Markt sind in der Regel leistungsfähiger als das, was der Arbeitgeber zur Verfügung stellt – und sie sind attraktiver.

Konsumerisierung der IT

Diese „Konsumerisierung der IT“ – wie der Trend auch genannt wird – ist in limitierter Form schon längere Zeit Alltag in Unternehmen. Zum Beispiel dort, wo Mitarbeiter aus dem Home-Office per VPN mit dem eigenen PC auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen. Auch externe Berater und ausgelagerte Mitarbeiter arbeiten häufig mit ihren ganz persönlichen Notebooks.

Laut einer aktuellen Dell-Studie ist in 53 Prozent der deutschen Unternehmen die Nutzung privater mobiler Systeme bereits offiziell erlaubt, in 27 Prozent ist deren Nutzung zumindest nicht untersagt. Lediglich in 20 Prozent der befragten Unternehmen ist der Einsatz solcher Geräte explizit verboten. Quelle: Dell.

Doch zunehmend verlässt das Prinzip BYOD diese abgegrenzten Usergruppen und greift auf alle Mitarbeiter über. Immer mehr Beschäftige setzen ihre privaten Smartphones, Tablets oder Notebooks auch im Unternehmen ein – ob ohne oder mit dem O.K. der Chefs. IBM erlaubte beispielsweise erstmals voriges Jahr 100.000 ausgewählten Mitarbeitern, ihre eigenen Smartphones zu nutzen. Sie bezahlen die Geräte selbst, erhalten aber technische Unterstützung und können Firmen-E-Mails auf den Geräten lesen und sowohl öffentliche, als auch IBM-eigene Apps herunterladen.

Diese Konsumerisierung der IT ist kaum aufzuhalten, heißt es in einer Cisco-Studie, die damit im Kern zahlreiche andere Untersuchungen bestätigt. Laut den Analysten der Experton Group gehört BYOD zu den zehn Top-Herausforderungen für CIOs. Bei Gartner geht man davon aus, dass bis 2014 rund 90 Prozent der Unternehmen BYOD unterstützen werden. Viele Studien liefern bereits konkrete Zahlen. Eine aktuelle, weltweite Untersuchung der Technologieberatung Avanade unter Führungskräften zeigte beispielsweise, dass 88 Prozent ihrer Mitarbeiter schon jetzt persönliche IT-Technologien und -Geräte für berufliche Zwecke nutzen würden.

Deutsche Unternehmen schließen sich hier nicht aus: Laut der von Dell beauftragten Münchner Marktforscher von TNS Infratest ist der Trend auch in deutschen Betrieben angekommen. In 53 Prozent der befragten Unternehmen ist die Nutzung privater mobiler Systeme offiziell erlaubt, in 27 Prozent ist deren Nutzung zumindest nicht untersagt.

Win-Win-Situation

Warum Konsumerisierung der IT das große Thema werden wird und zum Teil schon ist, hat mit mehreren Entwicklungen und Trends zu tun, in denen sich BYOD kristallisiert:

• So lösen sich die Grenzen zwischen Privatleben und Berufswelt zunehmend auf. Dass nach Feierabend, im Urlaub oder auf dem Heimweg gemailt oder Geschäftsdokumente bearbeitet werden, ist heute schon fast normal.
• Unterstützt wird BYOD durch soziale Netze, in die immer mehr Mitarbeiter involviert sind. Auch auf Facebook, Twitter und Co wird Privates kaum von Beruflichem getrennt.
• Eine große Rolle spielen die breitbandigen Mobilfunkverbindungen und leistungsfähige Mobildevices wie Smartphones und Tablets. Mit ihnen gehen Anwender jederzeit und von überall ins Netz und es lässt sich auch auf das Firmennetz mit seinen Daten zugreifen.
• Befeuert wird BYOD schließlich auch durch Anwendungen, die früher nur innerhalb von Unternehmensgrenzen nutzbar waren. So entwickeln sich durch Virtualisierung und Cloud-Computing zunehmend flexible Software-Services.

Auf den ersten Blick erscheint BYOD als eine typische Win-Win-Situation. Durch die Nutzung der eigenen Geräte brauchen sich die Mitarbeiter nicht umzugewöhnen, sondern können ihr vertrautes Gadget verwenden. So kennen sich die User mit ihren privaten Clients meist sehr gut aus, da sie diese selbst eingerichtet haben. Die mobilen Geräte befähigen die Angestellten zudem, ihre Zeit produktiver zu nutzen, beispielsweise während einer Reise zu arbeiten. Und sie haben alle Daten in einem Gerät und müssen nicht ständig synchronisieren.

Befeuert wird der Trend zu „Bring your own Device“ durch einen neuen Typus von Angestellten, den Cisco in seiner Studie als „Anytime, Anywhere Young Worker“ bezeichnet. Quelle: Cisco. Für Vergrößerung bitte Bild anklicken!

Unternehmen wiederum sparen sich die zum Teil erheblichen Kosten für die Clients. Viele Firmen bezuschussen zwar die privaten Devices, aber unterm Strich verbleiben erhebliche Einsparungen. Laut Gartner können Firmen bis zu 40 Prozent der Anschaffungs- und Unterhaltskosten sparen, die sie beispielsweise für den Notebook-Kauf aufwenden müssten.

Doch das ist nicht alles. Im Vergleich zu den üblichen, in die Jahre gekommenen unternehmenseigenen Geräte sind die Mobildevices der Mitarbeiter meist aktueller und mit zusätzlichen Funktionalitäten ausgestattet. Arbeitgeber, die ihren Beschäftigen das Mitbringen privater Geräte erlauben, steigern zudem ihre Attraktivität gerade für junge Bewerber – wie eine aktuelle Cisco-Studie zeigte.

Laut dieser Studie möchten sich vier von fünf Studenten ihre Arbeitsgeräte selbst aussuchen. Die Hälfte fordert diesen Zugriff über ihr privates, mobiles Gerät. Und wenn die jungen Leute dennoch zu einem Arbeitgeber gehen, der solche Zugriffe verbietet, werden sie als erstes nach Wegen suchen, diese Verbote zu umgehen, heißt es in der Studie.

Bring your own desaster?

Doch nicht alle sind erfreut über diese Entwicklung. Vor allem IT-Leiter, CIOs und Security-Verantwortlichen treibt der Trend zum BYOD Schweißperlen auf die Stirn. Für sie stellt sich „BYOD“ eher als „Bring your own desaster“ dar, denn die Nutzung privater Geräte im Unternehmensnetz ist sicherheitstechnisch hoch riskant und wirft die fein säuberlich definierten Sicherheitsregeln zum Schutz sensibler Firmendaten über den Haufen.

Tatsächlich kann ein ungeregelter Einsatz privater Geräte erhebliche Sicherheitsprobleme mit sich bringen. Beispielsweise durch das Einschleusen von Schadsoftware, aber auch durch die Möglichkeit des Ausspähens vertraulicher Daten. Persönlich und gleichzeitig betrieblich genutzte Endgeräte speichern häufig eine Vielzahl geschäftsrelevanter Informationen ab oder greifen auf sie zu, zeigte die vom Security-Spezialisten Check Point Software in Auftrag gegebenen Studie „The Impact of Mobile Devices on Information Security“.

Wenn Beziehungen zu Kunden und Kollegen über Facebook oder Twitter gepflegt und wichtige Dokumente in privaten Internet-Accounts wie Google Apps gespeichert werden, entspricht das in der Regel nicht den Sicherheitsanforderungen der IT-Abteilungen.

Für die Sicherheitsverantwortlichen bedeutet BYOD tatsächlich ein Umdenken und einiges Kopfzerbrechen. Aber die Probleme sind lösbar. So können Desktop-Virtualisierung und Terminal-Lösungen den Spagat zwischen privater und dienstlicher Nutzung erleichtern. Durch die zentrale Administration und Bereitstellung der Windows-Desktops verbleiben die Daten im eigenen Rechenzentrum und sind zudem besser vor Viren und unerlaubtem Zugriff geschützt.

Vor allem junge Leute wollen ihre privaten Geräte auch im Job nutzen. Quelle: Cisco.

Umdenken in punkto Sicherheit

Die IT-Verantwortlichen müssen auch dafür sorgen, dass wichtige Unternehmensdaten und sensible personenbezogene Daten auf den privaten Geräten verschlüsselt werden. Eine bestimmte Mindestausstattung der privaten Geräte ist daher ebenso ein Muss wie der Einsatz standardisierter Software.

Das Geschäftsszenario für „Bring your own PC“ muss jedoch auch mit den Juristen und Steuerberatern abgeklärt werden. Denn die notwendige Trennung zwischen Firmendaten und privaten Daten ist auch bei diesem Modell eine Pflicht, die aus IT-Compliance und Datenschutz resultiert. Selbst wenn der Mobilrechner dem Mitarbeiter gehört, muss der Arbeitgeber jederzeit Zugriff auf die unternehmenswichtigen Informationen haben.

Trotz aller Hindernisse dürfte sich BYOD durchsetzen. Wie in vielen anderen Bereichen demokratische Bewegungen auf dem Vormarsch sind – siehe die Umwälzungen im nahen Osten, soziale Netze, Occupy, Whistleblower – so kommt diese Bewegung nun mit BYOD ein Stück weit auch in der IT der Konzerne und mittelständischen Betriebe an. Das Positive: Statt wie bislang nur Vorschriften zu erhalte,n rückt bei dieser Demokratisierung der IT der Anwender in den Mittelpunkt. Er und die IT-Verwaltung sind in puncto Verantwortung plötzlich gleichgestellt.

Artikel-Serie über Trends in der Arbeitswelt

Dieser Beitrag ist der achte Teil einer Serie über Trends in der Arbeitswelt, die der Münchener Wissenschaftsjournalist Dr. Klaus Manhart exklusiv für das QSC-Blog verfasst: Wie werden wir in Zukunft arbeiten, wie verändern moderne IT-Services und TK-Anwendungen unseren Büroalltag? Und welche neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinaus ergeben sich dadurch künftig? Bisher veröffentlicht:

• 1. Wie Cloud-Services die Arbeitseffizienz steigern werden
• 2. Die Ablösung des PCs – Wie iPad & Co. den Arbeitsplatz verändern
• 3. Thin Clients: Schlank statt fett
• 4. Virtualisierung auf dem Vormarsch
• 5. Breitbandtechniken heute und künftig
• 6. Effizienter arbeiten mit Unified Communications
• 7. Soziale Netzwerke – Das Arbeitsgerüst der Zukunft
• 8. Bring your own Device – IT-Demokratie am Arbeitsplatz
• 9. Virtuelle Teams: Grenzenlos arbeiten
• 10. Multitouch, Sprache, Blickkontakt: Das Ende der Tastatur?
• 11. Kollege Roboter – Das Personal der Zukunft
• 12. Arbeitsplatz der Zukunft: Was Unternehmen erwarten und Arbeitnehmer glauben